Thủ tục đăng ký mã vạch 2023

Quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm được thực hiện bởi doanh nghiệp tại GS1 Việt Nam, thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch, từ đó có thể áp dụng mã vạch lên sản phẩm thông qua quy trình in mã số lên từng sản phẩm, phục vụ cho việc sử dụng.

Trong thời điểm hiện tại, để đưa sản phẩm vào thị trường một cách thuận tiện và tuân thủ các quy định pháp luật, các doanh nghiệp và tổ chức phải thực hiện quy trình đăng ký mã vạch, còn được gọi là đăng ký mã vạch sản phẩm. Quá trình này giúp hợp pháp hóa việc đưa sản phẩm ra thị trường theo quy định.

Vậy đăng ký mã vạch là gì? Tại sao cần đăng ký mã vạch sản phẩm? Làm thế nào để thực hiện quy trình đăng ký? Làm sao để lựa chọn một dịch vụ đăng ký đáng tin cậy? Tất cả những câu hỏi này sẽ được trình bày và giải thích trong bài viết dưới đây.

• Mã vạch là gì?
• Đăng ký mã vạch sản phẩm là gì?
• Lợi ích của việc đăng ký mã vạch là gì?
• Quy trình Đăng ký mã vạch sản phẩm như thế nào?
• Không đăng ký mã vạch sản phẩm có vi phạm pháp luật?
• Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm những gì?
• Đăng ký mã vạch sản phẩm ở đâu?
• Thời gian đăng ký mã số mã vạch bao lâu?
• Chi phí (lệ phí) đăng ký mã vạch sản phẩm năm 2023?

Mã vạch là gì?

Mã vạch (Barcode) là một công nghệ phổ biến được dùng để mã hóa thông tin về sản phẩm hoặc hàng hóa. Mã vạch được tạo bằng cách sắp xếp các đường thẳng và khoảng trống có chiều rộng khác nhau theo một quy định cụ thể. Thông tin có thể chứa trong mã vạch bao gồm tên sản phẩm, giá cả, ngày sản xuất và hạn sử dụng, số lô, cách đóng gói và nơi sản xuất.

Các thiết bị đọc mã vạch (barcode scanner) có khả năng đọc thông tin trong mã vạch bằng cách đi qua các đường thẳng và khoảng trống của nó. Sau đó, thông tin được giải mã và hiển thị trên màn hình hoặc lưu trữ vào máy tính. Mã vạch được áp dụng rộng rãi trong quản lý hàng hóa, bán lẻ, quản lý kho và nhiều ngành công nghiệp khác để tăng tốc độ và độ chính xác trong quá trình thu thập và xử lý dữ liệu.

Đăng ký mã vạch sản phẩm là gì?

Đăng ký mã vạch là quy trình pháp lý mà doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan nhà nước, cụ thể là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, để nhận được giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch. Sau đó, tổ chức hoặc cá nhân sẽ in mã số mã vạch lên từng sản phẩm để sử dụng.

Tương tự như trước đây, chúng tôi sẽ dành phần đầu để trình bày về khái niệm và định nghĩa của vấn đề sẽ được nghiên cứu trong bài viết, nhằm giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn. Đối với những khách hàng và bạn đọc quen thuộc với Luật Taga, “thủ tục” này không còn xa lạ.

Thực tế, không có định nghĩa cụ thể về đăng ký mã vạch trong bất kỳ văn bản pháp luật nào. Thay vào đó, theo quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN, mã số được giải thích là một chuỗi số được sử dụng để phân biệt sản phẩm, dịch vụ, địa điểm hoặc tổ chức. Trong khi đó, mã vạch là một chuỗi các vạch được xếp song song, kết hợp với mã số để cho phép máy quét đọc thông tin.

Lợi ích của việc đăng ký mã vạch là gì?

Các lợi ích của việc đăng ký mã vạch bao gồm:

1. Mở rộng hoạt động kinh doanh: Đăng ký mã vạch là lý do hàng đầu thúc đẩy các tổ chức và cá nhân kinh doanh sản phẩm tìm đến dịch vụ này. Đưa sản phẩm vào siêu thị là một trong những cách hiệu quả để bán hàng và đạt được lợi nhuận, và việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm giúp thực hiện điều này.
2. Dễ dàng kiểm soát sản phẩm, dịch vụ: Việc đăng ký mã vạch sản phẩm giúp thuận lợi trong quá trình quản lý, sắp xếp và phân loại hàng hóa một cách chính xác. Điều này giúp kiểm soát sản phẩm và có những điều chỉnh phù hợp trong chiến lược kinh doanh.
3. Thỏa mãn nhu cầu khách hàng: Đăng ký mã vạch cho sản phẩm giúp đáp ứng nhanh chóng và chuyên nghiệp nhu cầu của khách hàng khi mua hàng. Khách hàng không muốn phải đợi lâu để nhân viên bán hàng nhập hoặc viết thông tin sản phẩm. Việc đăng ký mã vạch giúp tăng tốc quá trình thanh toán, kiểm tra tồn kho và báo giá cho khách hàng.
4. Xây dựng niềm tin cho khách hàng: Người tiêu dùng hiện nay rất quan tâm đến xuất xứ và đơn vị sản xuất. Họ thường dựa vào mã vạch sản phẩm để kiểm tra thông tin. Đăng ký mã vạch là một cách để chứng minh và xây dựng niềm tin cho khách hàng.
5. Tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm chi phí nhân công: Đăng ký mã vạch giúp tiết kiệm chi phí nhân công. Trước đây, để quản lý số lượng hàng hóa, cần rất nhiều nhân công nhập liệu và xử lý. Tuy nhiên, với việc sử dụng mã vạch và máy quét, số lượng nhân công cần thiết sẽ giảm đáng kể, đồng thời vẫn đảm bảo tiến độ công việc.

Quy trình Đăng ký mã vạch sản phẩm như thế nào?

Quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định số lượng sản phẩm cần đăng ký mã vạch Tùy thuộc vào số lượng sản phẩm muốn đăng ký, khách hàng sẽ lựa chọn gói mã vạch phù hợp. Có 3 loại gói mã vạch: dưới 100 sản phẩm, dưới 1.000 sản phẩm và dưới 10.000 sản phẩm.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm Khách hàng cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch theo hướng dẫn được tư vấn chi tiết. Hồ sơ này bao gồm các thông tin cần thiết về sản phẩm, doanh nghiệp và các giấy tờ liên quan.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch tới cơ quan đăng ký Hồ sơ đăng ký mã vạch được nộp tại Tổng cục Đo lường Chất lượng. Chi tiết về cách nộp hồ sơ đã được hướng dẫn chi tiết.

Bước 4: Thẩm định hồ sơ đăng ký mã số mã vạch Hồ sơ đăng ký mã vạch sẽ được thẩm định tại cơ quan đăng ký trong khoảng 5-7 ngày làm việc. Quá trình này nhằm xác nhận tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ.

Bước 5: Cấp mã vạch và giấy chứng nhận đăng ký cho doanh nghiệp Sau khi hồ sơ đăng ký được thẩm định và xác nhận là hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp mã vạch cho doanh nghiệp để sử dụng. Đồng thời, giấy chứng nhận đăng ký mã vạch sẽ được cấp cho doanh nghiệp sau khoảng 30 ngày.

Qua quy trình trên, khách hàng có thể đăng ký mã vạch cho sản phẩm của mình và tiếp tục hoạt động kinh doanh một cách thuận lợi và hiệu quả.

Không đăng ký mã vạch sản phẩm có vi phạm pháp luật?

Mặc dù không có yêu cầu bắt buộc về đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm tại pháp luật Việt Nam, tuy nhiên, có một số trường hợp mà việc không tuân thủ có thể bị xem là vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiêu chuẩn đo lường chất lượng, như quy định tại Điều 27, Nghị định số 80/2013.

Theo quy định này, các hành vi sau đây có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng:

1. Không thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền về sự thay đổi tên gọi, địa chỉ giao dịch trên giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bị mất hoặc hỏng;
2. Không xuất trình được giấy tờ chứng minh mã vạch hợp pháp khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra sản phẩm;
3. Không gửi danh mục các mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) và mã số địa điểm toàn cầu (GLN) được sử dụng cho cơ quan có thẩm quyền;
4. Sử dụng mã vạch nước ngoài cho sản phẩm có xuất xứ Việt Nam mà không có thông báo kèm tài liệu xác thực.

Các hành vi vi phạm và biện pháp khắc phục liên quan đến việc đăng ký mã số mã vạch có các điều sau:

1. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng cho các hành vi sau:
   • Sử dụng mã số mã vạch có đầu mã Quốc gia Việt Nam (893) mà chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
   • Sử dụng trái phép mã số mã vạch của doanh nghiệp khác đã được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
   • Sử dụng các dấu hiệu gây nhầm lẫn với mã số mã vạch. d) Không đóng phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm.
2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng cho hành vi sau: Sử dụng mã số mã vạch nước ngoài để in trên sản phẩm, hàng hóa sản xuất tại Việt Nam mà chưa được cơ quan nước ngoài có thẩm quyền hoặc không được tổ chức sở hữu mã số mã vạch đó cho phép bằng văn bản.

Ngoài ra, biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm buộc thu hồi hàng hóa gắn mã số mã vạch vi phạm đối với các vi phạm quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 trên.

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm những gì?

Việc đăng ký mã số mã vạch đòi hỏi chuẩn bị hồ sơ theo quy định, để cơ quan có thẩm quyền (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) xem xét và đưa ra quyết định chấp thuận. Quá trình chuẩn bị hồ sơ yêu cầu độ chính xác cao và bao gồm các tài liệu sau:

1. Bản đăng ký theo mẫu của Bộ Khoa học và Công nghệ.
2. Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã số vạch.
3. Phiếu đăng ký thông tin theo mẫu quy định cho cơ sở dữ liệu GS1.
4. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập tùy thuộc vào loại đối tượng đăng ký (doanh nghiệp sản xuất hoặc tổ chức khác).

Quá trình chuẩn bị hồ sơ và kê khai thông tin không quá phức tạp, tuy nhiên nếu cần hỗ trợ hoặc tư vấn, quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi để được trợ giúp.

Đăng ký mã vạch sản phẩm ở đâu?

Khi bạn đã hoàn tất các hồ sơ và tài liệu cần thiết, có hai vấn đề liên quan đến việc đăng ký mã vạch sản phẩm: địa chỉ nộp hồ sơ và tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ. Dưới đây là câu trả lời cho những thắc mắc này:

1. Địa chỉ nộp hồ sơ: Địa chỉ nộp hồ sơ đăng ký mã vạch là Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ, đặt tại 8 đường Hoàng Quốc Việt, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Quý khách hàng có thể đến trực tiếp địa chỉ này hoặc gửi qua đường bưu điện.
2. Tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ: Khi bạn tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký mã vạch sản phẩm, có rất nhiều lựa chọn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tìm một đơn vị chuyên nghiệp, uy tín và đáng tin cậy, thì số lượng những đơn vị như vậy sẽ ít hơn. Nhu cầu sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch ngày càng tăng, do đó số lượng đơn vị cung cấp cũng tăng theo. Tuy nhiên, giống như hàng hóa, có hàng thật và hàng giả. Các đơn vị cung cấp dịch vụ cũng có sự khác biệt về chất lượng. Quan trọng là bạn phải tỉnh táo và lựa chọn một đơn vị phù hợp và đáng tin cậy.

Thời gian đăng ký mã số mã vạch bao lâu?

Quý khách hàng sẽ nhận được mã số mã vạch và bắt đầu sử dụng sau một khoảng thời gian làm việc từ 5 đến 7 ngày tính từ ngày nộp hồ sơ tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, miễn là hồ sơ đăng ký đáp ứng các yêu cầu.

Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch sẽ được cấp sau một tháng cho người ký. Trong trường hợp hồ sơ đăng ký không đáp ứng các yêu cầu, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ thông báo rõ nguyên nhân, và cá nhân hoặc tổ chức sẽ cần điều chỉnh, bổ sung và gửi lại hồ sơ trong thời gian ngắn nhất có thể.

Chi phí (lệ phí) đăng ký mã vạch sản phẩm năm 2023?

Trước khi đăng ký sử dụng mã số mã vạch, rất quan trọng để tham khảo và tìm hiểu về chi phí liên quan. Điều này giúp các tổ chức và cá nhân có kế hoạch và chuẩn bị hợp lý để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra đúng tiến độ. Chi phí đăng ký mã vạch được chia thành hai nhóm chính: sử dụng dịch vụ và không sử dụng dịch vụ, và có sự khác biệt về mức phí giữa hai nhóm này.

Chi phí đăng ký mã số mã vạch không sử dụng dịch vụ được quy định bởi nhà nước. Thông tin về mức phí cụ thể có thể được tìm thấy trong Thông tư 232/2016/TT-BTC. Dưới đây là bảng chi tiết về mức phí theo quy định của nhà nước.

Phí đăng ký mã vạch sử dụng dịch vụ:

Đối với nhóm này, ngoài các khoản phí bắt buộc do nhà nước quy định, cá nhân và tổ chức cần thanh toán một khoản phí bổ sung cho đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện các thủ tục liên quan đến đăng ký mã số mã vạch. Mặc dù điều này đòi hỏi chi phí thêm, nhưng lại mang lại nhiều lợi ích đáng kể.

Mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ có báo giá khác nhau. Ví dụ, tại Luật Taga, chi phí đăng ký mã vạch phụ thuộc vào số lượng sản phẩm và được chia thành ba gói:

• Gói 1: 2.500.000 VND – Áp dụng cho gói mã vạch 10 số (tối đa 100 sản phẩm).
• Gói 2: 2.800.000 VND – Áp dụng cho gói mã vạch 9 số (tối đa 1.000 sản phẩm).
• Gói 3: 3.000.000 VND – Áp dụng cho gói mã vạch 8 số (tối đa 10.000 sản phẩm).

Lưu ý: Các chi phí đã nêu trên đã bao gồm phí dịch vụ và phí chính thức phải nộp cho Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, nhưng chưa bao gồm 8% VAT.