Cấp lại văn bằng bảo hộ nhãn hiệu khi bị mất, hỏng và thủ tục cấp phó bản năm 2026

Văn bằng bảo hộ nhãn hiệu (Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu) là tài liệu doanh nghiệp phải xuất trình khi ký hợp đồng li-xăng, gọi vốn hay khiếu nại hàng giả. Khi bản gốc bị thất lạc, ố nước hoặc bị tháo rời, nhu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ nhãn hiệu trở nên cấp bách. Từ năm 2025–2026, thủ tục này đã có thay đổi quan trọng về cơ quan có thẩm quyền: hồ sơ không còn nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ như trước, mà nộp cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Bài viết dưới đây giúp bạn nắm đúng quy định hiện hành về cấp lại và cấp phó bản văn bằng.

Mất văn bằng có làm mất quyền đối với nhãn hiệu không?

Không. Quyền đối với nhãn hiệu được xác lập bằng quyết định cấp văn bằng và ghi nhận trong Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp; tờ văn bằng giấy chỉ là bằng chứng ghi nhận quyền. Nếu văn bằng còn hiệu lực, mất hay hỏng bản giấy không làm chấm dứt quyền của chủ sở hữu.

Tuy nhiên, thiếu văn bằng gốc gây khó khăn khi đối tác, ngân hàng, sàn thương mại điện tử hay cơ quan hải quan yêu cầu tài liệu chứng minh quyền. Vì vậy, nên làm thủ tục cấp lại ngay khi phát hiện văn bằng bị mất hoặc hỏng.

Điểm mới: theo Điều 15a Nghị định 65/2023/NĐ-CP (bổ sung bởi Nghị định 100/2026/NĐ-CP), kết quả thủ tục được ký số và trả bản điện tử, có giá trị pháp lý như bản giấy, trừ khi người nộp đề nghị cấp bản chuyển đổi từ bản điện tử.

Phân biệt cấp lại văn bằng và cấp phó bản văn bằng

Hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn. Theo Điều 29 Nghị định 65/2023/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điều 19 Nghị định 100/2026/NĐ-CP):

Tiêu chí	Cấp lại văn bằng / phó bản	Cấp phó bản văn bằng
Mục đích	Thay thế văn bằng, phó bản đã cấp nhưng bị mất hoặc hỏng	Cấp thêm bản cho đồng chủ sở hữu khi nhãn hiệu thuộc sở hữu chung
Người yêu cầu	Chủ sở hữu đã được cấp văn bằng/phó bản; với sở hữu chung là người đứng đầu danh sách đồng chủ sở hữu	Các đồng chủ sở hữu còn lại (không phải người đứng tên đầu tiên)
Trường hợp	Mất; hỏng, rách, bẩn, phai mờ đến mức không sử dụng được; bị tháo rời không giữ được dấu niêm phong	Nhãn hiệu thuộc sở hữu chung, trừ khi yêu cầu cấp phó bản đã nêu trong tờ khai đăng ký
Chỉ dẫn trên bản cấp	"Bản cấp lại", kèm thông tin sửa đổi, bổ sung tính đến thời điểm cấp lại	"Phó bản"
Phí, lệ phí	Phải nộp	Phải nộp

Trường hợp đặc biệt: mẫu nhãn hiệu có hình bản đồ Việt Nam

Nghị định 100/2026/NĐ-CP bổ sung trường hợp cấp lại không phải nộp phí, lệ phí: mẫu nhãn hiệu có hình bản đồ Việt Nam nhưng không thể hiện hoặc thể hiện không đúng chủ quyền, biên giới quốc gia. Chủ sở hữu có thể tự yêu cầu, hoặc UBND cấp tỉnh yêu cầu chủ văn bằng bổ sung mẫu nhãn hiệu mới để cấp lại.

Cơ quan có thẩm quyền: UBND cấp tỉnh, không còn là Cục Sở hữu trí tuệ

Đây là thay đổi lớn mà nhiều tài liệu trên mạng chưa cập nhật:

• Từ 01/7/2025, Nghị định 133/2025/NĐ-CP về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ đã giao việc cấp phó bản và cấp lại văn bằng bảo hộ cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Riêng yêu cầu cấp phó bản cho đồng chủ sở hữu đã nêu ngay khi nộp đơn đăng ký thì không thuộc diện phân cấp này.
• Từ 01/4/2026, Nghị định 100/2026/NĐ-CP sửa đổi toàn bộ Điều 29 Nghị định 65/2023/NĐ-CP và tiếp tục quy định chủ văn bằng nộp yêu cầu cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp (Cục Sở hữu trí tuệ) vẫn giữ vai trò công bố quyết định trên Công báo Sở hữu công nghiệp và ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia.

Lưu ý thực tiễn: Mỗi tỉnh, thành phố có thể giao một đầu mối khác nhau để tiếp nhận hồ sơ (thường qua Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Sở Khoa học và Công nghệ). Trước khi nộp, nên tra cứu thủ tục trên Cổng Dịch vụ công của địa phương hoặc liên hệ đơn vị đại diện sở hữu công nghiệp để xác định đúng nơi nộp và tài khoản nộp phí.

Hồ sơ yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ nhãn hiệu

Theo khoản 2 Điều 29 Nghị định 65/2023/NĐ-CP (sửa đổi năm 2026), đơn yêu cầu gồm 01 bộ tài liệu:

1. Tờ khai yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ, cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ theo Mẫu số 13 Phụ lục I Nghị định 65/2023/NĐ-CP (đã sửa đổi).
2. Mẫu nhãn hiệu trùng với mẫu nhãn hiệu trong văn bằng gốc, đáp ứng tiêu chí do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định. Nếu nộp hồ sơ giấy thì phải nộp 02 mẫu nhãn hiệu.
3. Văn bản ủy quyền (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực) nếu nộp qua đại diện.
4. Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí nếu nộp trực tiếp vào tài khoản của cơ quan tiếp nhận thuộc UBND cấp tỉnh (đối với phí, lệ phí yêu cầu cấp) và của cơ quan công bố, đăng bạ (đối với phí công bố, đăng bạ).

Lưu ý thực tiễn:

• Thông tin trong tờ khai phải khớp với văn bằng: số văn bằng, tên và địa chỉ chủ sở hữu. Nếu chủ sở hữu đã đổi tên, đổi địa chỉ (ví dụ do sắp xếp đơn vị hành chính từ 01/7/2025), nên cân nhắc làm thủ tục sửa đổi văn bằng trước hoặc song song để bản cấp lại phản ánh đúng thông tin.
• Trường hợp văn bằng bị hỏng, nên giữ lại bản gốc bị hỏng và hỏi trước cơ quan tiếp nhận về việc có cần nộp kèm hay không.
• Trường hợp mất, phải khai trung thực. Đơn sẽ bị coi là không hợp lệ nếu tại thời điểm nộp, văn bằng thực tế không bị mất như đã khai.

Trình tự và thời hạn giải quyết

Theo khoản 4 Điều 29 Nghị định 65/2023/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 100/2026/NĐ-CP):

Bước	Nội dung	Thời hạn
1	Đơn hợp lệ: UBND cấp tỉnh ra quyết định cấp lại/cấp phó bản	30 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu
2	UBND cấp tỉnh gửi thông tin quyết định đến cơ quan quản lý nhà nước về quyền SHCN	08 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định
3	Công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp, ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia	30 ngày kể từ ngày nhận được thông tin

Nếu đơn không hợp lệ: trong 30 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu, UBND cấp tỉnh ra thông báo và cho người nộp đơn 60 ngày để sửa chữa thiếu sót hoặc có ý kiến phản đối (thời gian này không tính vào thời hạn xử lý). Nếu không sửa, hoặc sửa không đạt, trong 30 ngày tiếp theo UBND cấp tỉnh ra quyết định từ chối, có nêu rõ lý do.

Đơn bị coi là không hợp lệ nếu thiếu tài liệu, không nộp đủ phí, lệ phí, văn bằng không bị mất như đã khai, hoặc người yêu cầu không đúng tư cách (không phải chủ sở hữu đầu tiên khi xin cấp lại, không phải đồng chủ sở hữu khi xin phó bản).

Những trường hợp bị chấm dứt xử lý

• Văn bằng đã bị chấm dứt, hủy bỏ hiệu lực hoặc hết thời hạn bảo hộ.
• Người nộp đơn đồng thời đang nộp yêu cầu cấp lại, cấp phó bản cho cùng văn bằng ở cơ quan khác mà chưa có kết quả.

Lưu ý thực tiễn: Trước khi nộp, hãy kiểm tra văn bằng còn hiệu lực hay không. Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực 10 năm kể từ ngày nộp đơn và được gia hạn nhiều lần, mỗi lần 10 năm. Nếu văn bằng sắp hoặc đã hết hạn, cần ưu tiên thủ tục gia hạn văn bằng bảo hộ nhãn hiệu trong thời hạn luật định. Nếu văn bằng đang bị bên thứ ba yêu cầu chấm dứt hoặc hủy bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ nhãn hiệu, cần xử lý vụ việc đó trước.

Phí, lệ phí cấp lại văn bằng

Theo Điều 29 nêu trên, người yêu cầu phải nộp hai nhóm khoản thu:

• Phí, lệ phí yêu cầu cấp phó bản, cấp lại văn bằng, nộp cho cơ quan tiếp nhận thuộc UBND cấp tỉnh.
• Phí công bố, đăng bạ thông tin sở hữu công nghiệp, nộp cho cơ quan thực hiện công bố, đăng bạ thuộc cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp.

Mức thu theo biểu phí, lệ phí sở hữu công nghiệp của Bộ Tài chính (Thông tư 263/2016/TT-BTC và văn bản sửa đổi). Theo Thông tư 64/2025/TT-BTC, từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026, lệ phí sở hữu công nghiệp thu bằng 50% mức quy định; mức giảm không áp dụng cho các khoản phí. Do mức thu có thể thay đổi, hãy liên hệ Luật Taga để được báo phí chính xác tại thời điểm nộp.

Lưu ý thực tiễn khi bảo quản và sử dụng văn bằng

• Số hóa ngay khi nhận văn bằng: lưu bản điện tử đã ký số và bản scan màu ở nhiều nơi, kèm số văn bằng, ngày hết hạn.
• Không ghim, cắt rời trang văn bằng: văn bằng bị tháo rời mất dấu niêm phong là trường hợp phải cấp lại.
• Khi giao bản gốc cho đối tác, ngân hàng: lập biên bản giao nhận; ưu tiên dùng bản sao có chứng thực.
• Trước khi chuyển nhượng, góp vốn bằng nhãn hiệu: kiểm tra văn bằng gốc từ sớm. Xem thêm định giá tài sản trí tuệ và góp vốn bằng quyền SHTT.
• Với đăng ký quốc tế qua Hệ thống Madrid: giấy tờ do WIPO hoặc cơ quan nước ngoài cấp xử lý theo quy định nơi cấp. Tham khảo dịch vụ đăng ký nhãn hiệu quốc tế.

Nếu cần đăng ký thêm nhãn hiệu cho sản phẩm mới, tham khảo dịch vụ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu của Luật Taga.

Căn cứ pháp lý

• Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019, 2022 và Luật số 131/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/4/2026).
• Nghị định 65/2023/NĐ-CP ngày 23/8/2023 quy định chi tiết Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 15/2026/NĐ-CP, Nghị định 33/2026/NĐ-CP và Nghị định 100/2026/NĐ-CP ngày 31/3/2026 (Điều 19 sửa đổi Điều 29 về cấp phó bản, cấp lại văn bằng; Điều 18 bổ sung Điều 15a về kết quả thủ tục điện tử).
• Nghị định 133/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 quy định về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ (hiệu lực từ 01/7/2025).
• Thông tư 10/2026/TT-BKHCN ngày 31/3/2026 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi tiết một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ và biện pháp thi hành.
• Thông tư 263/2016/TT-BTC quy định phí, lệ phí sở hữu công nghiệp và Thông tư 64/2025/TT-BTC về mức thu, miễn một số khoản phí, lệ phí (áp dụng đến hết 31/12/2026).

Luật Taga hỗ trợ cấp lại, cấp phó bản văn bằng bảo hộ nhãn hiệu

Thẩm quyền mới thuộc UBND cấp tỉnh, phí nộp cho hai cơ quan khác nhau và yêu cầu khớp thông tin với Sổ đăng ký quốc gia là những điểm dễ khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi. Luật Taga hỗ trợ kiểm tra hiệu lực văn bằng, soạn tờ khai Mẫu số 13, nộp hồ sơ và phí đúng cơ quan, trả lời thông báo thiếu sót, đồng thời tư vấn kết hợp gia hạn, sửa đổi văn bằng hoặc xử lý xâm phạm khi cần.

Liên hệ Luật Taga qua hotline 0968 856 464 hoặc trang liên hệ để được luật sư sở hữu trí tuệ tư vấn.