Đăng ký nhãn hiệu tại Nhật Bản: JPO, Madrid và lưu ý Katakana cho doanh nghiệp xuất khẩu thực phẩm

Nhật Bản là thị trường khó tính nhưng ổn định cho nông sản, thủy sản và thực phẩm chế biến của Việt Nam. Trước khi ký hợp đồng phân phối hay đưa hàng lên kệ siêu thị, doanh nghiệp nên tính đến việc đăng ký nhãn hiệu tại Nhật Bản. Nhật Bản xác lập quyền theo nguyên tắc nộp đơn trước, nên nhãn hiệu đã được bảo hộ ở Việt Nam không mặc nhiên được bảo hộ ở Nhật. Bài viết này trình bày hai con đường nộp đơn (trực tiếp tại JPO hoặc qua Hệ thống Madrid), quy trình, chi phí chính thức và các lưu ý về chữ Katakana dành cho doanh nghiệp xuất khẩu.

Vì sao doanh nghiệp xuất khẩu nông sản, thực phẩm cần đăng ký nhãn hiệu tại Nhật Bản?

Quyền đối với nhãn hiệu mang tính lãnh thổ: văn bằng Việt Nam chỉ có hiệu lực tại Việt Nam. Muốn được bảo hộ tại Nhật, nhãn hiệu phải được Cơ quan Sáng chế Nhật Bản (Japan Patent Office – JPO) cấp đăng ký, hoặc được chấp nhận bảo hộ thông qua đăng ký quốc tế có chỉ định Nhật Bản.

Với ngành nông sản, thực phẩm, rủi ro thường gặp gồm:

• Bị đăng ký trước: nhà nhập khẩu, đại lý hoặc bên thứ ba nộp đơn trước cho nhãn hiệu của doanh nghiệp Việt, sau đó dùng chính nhãn hiệu đó để ép giá hoặc ngăn hàng chính hãng vào thị trường.
• Phiên âm Katakana bị chiếm: doanh nghiệp đăng ký tên tiếng Việt bằng chữ Latin, còn bên khác đăng ký bản phiên âm Katakana của tên đó, chính là cách người tiêu dùng Nhật đọc và tìm kiếm sản phẩm.

Chiến lược tổng thể khi đưa hàng ra nước ngoài được phân tích trong bài Bảo hộ sở hữu trí tuệ khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.

Hai con đường đăng ký nhãn hiệu tại Nhật Bản: nộp trực tiếp tại JPO hay qua Madrid

Việt Nam và Nhật Bản đều là thành viên Nghị định thư Madrid và Công ước Paris. Doanh nghiệp Việt Nam vì vậy có thể chọn một trong hai cách:

Tiêu chí	Nộp trực tiếp tại JPO	Nộp qua Hệ thống Madrid (chỉ định Nhật Bản)
Nơi nộp	JPO, thông qua luật sư sáng chế Nhật (benrishi)	Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam (cơ quan xuất xứ), chuyển tới WIPO
Điều kiện	Không cần đơn hay văn bằng tại Việt Nam	Phải có đơn hoặc văn bằng nhãn hiệu cơ sở tại Việt Nam
Đại diện tại Nhật	Bắt buộc với người nộp đơn không có địa chỉ tại Nhật	Chỉ cần khi bị từ chối tạm thời hoặc phải tranh tụng
Phụ thuộc nhãn hiệu cơ sở	Không	Có, trong 05 năm đầu kể từ ngày đăng ký quốc tế
Phù hợp khi	Chỉ nhắm Nhật Bản, muốn mô tả hàng hóa sát thực tiễn Nhật	Mở rộng cùng lúc sang nhiều nước (Nhật, Hàn, EU, Mỹ...)

Nộp trực tiếp tại JPO

Cách này cho phép soạn danh mục hàng hóa ngay bằng tiếng Nhật và không lệ thuộc nhãn hiệu tại Việt Nam. Người nộp đơn không có địa chỉ hoặc trụ sở tại Nhật phải ủy quyền cho một đại diện tại Nhật, thường là benrishi.

Nộp qua Hệ thống Madrid

Doanh nghiệp đã có đơn hoặc văn bằng tại Việt Nam có thể nộp đơn quốc tế qua Cục Sở hữu trí tuệ và chỉ định Nhật Bản. JPO sẽ thẩm định như với đơn quốc gia. Nếu JPO không ra thông báo từ chối tạm thời trong thời hạn quy định (Nhật Bản đã tuyên bố áp dụng thời hạn 18 tháng), nhãn hiệu được bảo hộ tại Nhật. Quy trình chi tiết có trong bài Đăng ký nhãn hiệu quốc tế theo Hệ thống Madrid.

Lưu ý thực tiễn: đăng ký quốc tế phụ thuộc vào nhãn hiệu cơ sở trong 05 năm. Nếu đơn hoặc văn bằng tại Việt Nam bị từ chối, bị hủy bỏ hay chấm dứt hiệu lực trong giai đoạn này, phần chỉ định Nhật Bản cũng bị ảnh hưởng. Vì vậy, trước khi nộp Madrid cần tra cứu kỹ nhãn hiệu cơ sở tại Việt Nam. Theo Luật số 131/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/4/2026), thẩm định nội dung đơn nhãn hiệu tại Việt Nam rút xuống 05 tháng, giúp sớm biết đơn cơ sở có vững không.

Quy trình đăng ký nhãn hiệu tại JPO

Bước 1: Tra cứu và đánh giá khả năng đăng ký

JPO đánh giá sự tương tự của nhãn hiệu dựa trên hình thức, cách đọc (phát âm) và ý nghĩa. Vì vậy việc tra cứu cần bao gồm cả bản Latin lẫn các cách phiên âm Katakana có thể có.

Bước 2: Xác định nhóm hàng hóa và dịch vụ

Nhật Bản áp dụng Bảng phân loại Nice. Với ngành thực phẩm, các nhóm thường dùng là:

• Nhóm 29: thủy sản chế biến, thịt, rau quả sấy, nước mắm (cần kiểm tra cách mô tả cụ thể).
• Nhóm 30: cà phê, trà, gạo, bánh phở, bún, gia vị, nước sốt.
• Nhóm 31: nông sản tươi như trái cây, rau, hạt giống.
• Nhóm 32 và 33: đồ uống không cồn và đồ uống có cồn.
• Nhóm 35: dịch vụ mua bán, bán lẻ, nếu doanh nghiệp tự phân phối.

Danh mục hàng hóa tại Nhật gắn với "mã nhóm tương tự" (similar group code). Mô tả quá chung chung hoặc dịch máy từ tiếng Việt dễ bị JPO yêu cầu làm rõ. Doanh nghiệp cà phê có thể tham khảo thêm bài Bảo hộ nhãn hiệu cho thương hiệu cà phê và đồ uống Việt Nam.

Bước 3: Nộp đơn và thẩm định

Đơn được thẩm định về hình thức và nội dung. Thẩm định viên xem xét khả năng phân biệt (ví dụ, tên chỉ nguồn gốc địa lý hoặc mô tả chất lượng thường bị từ chối) và xung đột với nhãn hiệu có trước. Nếu có lý do từ chối, JPO gửi thông báo và người nộp đơn được phản hồi, sửa đổi danh mục hoặc lập luận trong thời hạn được ấn định.

Từ ngày 01/4/2024, Nhật Bản áp dụng cơ chế thư đồng ý (letter of consent) theo Điều 4(4) Luật Nhãn hiệu sửa đổi. Nhãn hiệu tương tự với nhãn hiệu có trước vẫn có thể được đăng ký nếu chủ nhãn hiệu có trước đồng ý và không có khả năng gây nhầm lẫn. Thư đồng ý thôi chưa đủ. JPO còn yêu cầu chứng cứ cho thấy không có khả năng nhầm lẫn ở hiện tại và trong tương lai.

Bước 4: Nộp phí đăng ký và nhận văn bằng

Khi có quyết định chấp nhận, người nộp đơn đóng phí đăng ký (cho 10 năm, hoặc chia làm hai kỳ 05 năm) để nhãn hiệu được ghi vào sổ đăng ký. Quyền nhãn hiệu có hiệu lực 10 năm kể từ ngày đăng ký và được gia hạn nhiều lần, mỗi lần 10 năm.

Bước 5: Giai đoạn phản đối sau đăng ký

Nhật Bản áp dụng cơ chế phản đối sau khi cấp. Trong vòng 02 tháng kể từ ngày công bố đăng ký trên Công báo nhãn hiệu, bất kỳ ai cũng có thể nộp đơn phản đối (Điều 43-2 Luật Nhãn hiệu Nhật Bản).

Chi phí chính thức tham khảo

Khoản phí	Mức phí
Lệ phí nộp đơn tại JPO	3.400 yên + 8.600 yên/nhóm (biểu phí áp dụng từ 01/4/2022)
Phí đăng ký 10 năm tại JPO	32.900 yên/nhóm
Phí đăng ký trả theo kỳ 05 năm	17.200 yên/nhóm
Phí riêng khi chỉ định Nhật Bản qua Madrid (từ 12/4/2026)	221 CHF cho nhóm đầu, 208 CHF cho mỗi nhóm tiếp theo

Ngoài các khoản trên còn có phí cơ bản của WIPO, phí tại Cục Sở hữu trí tuệ, phí dịch thuật và phí đại diện. Phí riêng thay đổi theo tỷ giá, cần kiểm tra lại khi nộp. Liên hệ Luật Taga để có báo giá trọn gói.

Chữ Katakana: điểm khác biệt quan trọng khi đăng ký nhãn hiệu tại Nhật Bản

Người Nhật thường viết tên nước ngoài bằng Katakana. Thương hiệu Việt vào Nhật sẽ được nhà phân phối và người tiêu dùng gọi, in trên bao bì và tìm kiếm bằng bản Katakana.

Lưu ý thực tiễn về Katakana:

1. Không bắt buộc đăng ký Katakana, nhưng nhãn hiệu Latin và bản Katakana là hai dấu hiệu khác nhau về hình thức. Nếu chỉ đăng ký bản Latin, doanh nghiệp phải chứng minh sự tương tự về cách đọc khi có tranh chấp. Đăng ký thêm bản Katakana, hoặc nhãn hiệu kết hợp Latin và Katakana, giúp phạm vi bảo hộ rõ hơn.
2. Chọn một cách phiên âm và dùng thống nhất. Một tên tiếng Việt có thể có nhiều cách phiên âm, nhất là các âm có dấu thanh và các phụ âm như "ng", "nh", "tr". Hãy thống nhất với nhà nhập khẩu một cách phiên âm chuẩn trước khi in bao bì.
3. Tránh tên chỉ mang tính mô tả. Tên gồm toàn từ chỉ địa danh hoặc tên loại sản phẩm (như "Phở", "Bến Tre") thường bị coi là mô tả, dù viết bằng Latin hay Katakana. Nên kết hợp với yếu tố có tính phân biệt cao hoặc logo.

Nếu bao bì có hình dáng đặc trưng, doanh nghiệp nên cân nhắc thêm đăng ký kiểu dáng công nghiệp cho bao bì sản phẩm tại Việt Nam và các thị trường trọng điểm.

Những sai lầm thường gặp của doanh nghiệp xuất khẩu thực phẩm

• Để nhà nhập khẩu đứng tên đơn. Khi quan hệ hợp tác chấm dứt, doanh nghiệp Việt có thể mất quyền sử dụng chính thương hiệu của mình tại Nhật. Hợp đồng phân phối nên có điều khoản rõ về chủ sở hữu nhãn hiệu. Xem thêm dịch vụ tư vấn soạn thảo hợp đồng.
• Nộp đơn sau khi đã quảng bá, chào hàng. Hãy nộp đơn trước khi tham gia hội chợ thực phẩm hoặc gửi mẫu chào hàng. Nếu đã có đơn tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể hưởng quyền ưu tiên theo Công ước Paris khi nộp sang Nhật trong vòng 06 tháng.
• Đăng ký rồi không sử dụng. Theo Điều 50 Luật Nhãn hiệu Nhật Bản, nhãn hiệu không được sử dụng liên tục 03 năm tại Nhật có thể bị yêu cầu hủy bỏ. Hãy lưu giữ hóa đơn, tờ khai nhập khẩu, ảnh sản phẩm trên kệ làm chứng cứ sử dụng.
• Nhầm nhãn hiệu với chỉ dẫn địa lý. Đặc sản vùng miền có thể cần thêm cơ chế bảo hộ chỉ dẫn địa lý hoặc nhãn hiệu tập thể, chứng nhận. Tham khảo bài Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu cho sản phẩm nông nghiệp hữu cơ.

Căn cứ pháp lý

• Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi, bổ sung năm 2009, 2019, 2022 và bởi Luật số 131/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/4/2026).
• Nghị định 65/2023/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 100/2026/NĐ-CP.
• Nghị định thư liên quan đến Thỏa ước Madrid về đăng ký quốc tế nhãn hiệu và Quy chế thi hành.
• Công ước Paris về bảo hộ sở hữu công nghiệp.
• Luật Nhãn hiệu Nhật Bản (Trademark Act, Luật số 127 năm 1959, đã sửa đổi), trong đó có Điều 4(4) về thư đồng ý, Điều 43-2 về phản đối và Điều 50 về hủy bỏ do không sử dụng.

Luật Taga hỗ trợ đăng ký nhãn hiệu tại Nhật Bản

Luật Taga tư vấn chọn con đường nộp đơn (JPO trực tiếp hoặc Madrid), tra cứu cả bản Latin và Katakana, soạn danh mục hàng hóa theo cách mô tả của Nhật, nộp đơn cơ sở tại Việt Nam và theo dõi đơn đến khi nhãn hiệu được bảo hộ. Tìm hiểu dịch vụ đăng ký nhãn hiệu quốc tế hoặc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam làm nền tảng cho đơn Madrid.

Liên hệ Luật Taga qua hotline 0968 856 464 hoặc gửi yêu cầu tư vấn để được luật sư đánh giá thương hiệu và lập kế hoạch bảo hộ tại Nhật Bản trước khi xuất hàng.