Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu 2026: Thành phần, tờ khai Mẫu 04, mẫu nhãn, giấy ủy quyền và lỗi hay gặp

Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu là bước đầu tiên và cũng là nơi phát sinh nhiều rủi ro nhất trong toàn bộ quá trình bảo hộ thương hiệu. Từ ngày 01/4/2026, khi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ số 131/2025/QH15 và Thông tư 10/2026/TT-BKHCN có hiệu lực, cách chuẩn bị hồ sơ có một số thay đổi đáng chú ý. Bài viết hệ thống lại thành phần hồ sơ, tờ khai, mẫu nhãn, giấy ủy quyền và các lỗi hay gặp.

1. Khung pháp lý mới áp dụng cho hồ sơ đăng ký nhãn hiệu từ 01/4/2026

Người nộp đơn cần nắm ba văn bản:

• Luật số 131/2025/QH15 được Quốc hội thông qua ngày 10/12/2025, có hiệu lực từ 01/4/2026. Điều 100 về đơn không còn liệt kê cứng từng loại giấy tờ mà giao văn bản dưới luật quy định chi tiết.
• Nghị định 65/2023/NĐ-CP vẫn là nghị định hướng dẫn chính, nhưng đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 15/2026/NĐ-CP, Nghị định 33/2026/NĐ-CP và Nghị định 100/2026/NĐ-CP.
• Thông tư 10/2026/TT-BKHCN ngày 31/3/2026 (hiệu lực 01/4/2026) ban hành bộ biểu mẫu mới. Tờ khai đăng ký nhãn hiệu hiện hành là Mẫu số 04 tại Phụ lục I của Thông tư này, thay cho Mẫu số 08 ban hành kèm Nghị định 65/2023/NĐ-CP.

Lưu ý thực tiễn: Hồ sơ nộp từ 01/4/2026 vẫn dùng Mẫu số 08 cũ là lỗi rất dễ gặp, nhất là khi doanh nghiệp tải mẫu từ các trang tổng hợp chưa cập nhật. Hãy luôn tải mẫu từ Cổng thông tin của Cục Sở hữu trí tuệ ngay trước khi nộp.

2. Thành phần hồ sơ đăng ký nhãn hiệu

Theo Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, một bộ hồ sơ đăng ký nhãn hiệu gồm các tài liệu sau:

STT	Tài liệu	Bắt buộc?	Ghi chú
1	Tờ khai đăng ký nhãn hiệu (Mẫu số 04, Phụ lục I Thông tư 10/2026/TT-BKHCN)	Bắt buộc	Tài liệu tối thiểu
2	Mẫu nhãn hiệu	Bắt buộc	Nộp đơn giấy: kèm 05 mẫu nhãn
3	Danh mục hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu (khai trong tờ khai)	Bắt buộc	Phân nhóm theo Bảng phân loại Nice phiên bản hiện hành
4	Quy chế sử dụng nhãn hiệu	Bắt buộc với nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận	Tài liệu tối thiểu
5	Văn bản ủy quyền	Khi nộp qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp	Theo Điều 107 Luật SHTT
6	Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên	Khi yêu cầu hưởng quyền ưu tiên	Bản sao đơn đầu tiên...
7	Tài liệu cho phép sử dụng dấu hiệu đặc biệt	Khi nhãn hiệu chứa địa danh, biểu tượng, hình ảnh cá nhân...	Văn bản đồng ý
8	Chứng từ nộp phí, lệ phí	Bắt buộc	Theo biểu phí hiện hành

Đơn chỉ được tiếp nhận khi có đủ tài liệu tối thiểu, gồm tờ khai và mẫu nhãn hiệu (cộng thêm quy chế sử dụng đối với nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận). Thiếu các tài liệu khác thì đơn vẫn được nhận nhưng sẽ bị thông báo thiếu sót khi thẩm định hình thức.

3. Tờ khai đăng ký nhãn hiệu (Mẫu số 04): những ô dễ khai sai

Mẫu số 04 bổ sung một số trường mới như mã quốc gia, mã quốc tịch của người nộp đơn. Khi khai, cần chú ý:

3.1. Thông tin chủ đơn

• Tên chủ đơn phải khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tùy thân; đây là người đứng tên văn bằng.
• Địa chỉ ghi theo đơn vị hành chính hiện hành sau sắp xếp từ 01/7/2025 (tỉnh – xã/phường, không còn cấp huyện).
• Doanh nghiệp chuẩn bị thành lập nên hoàn tất thủ tục thành lập công ty trước, để công ty đứng tên đơn ngay từ đầu, tránh phải làm thủ tục chuyển nhượng đơn sau này.

3.2. Mô tả nhãn hiệu

• Nêu rõ thành phần chữ, hình; chữ nước ngoài cần phiên âm, dịch nghĩa; chữ số không phải chữ số Ả-rập, La-mã phải chuyển sang chữ số Ả-rập.
• Nếu muốn bảo hộ màu sắc, phải chỉ rõ yêu cầu đó và nêu tên các màu thể hiện trên nhãn. Nếu muốn linh hoạt phối màu khi sử dụng, có thể cân nhắc nộp mẫu nhãn đen trắng.
• Với nhãn hiệu đặc biệt như nhãn hiệu ba chiều, âm thanh, cần mô tả theo đúng yêu cầu riêng của tờ khai. Xem thêm: Bảo hộ nhãn hiệu màu sắc và nhãn hiệu ba chiều (3D).

3.3. Danh mục hàng hóa, dịch vụ

Phần này quyết định phạm vi bảo hộ và mức lệ phí (tính theo số nhóm, số sản phẩm/dịch vụ).

• Hàng hóa, dịch vụ phải được phân nhóm theo Bảng phân loại quốc tế Nice phiên bản hiện hành.
• Dùng thuật ngữ cụ thể; cụm chung chung như "các sản phẩm khác" thường bị yêu cầu sửa.
• Nếu phân nhóm sai, Cục sẽ phân loại lại và người nộp đơn phải nộp thêm phí phân loại.

Lưu ý thực tiễn: Đừng khai danh mục theo kiểu "đăng ký cho chắc", tức là liệt kê thật nhiều nhóm không liên quan. Danh mục càng rộng thì càng dễ gặp nhãn hiệu đối chứng, chi phí càng lớn, và nhãn hiệu không sử dụng liên tục 05 năm có thể bị yêu cầu chấm dứt hiệu lực. Hãy khai theo kế hoạch kinh doanh thực tế.

4. Mẫu nhãn hiệu: yêu cầu kỹ thuật

Mẫu nhãn là căn cứ để đánh giá khả năng phân biệt và so sánh với nhãn hiệu nộp trước. Cần bảo đảm:

1. Rõ nét, thể hiện đủ chi tiết chữ và hình.
2. Thống nhất giữa các mẫu nhãn và phần mô tả.
3. Đúng màu sắc theo yêu cầu bảo hộ đã khai.
4. Đủ số lượng: nộp đơn giấy phải kèm 05 mẫu nhãn; nộp trực tuyến thì tải file mẫu nhãn theo định dạng hệ thống yêu cầu.
5. Không chứa yếu tố bị cấm hoặc cần sự đồng ý như quốc kỳ, quốc huy, biểu tượng cơ quan nhà nước, địa danh, hình ảnh người khác (phải có văn bản đồng ý của người đó).

Nhãn hiệu là logo do agency hoặc freelancer thiết kế thì nên có hợp đồng chuyển giao quyền tác giả rõ ràng và cân nhắc đăng ký bản quyền cho logo để tránh tranh chấp quyền tác giả.

5. Giấy ủy quyền: khi nào cần và cần ghi những gì?

Chủ đơn là tổ chức, cá nhân Việt Nam có thể tự nộp đơn hoặc ủy quyền cho tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp. Riêng cá nhân nước ngoài không thường trú tại Việt Nam, tổ chức nước ngoài không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam thì phải nộp đơn thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp được phép hoạt động.

Văn bản ủy quyền phải phù hợp với Bộ luật Dân sự và Điều 107 Luật Sở hữu trí tuệ, nêu rõ các bên, phạm vi ủy quyền (nộp đơn, sửa đổi, rút đơn, nhận văn bằng, khiếu nại...), thời hạn ủy quyền và chữ ký, con dấu (nếu có) của bên ủy quyền.

Theo Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, việc ủy quyền cho tổ chức không đủ điều kiện đại diện sở hữu công nghiệp dẫn đến đơn bị coi là không hợp lệ; đơn không có văn bản ủy quyền hợp lệ cũng thuộc trường hợp bị thông báo thiếu sót. Văn bản ủy quyền lập bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Việt.

Lưu ý thực tiễn: Nên lập giấy ủy quyền với phạm vi đủ rộng (bao gồm cả trả lời thông báo, khiếu nại) để tránh phải ký lại khi đơn phát sinh tình huống, chẳng hạn khi cần khiếu nại quyết định từ chối.

6. Nộp hồ sơ ở đâu và mất bao lâu?

Hồ sơ nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ (Bộ Khoa học và Công nghệ): trực tuyến qua hệ thống nộp đơn điện tử, hoặc trực tiếp/qua bưu chính tại Hà Nội, văn phòng đại diện TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng. Đơn nộp ngoài giờ hành chính hoặc ngày nghỉ được coi là nộp vào ngày làm việc tiếp theo.

Thời hạn xử lý đơn theo Luật số 131/2025/QH15:

Giai đoạn	Thời hạn
Thẩm định hình thức	01 tháng kể từ ngày nộp đơn
Công bố đơn trên Công báo sở hữu công nghiệp	01 tháng kể từ ngày đơn được chấp nhận hợp lệ
Thời hạn bên thứ ba phản đối đơn	03 tháng kể từ ngày công bố đơn
Thẩm định nội dung	05 tháng kể từ ngày công bố đơn (trước đây 09 tháng)
Thẩm định nội dung nhanh (nếu đủ điều kiện theo Nghị định 100/2026/NĐ-CP)	03 tháng

Thời gian người nộp đơn sửa chữa thiếu sót, trả lời thông báo không được tính vào các thời hạn trên. Khi nhận thông báo thiếu sót ở giai đoạn hình thức, người nộp đơn có 02 tháng để khắc phục.

Về phí, lệ phí: mức thu áp dụng theo biểu phí, lệ phí sở hữu công nghiệp do Bộ Tài chính ban hành, và đến hết ngày 31/12/2026 lệ phí đang được giảm 50% theo Thông tư 64/2025/TT-BTC. Chi phí phụ thuộc số nhóm, số sản phẩm/dịch vụ, nên liên hệ Luật Taga để được báo phí chính xác cho từng hồ sơ.

7. Những lỗi hồ sơ đăng ký nhãn hiệu hay gặp

Các lỗi phổ biến nhất trong thực tiễn:

1. Dùng mẫu tờ khai cũ (Mẫu số 08 theo Nghị định 65/2023) cho đơn nộp sau 01/4/2026.
2. Chủ đơn không đúng: giám đốc đứng tên thay công ty, gây vướng mắc khi góp vốn, li-xăng về sau.
3. Mẫu nhãn không thống nhất giữa các bản, hoặc khác với nhãn thực tế đang sử dụng.
4. Danh mục hàng hóa, dịch vụ sai nhóm hoặc mô tả chung chung, phát sinh phí phân loại và kéo dài thời gian.
5. Thiếu hoặc sai giấy ủy quyền: thiếu chữ ký người có thẩm quyền, phạm vi hẹp, ủy quyền cho đơn vị không đủ điều kiện.
6. Không tra cứu trước khi nộp, dễ bị từ chối do trùng, tương tự nhãn hiệu có trước.
7. Không theo dõi thông báo của Cục, để quá hạn trả lời khiến đơn bị từ chối chấp nhận hoặc từ chối cấp văn bằng.

Với doanh nghiệp có kế hoạch xuất khẩu, nên chuẩn bị hồ sơ trong nước theo hướng tương thích với đăng ký nhãn hiệu quốc tế, vì đơn Madrid dựa trên đơn cơ sở tại Việt Nam. Tham khảo thêm: Bảo hộ sở hữu trí tuệ khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.

Căn cứ pháp lý

• Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH11, được sửa đổi, bổ sung bởi các Luật số 36/2009/QH12, 42/2019/QH14, 07/2022/QH15 và Luật số 131/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/4/2026).
• Nghị định 65/2023/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 15/2026/NĐ-CP, Nghị định 33/2026/NĐ-CP và Nghị định 100/2026/NĐ-CP.
• Thông tư 10/2026/TT-BKHCN ngày 31/3/2026 của Bộ Khoa học và Công nghệ (hiệu lực từ 01/4/2026).
• Thông tư 263/2016/TT-BTC quy định phí, lệ phí sở hữu công nghiệp (đã được sửa đổi, bổ sung) và Thông tư 64/2025/TT-BTC (giảm lệ phí đến hết 31/12/2026).

Luật Taga đồng hành cùng bạn chuẩn bị hồ sơ đăng ký nhãn hiệu

Hồ sơ chuẩn ngay từ đầu giúp đơn ít bị thông báo thiếu sót và có phạm vi bảo hộ đúng nhu cầu. Luật Taga cung cấp trọn gói dịch vụ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu: tra cứu, phân nhóm, soạn hồ sơ, nộp đơn và theo dõi đến khi có kết quả. Liên hệ hotline 0968 856 464 để được luật sư sở hữu trí tuệ tư vấn cho trường hợp cụ thể của bạn.