Mã vạch có bắt buộc không? Quy định mới 2026 và khi nào thực tế cần

Mã vạch có bắt buộc không? Đây là câu hỏi chúng tôi nhận được thường xuyên từ chủ cơ sở sản xuất, hộ kinh doanh và doanh nghiệp chuẩn bị đưa hàng vào siêu thị, lên sàn thương mại điện tử hay xuất khẩu. Câu trả lời ngắn: theo quy định hiện hành, pháp luật Việt Nam khuyến khích chứ không bắt buộc chung mọi sản phẩm phải có mã số, mã vạch. Tuy vậy, khi doanh nghiệp đã chọn sử dụng mã vạch thì phải tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ đăng ký, khai báo. Trên thực tế, nhiều kênh phân phối lớn cũng coi mã vạch là điều kiện để nhận hàng.

Bài viết cập nhật theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày ký 23/01/2026), văn bản hiện điều chỉnh hoạt động mã số, mã vạch.

Mã số, mã vạch là gì?

Theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, mã số là dãy số hoặc chữ dùng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân. Mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số. Khái niệm này rộng hơn những vạch đen trắng quen thuộc: nó bao gồm mã vạch một chiều, mã hai chiều (QR, DataMatrix) và cả công nghệ RFID.

Mã phổ biến nhất trên hàng tiêu dùng là GTIN theo chuẩn GS1 quốc tế; mã cấp tại Việt Nam mang tiền tố mã quốc gia 893. Khi đăng ký, doanh nghiệp chọn tiền tố mã doanh nghiệp 12, 10, 9, 8 hoặc 7 chữ số tùy số lượng sản phẩm.

Mã vạch chỉ định danh sản phẩm, không tạo ra quyền độc quyền với tên gọi hay logo. Muốn có quyền đó, doanh nghiệp phải đăng ký bảo hộ nhãn hiệu.

Mã vạch có bắt buộc không theo quy định hiện hành?

Nguyên tắc chung: khuyến khích, không bắt buộc

Điều 21 Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định rõ:

• Nhà nước khuyến khích tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh ứng dụng mã số, mã vạch trong quản lý chất lượng và truy xuất nguồn gốc. Tổ chức, cá nhân tự quyết định việc ứng dụng mã số, mã vạch phù hợp với nhu cầu.
• Khi đã lựa chọn ứng dụng mã số, mã vạch, tổ chức, cá nhân phải thực hiện theo các quy định liên quan tại Nghị định.

Như vậy, cơ sở bán hàng tại chợ, cửa hàng nhỏ không vi phạm pháp luật chỉ vì sản phẩm không có mã vạch. Nhưng nếu đã thể hiện mã vạch trên hàng hóa thì tổ chức, cá nhân phải chịu trách nhiệm về nội dung đó (Điều 26 Nghị định 37/2026/NĐ-CP).

Khi đã dùng mã vạch thì nghĩa vụ là bắt buộc

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp hiểu sai. Theo khoản 1 Điều 28 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp dùng mã GS1 có tiền tố mã quốc gia Việt Nam phải:

1. Đăng ký sử dụng mã số, mã vạch với cơ quan có thẩm quyền trên Cổng dịch vụ công quốc gia;
2. Tạo và gắn mã cho đúng các đối tượng thuộc quyền sở hữu của mình;
3. Khai báo, cập nhật thông tin sản phẩm trước khi đưa sản phẩm vào lưu thông. Thông tin tối thiểu gồm GTIN, tên sản phẩm và nhãn hiệu, mô tả, nhóm sản phẩm, tên doanh nghiệp, thị trường mục tiêu và hình ảnh, khai trên cơ sở dữ liệu vnpc.gs1.gov.vn;
4. Bảo đảm tính đơn nhất của mã. Không bán, chuyển nhượng quyền sử dụng mã cho người khác. Nếu cho đối tác (ví dụ đơn vị gia công) sử dụng mã thì phải ủy quyền bằng văn bản hoặc hợp đồng;
5. Nộp phí cấp mã và phí duy trì theo quy định. Khi không còn nhu cầu hoặc chấm dứt hoạt động thì phải thông báo và nộp lại quyền sử dụng mã.

Doanh nghiệp tại Việt Nam dùng mã nước ngoài (ví dụ hàng gia công cho nhãn hàng quốc tế) phải khai báo thông tin. Doanh nghiệp cũng phải bảo đảm mã đó do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp hoặc được chủ sở hữu mã ủy quyền sử dụng (khoản 3 Điều 28).

Doanh nghiệp dùng mã nội bộ không theo chuẩn GS1 phải bảo đảm mã đó không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với mã GS1. Nếu đưa hàng ra thị trường, doanh nghiệp phải có cảnh báo phân biệt hoặc loại bỏ mã đó trước (khoản 4 Điều 28).

Lưu ý thực tiễn: Việc "mượn" mã vạch của doanh nghiệp khác, mua mã trôi nổi trên mạng hoặc tự in một dãy số bắt đầu bằng 893 mà không đăng ký đều là sử dụng mã sai quy định. Theo khoản 3 Điều 31 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, cấp, cho thuê, chuyển nhượng mã cho người khác hoặc gắn mã lên sản phẩm ngoài phạm vi đăng ký là căn cứ để thu hồi quyền sử dụng mã số, mã vạch. Hành vi vi phạm còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Trách nhiệm của nhà phân phối và người bán

Khoản 5 Điều 28 đặt nghĩa vụ cho cả bên phân phối, lưu thông. Bên này phải kiểm tra tính hợp pháp của mã số, mã vạch trên hàng hóa trước khi đưa vào phân phối. Họ cũng không được phân phối, buôn bán hàng hóa sử dụng mã số, mã vạch không đúng quy định. Vì vậy các chuỗi bán lẻ ngày càng kiểm tra kỹ mã vạch của nhà cung cấp.

Khi nào thực tế "buộc" phải có mã vạch?

Pháp luật không bắt buộc chung. Tuy vậy, trong nhiều kênh kinh doanh, không có mã vạch gần như đồng nghĩa với không bán được hàng.

Kênh kinh doanh	Pháp luật có bắt buộc?	Thực tế
Bán lẻ truyền thống, chợ, cửa hàng nhỏ	Không	Có thể chưa cần
Siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi	Không bắt buộc chung	Thường là điều kiện nhập hàng vì hệ thống thu ngân, quản lý kho vận hành bằng mã vạch
Sàn thương mại điện tử	Không bắt buộc chung	Một số ngành hàng hoặc chương trình (gian hàng chính hãng, kho fulfillment) có thể yêu cầu GTIN hợp lệ
Xuất khẩu	Phụ thuộc thị trường, đối tác	Nhà nhập khẩu, chuỗi bán lẻ nước ngoài thường yêu cầu mã GS1 hợp lệ, tra cứu được
Hàng gia công cho nhãn hàng nước ngoài	Không bắt buộc chung	Phải có văn bản ủy quyền dùng mã của chủ sở hữu

Đưa hàng vào siêu thị

Hệ thống thu ngân và quản lý kho của chuỗi bán lẻ vận hành bằng quét mã, cộng với trách nhiệm kiểm tra mã của nhà phân phối nêu trên. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn quyền sử dụng mã số, mã vạch còn hiệu lực và bảo đảm thông tin sản phẩm đã khai báo khớp với nhãn thực tế.

Bán trên sàn thương mại điện tử

Từ 01/01/2026, Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa sửa đổi (Luật số 78/2025/QH15) bổ sung Điều 34b về bảo đảm chất lượng hàng hóa kinh doanh trên nền tảng số. Theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, người bán trên sàn phải công khai toàn bộ nội dung nhãn hàng hóa và khai báo chính xác thông tin hàng hóa. Mã vạch không phải điều kiện chung để mở gian hàng, nhưng nếu nhãn có mã vạch thì mã phải hợp lệ và khớp dữ liệu đã khai báo. Doanh nghiệp bán hàng online nên đọc thêm bài bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ trong thương mại điện tử để chủ động xử lý gian hàng nhái.

Xuất khẩu

Với hàng xuất khẩu, yêu cầu về mã vạch chủ yếu đến từ đối tác và thị trường nhập khẩu, chứ không phải từ pháp luật Việt Nam. Mã GS1 là chuẩn quốc tế, tra cứu được qua hệ thống GS1 toàn cầu. Lưu ý: mã vạch không bảo hộ thương hiệu của bạn ở nước ngoài. Xem thêm bảo hộ sở hữu trí tuệ khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài và dịch vụ đăng ký nhãn hiệu quốc tế.

Xu hướng truy xuất nguồn gốc bắt buộc

Khung pháp lý về định danh và truy xuất nguồn gốc đang siết lại. Nghị định 372/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/01/2027) yêu cầu hàng hóa thuộc diện rủi ro cao phải định danh, xác thực và truy xuất trên Nền tảng quốc gia. Doanh nghiệp ngành rủi ro cao nên rà soát sớm danh mục do bộ quản lý ngành ban hành.

Thủ tục đăng ký mã số, mã vạch theo Nghị định 37/2026

Nội dung	Quy định mới
Hình thức kết quả	Cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch bản điện tử (thay cho Giấy chứng nhận giấy)
Nơi nộp	Cổng dịch vụ công quốc gia, 100% trực tuyến
Hồ sơ	Biểu mẫu điện tử (Mẫu số 05 Phụ lục VII) + tài khoản định danh điện tử VNeID đã xác thực
Hồ sơ chưa đầy đủ	Cơ quan thông báo trong 01 ngày làm việc; doanh nghiệp bổ sung trong 03 ngày làm việc
Thời hạn cấp	07 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và đã nộp phí
Thời hạn hiệu lực	Theo đăng ký của doanh nghiệp (không còn cố định như trước)
Cơ quan quản lý	Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia (Bộ Khoa học và Công nghệ)

Nếu tài khoản VNeID chưa tích hợp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương, người nộp phải cung cấp bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc bản sao điện tử có chứng thực.

Doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận sử dụng mã số, mã vạch trước 23/01/2026 tiếp tục dùng giấy chứng nhận đó đến hết thời hạn hiệu lực (Điều 98 Nghị định 37/2026/NĐ-CP).

Về phí cấp mã và phí duy trì: mức phí do Bộ Tài chính quy định và phụ thuộc loại tiền tố mã doanh nghiệp chọn. Mức phí có thể được điều chỉnh, nên doanh nghiệp cần kiểm tra mức phí hiện hành tại thời điểm nộp hồ sơ hoặc liên hệ Luật Taga để được báo phí cụ thể.

Lưu ý thực tiễn: Không gia hạn duy trì đúng quy định thì quyền sử dụng mã bị thu hồi trên hệ thống, và mã đã in trên bao bì trở thành không hợp lệ. Hãy đặt lịch nhắc gia hạn.

Những sai lầm thường gặp

• Nghĩ mã vạch là "bản quyền" sản phẩm. Muốn bảo vệ tên, logo, bao bì, cần đăng ký nhãn hiệu và cân nhắc bảo hộ kiểu dáng công nghiệp cho bao bì sản phẩm.
• Dùng chung mã với đơn vị gia công mà không có văn bản ủy quyền. Hợp đồng gia công nên có điều khoản riêng về mã vạch. Xem sở hữu trí tuệ trong hợp đồng gia công và sản xuất OEM.
• Không cập nhật dữ liệu sản phẩm, tên, địa chỉ khi thay đổi, nhất là sau đợt sắp xếp đơn vị hành chính từ 01/7/2025.

Căn cứ pháp lý

• Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 78/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2026);
• Nghị định 37/2026/NĐ-CP ngày 23/01/2026 quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa, đặc biệt các Điều 21, 24, 28, 29, 30, 31, 98;
• Nghị định 372/2026/NĐ-CP về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa (hiệu lực từ 01/01/2027).

Các Nghị định 132/2008/NĐ-CP, 74/2018/NĐ-CP và 13/2022/NĐ-CP đã hết hiệu lực theo Điều 97 Nghị định 37/2026/NĐ-CP.

Luật Taga hỗ trợ đăng ký mã số, mã vạch

Tóm lại, mã vạch không bắt buộc với mọi sản phẩm. Tuy nhiên, nếu bạn muốn vào siêu thị, bán trên sàn lớn hay xuất khẩu, đây gần như là bước không thể bỏ qua. Khi đã dùng mã vạch, các nghĩa vụ đăng ký, khai báo, duy trì là bắt buộc. Luật Taga hỗ trợ trọn gói đăng ký mã số mã vạch: tư vấn chọn loại tiền tố, chuẩn bị hồ sơ trực tuyến, khai báo dữ liệu sản phẩm, gia hạn và điều chỉnh thông tin. Chúng tôi cũng kết hợp đăng ký nhãn hiệu để bảo vệ thương hiệu ngay từ đầu.

📞 Hotline: 0968 856 464, hoặc gửi yêu cầu qua trang liên hệ để được luật sư tư vấn.