Quy định làm việc từ xa và hợp đồng lao động remote 2026

Làm việc từ xa – Xu hướng tất yếu và khoảng trống pháp lý

Từ sau đại dịch COVID-19, mô hình làm việc từ xa (remote work) đã trở thành một phần không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp tại Việt Nam. Hàng triệu người lao động đã và đang thực hiện công việc tại nhà, quán cà phê, không gian làm việc chung (coworking space) hoặc thậm chí từ nước ngoài. Tuy nhiên, khung pháp lý hiện hành vẫn chưa có quy định riêng biệt, đầy đủ về hình thức lao động này.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện các quy định pháp luật lao động Việt Nam liên quan đến làm việc từ xa, hướng dẫn soạn thảo hợp đồng lao động remote và những rủi ro pháp lý cần lưu ý.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc làm việc từ xa

Bộ luật Lao động 2019 và các quy định liên quan

Hiện tại, Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14) không có điều khoản riêng quy định về "làm việc từ xa" hay "remote work". Tuy nhiên, một số quy định có thể áp dụng tương tự:

Điều 13 – Hợp đồng lao động: Định nghĩa hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Điều này không giới hạn địa điểm thực hiện công việc phải tại trụ sở doanh nghiệp.
Điều 21 – Nội dung hợp đồng lao động: Yêu cầu ghi rõ "địa điểm làm việc" trong hợp đồng. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để các bên thỏa thuận về việc làm việc từ xa.
Điều 29 – Chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng: Cho phép người sử dụng lao động tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác, bao gồm cả thay đổi địa điểm làm việc trong một số trường hợp nhất định.
Điều 105, 106 – Thời giờ làm việc: Quy định về thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần, áp dụng cho cả người lao động làm việc từ xa.

Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động có đề cập đến một số nội dung liên quan:

Điều 3: Quy định về người lao động làm việc không trọn thời gian, bao gồm hình thức làm việc linh hoạt.
Điều 8: Quy định về nội dung thỏa thuận trong hợp đồng lao động, trong đó các bên có thể thỏa thuận thêm về phương thức làm việc.

Lưu ý quan trọng: Do chưa có quy định pháp luật riêng biệt, việc làm việc từ xa hiện nay chủ yếu được điều chỉnh thông qua thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng lao động và nội quy lao động của doanh nghiệp.

Các hình thức làm việc từ xa phổ biến

Trong thực tiễn tại Việt Nam, làm việc từ xa được triển khai dưới nhiều hình thức:

1. Làm việc hoàn toàn từ xa (Fully Remote)

Người lao động thực hiện toàn bộ công việc tại địa điểm do mình lựa chọn, không cần đến văn phòng. Hình thức này phổ biến trong ngành công nghệ thông tin, thiết kế, marketing số.

2. Làm việc kết hợp (Hybrid Work)

Người lao động làm việc một số ngày tại văn phòng và một số ngày tại nhà hoặc địa điểm khác. Ví dụ: 3 ngày tại văn phòng, 2 ngày remote.

3. Làm việc từ xa tạm thời

Áp dụng trong các tình huống đặc biệt như dịch bệnh, thiên tai, hoặc khi người lao động có lý do cá nhân chính đáng. Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong giai đoạn COVID-19.

4. Làm việc từ xa xuyên biên giới

Người lao động làm việc cho doanh nghiệp Việt Nam nhưng cư trú tại nước ngoài, hoặc ngược lại. Hình thức này đặt ra nhiều vấn đề phức tạp về thuế, bảo hiểm xã hội và pháp luật lao động áp dụng.

Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng lao động remote

Để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên và tuân thủ pháp luật, hợp đồng lao động remote cần có các điều khoản sau:

Các điều khoản bắt buộc theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019

STT	Nội dung	Lưu ý khi áp dụng remote
1	Tên, địa chỉ người sử dụng lao động	Ghi đầy đủ theo đăng ký kinh doanh
2	Họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ người lao động	Ghi rõ địa chỉ thường trú và địa chỉ làm việc thực tế
3	Công việc và địa điểm làm việc	Ghi rõ: "Làm việc từ xa tại địa chỉ... hoặc địa điểm do người lao động lựa chọn"
4	Thời hạn hợp đồng	Không thay đổi so với hợp đồng thông thường
5	Mức lương, hình thức trả lương	Thỏa thuận rõ phương thức thanh toán qua ngân hàng
6	Chế độ nâng bậc, nâng lương	Áp dụng như thông thường
7	Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi	Cần quy định rõ cách tính giờ làm việc khi remote
8	Trang bị bảo hộ lao động	Thay bằng hỗ trợ trang thiết bị làm việc tại nhà

Các điều khoản đặc thù cần bổ sung

a) Điều khoản về địa điểm làm việc

Đây là điều khoản quan trọng nhất. Cần ghi rõ:

Địa điểm làm việc chính của người lao động (ví dụ: tại nhà riêng)
Quyền thay đổi địa điểm làm việc (có cần thông báo trước không)
Nghĩa vụ đảm bảo điều kiện làm việc tối thiểu tại địa điểm remote
Trường hợp cần đến văn phòng (họp, đào tạo, sự kiện)

b) Điều khoản về thời giờ làm việc và giám sát

Thời gian làm việc cụ thể (cố định hay linh hoạt)
Phương thức chấm công, báo cáo tiến độ
Quy định về "quyền ngắt kết nối" (right to disconnect) – người lao động không bắt buộc phải trả lời email, tin nhắn ngoài giờ làm việc
Phần mềm giám sát (nếu có) và phạm vi giám sát

Thực tế: Nhiều doanh nghiệp Việt Nam sử dụng phần mềm theo dõi hoạt động máy tính của nhân viên remote. Tuy nhiên, cần lưu ý Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Nghị định 13/2023/NĐ-CP) yêu cầu phải có sự đồng ý của người lao động khi thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân.

c) Điều khoản về trang thiết bị và chi phí

Một vấn đề thực tiễn rất quan trọng:

Ai cung cấp máy tính, thiết bị làm việc?
Chi phí internet, điện, điện thoại do ai chịu?
Phụ cấp remote work (nếu có)
Trách nhiệm bảo quản, hoàn trả thiết bị khi chấm dứt hợp đồng

d) Điều khoản về bảo mật thông tin

Làm việc từ xa tiềm ẩn rủi ro bảo mật cao hơn:

Nghĩa vụ bảo mật thông tin, dữ liệu doanh nghiệp
Quy định về sử dụng VPN, mạng an toàn
Cấm sử dụng thiết bị công ty cho mục đích cá nhân (hoặc ngược lại)
Chế tài khi vi phạm bảo mật

e) Điều khoản về an toàn vệ sinh lao động

Theo Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, người sử dụng lao động vẫn có trách nhiệm đảm bảo an toàn lao động cho người lao động, kể cả khi làm việc tại nhà. Tuy nhiên, thực tiễn triển khai điều này gặp nhiều khó khăn. Hợp đồng nên quy định:

Người lao động tự đảm bảo điều kiện làm việc an toàn tại nơi remote
Nghĩa vụ thông báo khi xảy ra tai nạn trong giờ làm việc
Quy trình xác định tai nạn lao động khi làm việc từ xa

Vấn đề bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân

Bảo hiểm xã hội

Người lao động làm việc từ xa vẫn thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, bao gồm:

Bảo hiểm xã hội: Người sử dụng lao động đóng 17,5%, người lao động đóng 8%
Bảo hiểm y tế: Người sử dụng lao động đóng 3%, người lao động đóng 1,5%
Bảo hiểm thất nghiệp: Mỗi bên đóng 1%

Địa điểm làm việc thay đổi không ảnh hưởng đến nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội.

Thuế thu nhập cá nhân

Người lao động remote vẫn bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại nguồn theo quy định thông thường. Tuy nhiên, cần lưu ý:

Phụ cấp remote work (tiền internet, điện, thiết bị) nếu được quy định rõ trong hợp đồng và nội quy có thể được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp
Đối với lao động remote xuyên biên giới, cần xác định tư cách cư trú thuế để áp dụng đúng quy định

Vấn đề tai nạn lao động khi làm việc từ xa

Đây là một trong những vấn đề pháp lý phức tạp nhất của mô hình remote work.

Khó khăn trong xác định tai nạn lao động

Theo Điều 45 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, tai nạn lao động là tai nạn gây tổn thương cho cơ thể hoặc gây tử vong, xảy ra trong quá trình lao động, gắn liền với việc thực hiện công việc, nhiệm vụ lao động.

Khi làm việc tại nhà, ranh giới giữa "trong quá trình lao động" và sinh hoạt cá nhân rất mờ nhạt. Ví dụ:

Người lao động ngã cầu thang tại nhà trong giờ làm việc – có phải tai nạn lao động?
Người lao động bị điện giật do thiết bị công ty cấp – trách nhiệm thuộc về ai?

Giải pháp thực tiễn

Quy định rõ trong hợp đồng và nội quy về "không gian làm việc" tại nhà
Yêu cầu người lao động đăng ký khu vực làm việc cố định
Thiết lập quy trình báo cáo tai nạn khi remote
Mua bảo hiểm bổ sung cho người lao động remote

Chấm dứt hợp đồng lao động remote

Việc chấm dứt hợp đồng lao động remote tuân theo các quy định chung tại Điều 34 đến Điều 41 Bộ luật Lao động 2019. Tuy nhiên, cần lưu ý thêm:

Thông báo chấm dứt: Cần quy định rõ phương thức thông báo (email, văn bản điện tử có chữ ký số)
Bàn giao công việc và thiết bị: Quy trình bàn giao tài liệu điện tử, tài khoản, thiết bị
Xóa dữ liệu: Nghĩa vụ xóa dữ liệu doanh nghiệp khỏi thiết bị cá nhân của người lao động
Thời hạn bàn giao: Thỏa thuận rõ thời hạn hoàn trả thiết bị, đặc biệt khi người lao động ở xa

Rủi ro pháp lý và cách phòng tránh

Đối với doanh nghiệp

Rủi ro bảo mật: Dữ liệu doanh nghiệp có thể bị rò rỉ khi nhân viên sử dụng mạng wifi công cộng hoặc thiết bị không an toàn. Giải pháp: Yêu cầu sử dụng VPN, mã hóa dữ liệu, ký cam kết bảo mật.
Rủi ro về quản lý thời giờ làm việc: Khó kiểm soát giờ làm việc thực tế, dễ phát sinh tranh chấp về làm thêm giờ. Giải pháp: Sử dụng phần mềm chấm công trực tuyến, quy định rõ về báo cáo công việc.
Rủi ro về tai nạn lao động: Như phân tích ở trên. Giải pháp: Hướng dẫn an toàn lao động tại nhà, mua bảo hiểm bổ sung.

Đối với người lao động

Rủi ro về quyền riêng tư: Phần mềm giám sát có thể xâm phạm quyền riêng tư. Giải pháp: Yêu cầu doanh nghiệp minh bạch về phạm vi giám sát, chỉ cài phần mềm giám sát trên thiết bị công ty.
Rủi ro về "quyền ngắt kết nối": Bị yêu cầu làm việc ngoài giờ không được trả lương. Giải pháp: Thỏa thuận rõ trong hợp đồng về thời gian online bắt buộc.
Rủi ro về chi phí: Phải tự chi trả chi phí internet, điện, thiết bị. Giải pháp: Thỏa thuận phụ cấp remote work trong hợp đồng.

Kinh nghiệm thực tiễn từ Luật Taga

Trong quá trình tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy một số vấn đề thường gặp:

Trường hợp 1: Không có thỏa thuận rõ ràng

Một công ty công nghệ tại TP.HCM cho phép nhân viên remote nhưng không sửa đổi hợp đồng lao động. Khi xảy ra tranh chấp về chi phí thiết bị và làm thêm giờ, công ty không có căn cứ pháp lý để giải quyết. Bài học: luôn ký phụ lục hợp đồng khi chuyển sang hình thức remote.

Trường hợp 2: Nhân viên remote từ nước ngoài

Một doanh nghiệp thuê lập trình viên Việt Nam làm việc từ Thái Lan. Vấn đề phát sinh: nghĩa vụ thuế tại Thái Lan, bảo hiểm xã hội không thể đóng do không có mặt tại Việt Nam, luật lao động nước nào áp dụng? Bài học: cần tư vấn pháp lý chuyên sâu trước khi triển khai remote xuyên biên giới.

Trường hợp 3: Tranh chấp về giờ làm việc

Nhân viên kiện doanh nghiệp đòi tiền làm thêm giờ, viện dẫn tin nhắn công việc được gửi lúc 22h đêm. Doanh nghiệp cho rằng nhân viên tự sắp xếp giờ làm việc linh hoạt. Tòa án có xu hướng bảo vệ người lao động khi không có thỏa thuận rõ ràng. Bài học: quy định rõ khung giờ làm việc và cách tính giờ làm thêm.

Xu hướng pháp luật trong tương lai

Nhiều quốc gia đã ban hành luật riêng về làm việc từ xa, ví dụ:

Pháp: Luật "Quyền ngắt kết nối" (Right to Disconnect) từ năm 2017
Tây Ban Nha: Nghị định về làm việc từ xa (Royal Decree-Law 28/2020)
Colombia: Luật Làm việc từ xa (Ley 2121 de 2021)

Việt Nam đang trong quá trình nghiên cứu, hoàn thiện khung pháp lý về vấn đề này. Dự kiến các quy định về làm việc từ xa sẽ được bổ sung trong các nghị định hướng dẫn hoặc sửa đổi Bộ luật Lao động trong thời gian tới.

Checklist cho doanh nghiệp triển khai remote work

Rà soát và bổ sung điều khoản remote trong hợp đồng lao động hoặc ký phụ lục hợp đồng
Ban hành quy chế làm việc từ xa (remote work policy) trong nội quy lao động
Đăng ký nội quy lao động đã sửa đổi với cơ quan quản lý lao động theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019
Thiết lập hệ thống chấm công, quản lý công việc trực tuyến
Xây dựng quy trình bảo mật thông tin cho làm việc từ xa
Thỏa thuận rõ về phụ cấp, chi phí thiết bị, internet
Hướng dẫn an toàn vệ sinh lao động tại nơi làm việc remote
Mua bảo hiểm bổ sung cho người lao động remote (nếu cần)
Đào tạo quản lý về kỹ năng quản lý nhân sự từ xa
Tham vấn ý kiến tổ chức đại diện người lao động khi ban hành chính sách remote

Kết luận

Làm việc từ xa là xu hướng không thể đảo ngược trong thị trường lao động Việt Nam. Mặc dù pháp luật hiện hành chưa có quy định riêng biệt, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng khung pháp lý nội bộ vững chắc thông qua hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và nội quy lao động.

Điều quan trọng nhất là thỏa thuận rõ ràng, chi tiết về mọi khía cạnh của việc làm việc từ xa – từ địa điểm, thời giờ làm việc, trang thiết bị, bảo mật đến chấm dứt hợp đồng. Sự rõ ràng trong thỏa thuận sẽ giúp phòng tránh tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả hai bên.

Luật Taga với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp:

Soạn thảo hợp đồng lao động remote, phụ lục hợp đồng
Xây dựng quy chế làm việc từ xa phù hợp pháp luật
Tư vấn về bảo hiểm xã hội, thuế cho lao động remote
Giải quyết tranh chấp lao động liên quan đến làm việc từ xa

Liên hệ ngay hotline 0968.856.464 hoặc truy cập luattaga.vn để được tư vấn miễn phí. Đừng để khoảng trống pháp lý trở thành rủi ro cho doanh nghiệp của bạn!

Quy định về làm việc từ xa và hợp đồng lao động remote tại Việt Nam