Quy trình sa thải và đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Tổng quan về chấm dứt hợp đồng lao động

Trong thực tiễn quản trị nhân sự, việc chấm dứt hợp đồng lao động là một trong những vấn đề pháp lý phức tạp và nhạy cảm nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt. Nếu thực hiện không đúng quy trình, người sử dụng lao động có thể phải bồi thường thiệt hại, nhận lại người lao động và chịu các hậu quả pháp lý nghiêm trọng khác.

Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021) phân biệt rõ ràng giữa sa thải (hình thức xử lý kỷ luật lao động) và đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (quyền chấm dứt hợp đồng của một bên). Đây là hai chế định pháp lý hoàn toàn khác nhau về căn cứ, trình tự và hậu quả pháp lý.

Lưu ý quan trọng: Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa sa thải và đơn phương chấm dứt hợp đồng, dẫn đến áp dụng sai quy trình và phát sinh tranh chấp. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từng trường hợp để doanh nghiệp có cơ sở pháp lý vững chắc khi xử lý.

Sa thải – Hình thức kỷ luật lao động nặng nhất

Căn cứ sa thải theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019

Sa thải là hình thức xử lý kỷ luật lao động nặng nhất, chỉ được áp dụng trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc

Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc. Đây là các hành vi vi phạm nghiêm trọng, không cần xét đến giá trị tài sản hay mức độ thương tích.

Trường hợp 2: Tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động

Hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích.

Trường hợp 3: Quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật. Tái phạm là trường hợp người lao động lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật mà chưa được xóa kỷ luật theo quy định tại Điều 126.

Trường hợp 4: Tự ý bỏ việc

Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng.

Các trường hợp được coi là có lý do chính đáng bao gồm: thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở y tế, và các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động.

Trình tự, thủ tục sa thải

Đây là phần cực kỳ quan trọng mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua, dẫn đến quyết định sa thải bị tuyên vô hiệu. Theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy trình sa thải phải tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản vi phạm

Khi phát hiện hành vi vi phạm, người sử dụng lao động phải lập biên bản vi phạm ngay tại thời điểm xảy ra vi phạm. Biên bản cần ghi rõ:

Thời gian, địa điểm lập biên bản
Hành vi vi phạm cụ thể
Người chứng kiến (nếu có)
Ý kiến của người lao động vi phạm
Chữ ký của các bên liên quan

Bước 2: Thu thập chứng cứ

Người sử dụng lao động có trách nhiệm chứng minh lỗi của người lao động. Các chứng cứ cần thu thập bao gồm:

Camera giám sát, email, tin nhắn
Lời khai nhân chứng
Tài liệu, sổ sách liên quan
Kết luận của cơ quan chuyên môn (nếu cần)

Bước 3: Tổ chức họp xử lý kỷ luật

Đây là bước bắt buộc và có tính chất quyết định. Theo Điều 122, cuộc họp xử lý kỷ luật phải đảm bảo:

Yêu cầu	Chi tiết
Thông báo	Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp
Nội dung thông báo	Thời gian, địa điểm, họ tên người bị xử lý, hành vi vi phạm
Thành phần bắt buộc	Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có)
Quyền của NLĐ	Được biết, được tự bào chữa, được nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện bào chữa
Biên bản họp	Phải lập biên bản, có chữ ký các thành phần tham dự

Thực tiễn: Nếu người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động không đến họp sau 03 lần thông báo hợp lệ, người sử dụng lao động vẫn có quyền tiến hành xử lý kỷ luật. Tuy nhiên, phải lưu giữ đầy đủ bằng chứng về việc đã thông báo hợp lệ.

Bước 4: Ra quyết định sa thải

Quyết định sa thải phải được ban hành trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo Điều 123:

Thời hiệu chung: 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm
Thời hiệu đặc biệt: 12 tháng đối với hành vi vi phạm liên quan đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ

Quyết định sa thải phải được gửi đến người lao động và các bên liên quan.

Những sai lầm phổ biến khi sa thải

Từ kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy các sai lầm thường gặp:

Không lập biên bản vi phạm hoặc lập biên bản không đúng thời điểm
Không tổ chức họp xử lý kỷ luật hoặc không mời tổ chức công đoàn
Sa thải quá thời hiệu xử lý kỷ luật
Áp dụng căn cứ sa thải không đúng với quy định tại Điều 125
Nội quy lao động chưa đăng ký với cơ quan quản lý lao động

Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động từ phía người sử dụng lao động

Căn cứ đơn phương chấm dứt theo Điều 36 Bộ luật Lao động 2019

Khác với sa thải, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là quyền chủ động chấm dứt quan hệ lao động của người sử dụng lao động, áp dụng trong các trường hợp:

1. Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động

Điều kiện: Mức độ hoàn thành công việc phải được xác định theo tiêu chí đánh giá trong quy chế của doanh nghiệp. Quy chế đánh giá phải được ban hành sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

2. Người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị liên tục một thời gian nhất định

Hợp đồng không xác định thời hạn: 12 tháng liên tục
Hợp đồng xác định thời hạn (12–36 tháng): 06 tháng liên tục
Hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng: quá nửa thời hạn hợp đồng

3. Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa hoặc di dời, thu hẹp sản xuất kinh doanh

Người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc.

4. Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn tạm hoãn hợp đồng

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn hợp đồng lao động mà người lao động không có mặt.

5. Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu (trừ trường hợp có thỏa thuận khác)

6. Người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên.

7. Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng lao động, làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng.

Nghĩa vụ báo trước khi đơn phương chấm dứt

Đây là yêu cầu bắt buộc mà người sử dụng lao động phải tuân thủ:

Loại hợp đồng	Thời gian báo trước
Không xác định thời hạn	Ít nhất 45 ngày
Xác định thời hạn (12–36 tháng)	Ít nhất 30 ngày
Xác định thời hạn dưới 12 tháng	Ít nhất 03 ngày làm việc
Một số ngành nghề đặc thù	Theo quy định của Chính phủ

Ngoại lệ: Không cần báo trước trong trường hợp người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn tạm hoãn hợp đồng (khoản 4) và tự ý bỏ việc (khoản 6).

Các trường hợp không được đơn phương chấm dứt – Điều 37

Người sử dụng lao động không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp:

Người lao động ốm đau hoặc bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định của cơ sở y tế (trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 36)
Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng và các trường hợp nghỉ khác được người sử dụng lao động đồng ý
Lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi
Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản theo quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội

So sánh sa thải và đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Tiêu chí	Sa thải	Đơn phương chấm dứt HĐLĐ
Bản chất	Kỷ luật lao động	Chấm dứt hợp đồng
Căn cứ pháp lý	Điều 125 BLLĐ 2019	Điều 36 BLLĐ 2019
Yêu cầu về lỗi	Có lỗi của NLĐ	Không nhất thiết có lỗi
Thủ tục	Phải họp kỷ luật	Thông báo trước
Trợ cấp thôi việc	Không phải trả	Phải trả (nếu đủ điều kiện)
Thời hiệu	6 hoặc 12 tháng	Không có thời hiệu

Trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm

Trợ cấp thôi việc (Điều 46)

Khi chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp (trừ sa thải), người sử dụng lao động có trách nhiệm trả trợ cấp thôi việc cho người lao động đã làm việc thường xuyên cho mình từ đủ 12 tháng trở lên:

Mức trợ cấp: Mỗi năm làm việc được 1/2 tháng tiền lương
Thời gian làm việc để tính: Tổng thời gian làm việc thực tế trừ đi thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm
Tiền lương tính: Tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề trước khi chấm dứt

Trợ cấp mất việc làm (Điều 47)

Áp dụng khi người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế, hoặc khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập:

Mức trợ cấp: Mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương, tối thiểu 02 tháng tiền lương

Hậu quả pháp lý của việc sa thải, đơn phương chấm dứt trái pháp luật

Theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019, nếu người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật:

Phải nhận lại người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng đã giao kết
Phải trả tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong những ngày người lao động không được làm việc
Phải trả thêm ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động
Nếu người lao động không muốn quay lại làm việc, ngoài các khoản trên, còn phải trả trợ cấp thôi việc
Nếu người sử dụng lao động không muốn nhận lại, phải thỏa thuận bồi thường thêm ít nhất 02 tháng tiền lương ngoài trợ cấp thôi việc

Ví dụ thực tế: Một công ty sản xuất tại Bình Dương sa thải nhân viên kế toán vì lý do "không hoàn thành công việc" nhưng không có quy chế đánh giá, không tổ chức họp kỷ luật. Tòa án tuyên sa thải trái pháp luật, công ty phải bồi thường hơn 180 triệu đồng bao gồm tiền lương trong thời gian không được làm việc (14 tháng) và 02 tháng tiền lương bổ sung.

Khuyến nghị thực tiễn cho doanh nghiệp

Xây dựng hệ thống nội quy lao động chặt chẽ

Ban hành nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở (bắt buộc với doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên)
Quy định cụ thể các hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật tương ứng
Xây dựng quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc với tiêu chí rõ ràng, đo lường được

Lưu trữ hồ sơ đầy đủ

Biên bản vi phạm, biên bản họp xử lý kỷ luật
Thông báo mời họp, xác nhận đã gửi thông báo
Ý kiến của tổ chức đại diện người lao động
Quyết định kỷ luật, quyết định chấm dứt hợp đồng
Bảng chấm công, đánh giá hiệu suất công việc

Tham vấn pháp lý trước khi quyết định

Với mức bồi thường cao khi bị tuyên là chấm dứt trái pháp luật, chi phí thuê luật sư tư vấn trước khi ra quyết định sa thải hoặc đơn phương chấm dứt là khoản đầu tư hoàn toàn xứng đáng. Một quyết định sa thải trái pháp luật có thể khiến doanh nghiệp mất hàng trăm triệu đồng, chưa kể ảnh hưởng đến uy tín và văn hóa doanh nghiệp.

Kết luận

Sa thải và đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là hai công cụ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp quản lý nhân sự. Tuy nhiên, việc áp dụng đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về pháp luật lao động và tuân thủ nghiêm ngặt về trình tự, thủ tục. Bất kỳ sai sót nào trong quy trình đều có thể dẫn đến hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng.

Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hệ thống nội quy lao động hoàn chỉnh, quy trình xử lý kỷ luật rõ ràng và luôn tham vấn chuyên gia pháp lý trước khi đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến chấm dứt quan hệ lao động.

Luật Taga với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động, sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp:

Soạn thảo nội quy lao động, quy chế đánh giá nhân sự
Tư vấn quy trình xử lý kỷ luật lao động, sa thải đúng pháp luật
Đại diện giải quyết tranh chấp lao động tại cơ quan hòa giải, trọng tài và tòa án
Đào tạo pháp luật lao động cho bộ phận nhân sự doanh nghiệp

Liên hệ ngay Hotline: 0968.856.464 hoặc truy cập luattaga.vn để được tư vấn miễn phí!

Quy trình sa thải và đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo pháp luật Việt Nam