Việc cần làm sau khi thành lập công ty: Checklist thuế, ngân hàng, hóa đơn, BHXH và nhãn hiệu 2026

Việc cần làm sau khi thành lập công ty: vì sao cần một checklist?

Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa có nghĩa là công ty đã sẵn sàng hoạt động. Việc cần làm sau khi thành lập công ty gồm nhiều nghĩa vụ có thời hạn: góp đủ vốn, thiết lập tài khoản thuế điện tử, đăng ký hóa đơn điện tử, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký BHXH cho người lao động và bảo hộ thương hiệu. Bỏ sót một mục có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt, không được khấu trừ thuế hoặc mất quyền với chính thương hiệu của mình.

Từ 2025 đến 2026, khung pháp lý thay đổi khá nhiều. Đáng chú ý: Luật Doanh nghiệp sửa đổi số 76/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2025), Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP (hiệu lực 23/7/2026), Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026), việc bãi bỏ lệ phí môn bài từ 01/01/2026 và Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi số 131/2025/QH15 (hiệu lực 01/4/2026). Checklist dưới đây được cập nhật theo các văn bản này.

Nếu chưa thành lập công ty, bạn có thể tham khảo dịch vụ thành lập công ty trọn gói của Luật Taga để xử lý từ khâu đăng ký đến các thủ tục sau đăng ký.

Bảng tóm tắt checklist sau thành lập

STT	Việc cần làm	Thời hạn / thời điểm	Căn cứ chính
1	Treo tên doanh nghiệp tại trụ sở; làm con dấu (nếu cần)	Ngay khi bắt đầu hoạt động	Điều 37, Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020
2	Góp đủ vốn điều lệ đã đăng ký	90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận	Điều 47, 75, 113 Luật Doanh nghiệp 2020
3	Kê khai, cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi	Khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp	Luật 76/2025/QH15; Nghị định 168/2025, 296/2026
4	Mở tài khoản thanh toán đứng tên công ty	Trước khi phát sinh giao dịch	Luật Thuế GTGT 2024; Luật Thuế TNDN 2025
5	Chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, kê khai thuế	Trước kỳ khai thuế đầu tiên	Luật Quản lý thuế 2025; Nghị định 252/2026/NĐ-CP
6	Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử	Trước khi bán hàng, cung cấp dịch vụ	Nghị định 123/2020, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025
7	Ký hợp đồng lao động, đăng ký BHXH	30 ngày kể từ khi người lao động thuộc diện tham gia	Điều 28 Luật BHXH 2024
8	Nộp đơn đăng ký nhãn hiệu	Càng sớm càng tốt (nguyên tắc nộp đơn đầu tiên)	Luật SHTT, sửa đổi bởi Luật 131/2025/QH15

1. Hoàn thiện hồ sơ nội bộ và hiện diện pháp lý

Treo tên doanh nghiệp và con dấu

Theo khoản 3 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Về con dấu, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung (Điều 43); dấu có thể là dấu khắc hoặc chữ ký số. Doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu. Chi tiết xem thêm bài quy định mới về con dấu doanh nghiệp 2026.

Lưu giữ hồ sơ và quản trị nội bộ

Công ty cần lập và lưu giữ Điều lệ, sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông, giấy chứng nhận phần vốn góp hoặc cổ phiếu, các quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán. Điều lệ soạn theo mẫu chung thường không lường trước tranh chấp nội bộ; nên rà soát lại ngay giai đoạn đầu theo hướng dẫn tại bài soạn thảo Điều lệ công ty.

Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 bổ sung khái niệm chủ sở hữu hưởng lợi: cá nhân có quyền sở hữu thực tế vốn điều lệ hoặc quyền chi phối doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải thu thập, cập nhật, lưu giữ thông tin này và cung cấp cho cơ quan nhà nước khi được yêu cầu. Nghị định 296/2026/NĐ-CP xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo thứ tự ba tiêu chí: sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc quyền biểu quyết trở lên (trực tiếp hoặc gián tiếp); có quyền chi phối thực tế các quyết định quan trọng; nếu không xác định được theo hai tiêu chí trên thì người quản lý có quyền hạn cao nhất được coi là chủ sở hữu hưởng lợi. Nghị định này cũng cấm thỏa thuận đứng tên góp vốn thay cho người khác.

Lưu ý thực tiễn: Nếu công ty có cổ đông là pháp nhân, hãy rà soát cơ cấu sở hữu qua các tầng trung gian ngay từ đầu. Mô hình nhờ người thân đứng tên góp vốn, vốn khá phổ biến trước đây, nay có rủi ro pháp lý rõ ràng.

2. Góp đủ vốn điều lệ trong 90 ngày

Thành viên, cổ đông sáng lập hoặc chủ sở hữu phải góp đủ phần vốn đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Điều 47, 75, 113 Luật Doanh nghiệp 2020). Thời gian này không tính thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn và thời gian làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản. Điều lệ có thể quy định thời hạn ngắn hơn nhưng không được dài hơn.

Nếu hết thời hạn mà chưa góp đủ, công ty phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ, tỷ lệ phần vốn góp hoặc số cổ phần cho bằng số vốn thực góp trong thời hạn luật định.

Lưu ý thực tiễn: Nên góp vốn bằng tiền qua chuyển khoản vào tài khoản công ty, ghi rõ nội dung góp vốn. Đây là chứng cứ quan trọng khi xảy ra tranh chấp giữa các thành viên, khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi gọi vốn sau này.

3. Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty

Việc mở tài khoản thanh toán đứng tên doanh nghiệp gần như là bắt buộc trên thực tế vì hai lý do thuế:

• Thuế GTGT: Theo Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025) và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Thuế TNDN: Chi phí được trừ cũng đòi hỏi chứng từ thanh toán phù hợp theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15.

Theo Luật Quản lý thuế 2025, ngân hàng có trách nhiệm ghi mã số thuế trong hồ sơ mở tài khoản và chứng từ giao dịch của người nộp thuế. Bạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc có cần cập nhật thông tin tài khoản trong hồ sơ đăng ký thuế hay không, vì biểu mẫu đã thay đổi từ 01/7/2026.

Lưu ý thực tiễn: Tách bạch tài khoản công ty và tài khoản cá nhân của giám đốc. Dòng tiền lẫn lộn là nguyên nhân thường gặp khiến chi phí bị loại khi quyết toán và tạo rủi ro về giao dịch với người có liên quan.

4. Thiết lập nghĩa vụ thuế

Chữ ký số và tài khoản thuế điện tử

Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế. Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số và tài khoản giao dịch thuế điện tử để nộp tờ khai, nộp thuế trực tuyến. Từ 01/7/2026, Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC thay thế khung cũ (Luật 38/2019/QH14 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP), nên kế toán cần dùng biểu mẫu mới.

Lệ phí môn bài: đã bãi bỏ từ 01/01/2026

Theo khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, việc thu, nộp lệ phí môn bài chấm dứt từ ngày 01/01/2026. Doanh nghiệp thành lập trong năm 2026 không phải khai, nộp lệ phí môn bài. Tuy vậy, khoản môn bài còn nợ của các năm trước 2026 (nếu có) vẫn phải nộp.

Thuế GTGT, TNDN, TNCN

• Thuế GTGT: Xác định phương pháp tính thuế (khấu trừ hoặc trực tiếp) và kỳ khai thuế theo hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý.
• Thuế TNDN: Theo Điều 10 Luật 67/2025/QH15, thuế suất chuẩn là 20%; doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng áp dụng 15%; trên 3 tỷ đến không quá 50 tỷ đồng áp dụng 17%. Doanh thu làm căn cứ là doanh thu của kỳ tính thuế trước liền kề.
• Thuế TNCN: Công ty có trả lương phải khấu trừ, khai và quyết toán thuế TNCN thay người lao động.

Lưu ý thực tiễn: Kể cả khi chưa phát sinh doanh thu, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai đúng hạn. Chậm nộp tờ khai đầu kỳ là lỗi rất phổ biến của công ty mới và bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

5. Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025), quy định doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Các bước cơ bản:

1. Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã kết nối với cơ quan thuế.
2. Gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chờ cơ quan thuế chấp nhận.
3. Thiết lập mẫu hóa đơn, ký hiệu, và quy trình xuất hóa đơn đúng thời điểm.

Nghị định 70/2025 bổ sung các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có doanh nghiệp được thành lập để mua bán hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Doanh nghiệp mới cần bảo đảm trụ sở thực tế, người đại diện liên lạc được và hoạt động kinh doanh có thật, để tránh bị cơ quan thuế xác minh, tạm dừng hóa đơn.

6. Lao động, BHXH và hợp đồng

Hợp đồng lao động và BHXH bắt buộc

Khi tuyển người lao động, công ty phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo Bộ luật Lao động 2019. Theo Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15, hiệu lực 01/7/2025), người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho cơ quan BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia.

Tổng mức đóng BHXH, BHYT, BHTN phía người sử dụng lao động là 21,5% và phía người lao động là 10,5% tiền lương làm căn cứ đóng. Tiền lương làm căn cứ đóng không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Lưu ý: giám đốc công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ, nếu có hưởng lương, cũng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo Luật BHXH 2024.

Nội quy lao động và hợp đồng thương mại

Người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền (Điều 118, 119 Bộ luật Lao động 2019). Ngoài ra, nên chuẩn hóa sớm hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ và thỏa thuận bảo mật. Luật Taga hỗ trợ tư vấn, soạn thảo hợp đồng phù hợp từng mô hình kinh doanh.

7. Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu: việc thường bị bỏ quên

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng tên công ty đã được đăng ký thì thương hiệu đã được bảo hộ. Đây là hiểu lầm. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ ghi nhận tên doanh nghiệp. Quyền với nhãn hiệu (logo, tên thương mại dùng trên sản phẩm, dịch vụ) chỉ phát sinh khi được Cục Sở hữu trí tuệ cấp văn bằng bảo hộ, theo nguyên tắc ai nộp đơn trước được ưu tiên xem xét trước.

Theo Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi số 131/2025/QH15 (hiệu lực 01/4/2026):

• Thời hạn thẩm định nội dung đơn nhãn hiệu rút ngắn còn 05 tháng kể từ ngày công bố đơn.
• Người nộp đơn có thể yêu cầu thẩm định nội dung nhanh trong 03 tháng trong các trường hợp do Chính phủ quy định.

Thời gian xử lý được rút ngắn, nhưng nhãn hiệu vẫn có thể bị từ chối nếu trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã nộp trước. Vì vậy, nên tra cứu khả năng đăng ký trước khi in bao bì, làm biển hiệu hoặc chạy quảng cáo. Xem hướng dẫn chi tiết tại bài đăng ký thương hiệu và bảo hộ tên doanh nghiệp hoặc dịch vụ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu của Luật Taga.

Lưu ý thực tiễn: Nên nộp đơn nhãn hiệu đứng tên công ty, không đứng tên cá nhân sáng lập, trừ khi có chiến lược sở hữu riêng (ví dụ để cấp phép cho nhiều công ty). Nhãn hiệu đứng tên cá nhân dễ dẫn đến tranh chấp khi các thành viên chia tay hoặc khi công ty gọi vốn, thẩm định pháp lý.

8. Các việc khác tùy ngành nghề

• Ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Phải đáp ứng điều kiện, xin giấy phép con (nếu có) trước khi hoạt động.
• Kinh doanh trực tuyến: Thực hiện thủ tục thông báo, đăng ký website thương mại điện tử và tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân khi thu thập thông tin khách hàng.
• Mã số mã vạch: Cần cho sản phẩm phân phối qua siêu thị, sàn thương mại điện tử.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2025).
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP (hiệu lực 23/7/2026).
• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026); Nghị định 252/2026/NĐ-CP; Thông tư 89/2026/TT-BTC.
• Nghị quyết 198/2025/QH15 (khoản 7 Điều 10: chấm dứt thu lệ phí môn bài từ 01/01/2026).
• Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15; Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
• Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14; Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15.
• Luật Sở hữu trí tuệ 2005, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 131/2025/QH15 (hiệu lực 01/4/2026).

Luật Taga đồng hành sau thành lập

Giai đoạn đầu sau thành lập quyết định nền tảng pháp lý lâu dài của doanh nghiệp. Luật Taga hỗ trợ trọn gói: thành lập công ty, rà soát Điều lệ, tư vấn góp vốn và chủ sở hữu hưởng lợi, soạn hợp đồng, đăng ký nhãn hiệu trong nước và quốc tế.

Liên hệ hotline 0968 856 464 hoặc gửi yêu cầu qua trang liên hệ để được luật sư tư vấn cụ thể cho trường hợp của bạn.