Gửi thư cảnh báo xâm phạm nhãn hiệu: Nội dung cần có và rủi ro pháp lý

Khi phát hiện đối thủ dùng dấu hiệu giống thương hiệu của mình, phản xạ đầu tiên của nhiều doanh nghiệp là gửi thư cảnh báo xâm phạm nhãn hiệu. Đây là công cụ tự bảo vệ hợp pháp, chi phí thấp và thường giải quyết được vụ việc mà không phải ra cơ quan nhà nước. Tuy vậy, một lá thư soạn vội, sai căn cứ hoặc lời lẽ đe dọa có thể khiến chính người gửi rơi vào thế bị động, thậm chí phải bồi thường. Bài viết phân tích căn cứ pháp lý, nội dung cần có và rủi ro của thư cảnh báo.

Thư cảnh báo xâm phạm nhãn hiệu là gì?

Thư cảnh báo (còn gọi là thư yêu cầu chấm dứt hành vi xâm phạm, cease and desist letter) là văn bản do chủ sở hữu nhãn hiệu hoặc người được ủy quyền gửi trực tiếp tới bên bị cho là xâm phạm, yêu cầu họ ngừng sử dụng dấu hiệu trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn, đồng thời đề xuất cách khắc phục.

Thư cảnh báo không phải quyết định hành chính hay bản án, nên không có giá trị cưỡng chế; bên nhận có thể im lặng hoặc từ chối. Giá trị của thư nằm ở chỗ: thông báo chính thức để bên kia không thể viện cớ "không biết", tạo chứng cứ về thiện chí và mốc thời gian, đồng thời mở cơ hội thương lượng (đổi nhãn, thu hồi hàng, li-xăng, bồi thường).

Căn cứ pháp lý của việc gửi thư cảnh báo

Quyền tự bảo vệ theo Điều 198 Luật Sở hữu trí tuệ

Điều 198 Luật Sở hữu trí tuệ (văn bản hợp nhất sau các lần sửa đổi 2009, 2019, 2022 và 2025) ghi nhận quyền tự bảo vệ của chủ thể quyền, trong đó có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân có hành vi xâm phạm chấm dứt hành vi xâm phạm, xin lỗi, cải chính công khai, bồi thường thiệt hại. Luật sửa đổi số 131/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/4/2026) đã thay cụm từ "môi trường mạng viễn thông và mạng Internet" bằng "không gian mạng" tại điểm b khoản 1 Điều 198, nhấn mạnh việc áp dụng biện pháp tự bảo vệ đối với hành vi xâm phạm trực tuyến. Thư cảnh báo chính là hình thức thực hiện quyền "yêu cầu" này.

Phải có quyền hợp lệ đối với nhãn hiệu

Tại Việt Nam, quyền đối với nhãn hiệu về nguyên tắc được xác lập trên cơ sở quyết định cấp văn bằng bảo hộ của Cục Sở hữu trí tuệ (trừ nhãn hiệu nổi tiếng). Vì vậy, trước khi gửi thư, cần kiểm tra:

• Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu còn hiệu lực (đã gia hạn đúng hạn, chưa bị chấm dứt hoặc hủy bỏ);
• Phạm vi bảo hộ: mẫu nhãn, màu sắc, các yếu tố loại trừ bảo hộ và danh mục hàng hóa/dịch vụ theo Bảng phân loại Nice;
• Người gửi có đúng là chủ văn bằng hoặc người được chủ văn bằng ủy quyền/cấp li-xăng có quyền thực thi hay không.

Nếu nhãn hiệu mới ở dạng đơn đăng ký, bạn chưa có độc quyền để yêu cầu chấm dứt; chỉ nên gửi thư mang tính thông báo và cân nhắc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu bổ sung cho các nhóm còn thiếu.

Hành vi bị coi là xâm phạm

Theo Điều 129 Luật Sở hữu trí tuệ, hành vi xâm phạm quyền đối với nhãn hiệu là việc sử dụng dấu hiệu trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu được bảo hộ cho hàng hóa, dịch vụ trùng hoặc tương tự, mà không được phép của chủ sở hữu, khi việc sử dụng đó có khả năng gây nhầm lẫn về nguồn gốc. Nhãn hiệu nổi tiếng được bảo vệ cả với hàng hóa, dịch vụ không tương tự.

Nội dung cần có trong thư cảnh báo xâm phạm nhãn hiệu

Một lá thư hiệu quả cần chính xác, có căn cứ và để lại đường lui cho cả hai bên. Bảng dưới tóm tắt các phần nên có:

Phần	Nội dung chính	Lưu ý
Thông tin các bên	Tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp của người gửi và người nhận	Gửi đúng pháp nhân/hộ kinh doanh đang sử dụng dấu hiệu
Căn cứ quyền	Số văn bằng, ngày cấp, mẫu nhãn, nhóm hàng hóa/dịch vụ	Đính kèm bản sao văn bằng
Mô tả hành vi	Dấu hiệu bị sử dụng, sản phẩm, địa điểm, website, gian hàng trực tuyến, thời điểm phát hiện	Chỉ nêu dữ kiện đã có chứng cứ
Phân tích pháp lý	Viện dẫn Điều 129, Điều 198 Luật SHTT; so sánh dấu hiệu và hàng hóa	Tránh kết luận tuyệt đối khi chưa có giám định
Yêu cầu cụ thể	Ngừng sử dụng, gỡ bỏ nội dung trên không gian mạng, thu hồi/tiêu hủy nhãn mác, cam kết bằng văn bản	Yêu cầu phải tương xứng với hành vi
Thời hạn phản hồi	Thời hạn hợp lý để bên kia trả lời và khắc phục	Không nên đặt thời hạn quá ngắn mang tính ép buộc
Hướng xử lý tiếp	Nêu khả năng yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xử lý hoặc khởi kiện	Trình bày như quyền lựa chọn, không đe dọa

Chứng cứ đi kèm

Thư nên dựa trên chứng cứ thu thập trước: ảnh sản phẩm, hóa đơn mua hàng, ảnh chụp màn hình có ghi thời gian, vi bằng do Thừa phát lại lập. Nếu dấu hiệu chỉ tương tự, nên cân nhắc giám định sở hữu trí tuệ trước.

Văn phong và hình thức

Dùng giọng điệu chuyên nghiệp, tránh từ ngữ xúc phạm như "ăn cắp", "lừa đảo"; gửi bằng phương thức có xác nhận và lưu bằng chứng gửi. Nếu luật sư gửi thay, cần có giấy ủy quyền của chủ nhãn hiệu.

Rủi ro khi gửi thư cảnh báo xâm phạm nhãn hiệu

1. Bị phản tố hoặc yêu cầu hủy bỏ văn bằng

Nhận thư, bên kia có thể rà soát nhãn hiệu của bạn và yêu cầu chấm dứt hoặc hủy bỏ hiệu lực văn bằng nếu nhãn hiệu không được sử dụng trong thời gian luật định hoặc được cấp thiếu căn cứ. Xem thêm quy trình tại bài Thủ tục hủy bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ nhãn hiệu.

2. Trách nhiệm do lạm dụng thủ tục bảo vệ quyền

Luật Sở hữu trí tuệ quy định tổ chức, cá nhân lạm dụng thủ tục bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ gây thiệt hại cho người khác thì bên bị thiệt hại có quyền yêu cầu Tòa án buộc bồi thường, bao gồm cả chi phí hợp lý để thuê luật sư. Bên bị kiện được kết luận không xâm phạm cũng có thể yêu cầu nguyên đơn thanh toán chi phí thuê luật sư hợp lý. Thư cảnh báo dựa trên quyền không tồn tại hoặc cố ý phóng đại phạm vi bảo hộ là rủi ro thực sự.

3. Cạnh tranh không lành mạnh và xâm phạm uy tín

Nếu nội dung cảnh báo được gửi cho khách hàng, đại lý, nhà phân phối hoặc đăng công khai với thông tin không trung thực về đối thủ, hành vi này có thể bị coi là gièm pha doanh nghiệp khác theo Luật Cạnh tranh 2018, hoặc xâm phạm uy tín của pháp nhân theo Bộ luật Dân sự 2015. Trường hợp nghiêm trọng, việc loan truyền thông tin sai sự thật còn có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự.

4. "Đánh động" bên vi phạm

Với cơ sở sản xuất hàng giả quy mô lớn, thư cảnh báo có thể khiến họ tẩu tán hàng hóa trước khi bị kiểm tra; khi đó nên gửi đơn yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xử lý ngay. Tham khảo thêm cách xử lý hàng giả hàng nhái xâm phạm sở hữu trí tuệ.

Khi nào nên gửi thư, khi nào nên chuyển thẳng sang biện pháp khác?

Tình huống	Hướng xử lý gợi ý
Doanh nghiệp nhỏ, có thể vô tình sử dụng dấu hiệu tương tự	Gửi thư cảnh báo, đề xuất thời gian chuyển đổi nhãn
Gian hàng trên sàn thương mại điện tử, mạng xã hội	Gửi thư kết hợp khiếu nại theo cơ chế của nền tảng (xem xử lý xâm phạm nhãn hiệu trên sàn TMĐT)
Cơ sở sản xuất, buôn bán hàng giả mạo nhãn hiệu	Cân nhắc yêu cầu cơ quan chức năng xử lý ngay thay vì gửi thư trước
Bên kia cũng có văn bằng/đơn đăng ký cho dấu hiệu tương tự	Đánh giá kỹ hiệu lực hai bên, có thể kết hợp phản đối đơn hoặc yêu cầu hủy bỏ
Thiệt hại lớn, cần bồi thường	Thư cảnh báo làm tiền đề thương lượng; chuẩn bị hồ sơ khởi kiện

Nếu bên vi phạm không chấm dứt hành vi

Khi thư cảnh báo không mang lại kết quả, chủ nhãn hiệu có thể lựa chọn:

• Biện pháp hành chính: yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền (Quản lý thị trường, Thanh tra khoa học và công nghệ, Công an, Hải quan, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh…) xử phạt theo Nghị định 99/2013/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP, Nghị định 46/2024/NĐ-CP và gần nhất là Nghị định 186/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/7/2026). Nghị định này bổ sung thẩm quyền xử phạt của Cục trưởng Cục Sở hữu trí tuệ và biện pháp ngăn chặn truy cập tên miền xâm phạm. Mức phạt tiền tối đa trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp là 250 triệu đồng đối với cá nhân và gấp đôi đối với tổ chức.
• Biện pháp dân sự: khởi kiện tại Tòa án yêu cầu chấm dứt hành vi, xin lỗi, cải chính và bồi thường thiệt hại. Theo Luật 131/2025/QH15, trường hợp không xác định được thiệt hại vật chất theo các căn cứ luật định, Tòa án ấn định mức bồi thường nhưng không quá một tỷ đồng. Xem thêm quy trình tranh chấp sở hữu trí tuệ tại Tòa án.
• Biện pháp hình sự: áp dụng khi hành vi đủ yếu tố cấu thành tội xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp hoặc tội sản xuất, buôn bán hàng giả theo Bộ luật Hình sự.

Luật Taga hỗ trợ trọn gói từ thu thập chứng cứ, soạn thư đến đại diện làm việc với cơ quan chức năng qua dịch vụ xử lý xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.

Lưu ý thực tiễn từ luật sư

1. Kiểm tra "sức khỏe" nhãn hiệu của mình trước: hiệu lực, thời hạn gia hạn, tình hình sử dụng thực tế.
2. Thu thập chứng cứ trước, gửi thư sau: bên nhận thư thường gỡ nội dung ngay, khiến việc chứng minh về sau khó hơn.
3. Chỉ gửi cho bên vi phạm: không gửi đồng loạt cho khách hàng, đối tác của họ nếu chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
4. Phân biệt nhãn hiệu và tên thương mại: nhiều tranh chấp liên quan tên doanh nghiệp, cần đánh giá theo đúng loại quyền (xem phân biệt tên thương mại và nhãn hiệu).
5. Để lại phương án thương lượng và lưu toàn bộ thư từ trao đổi — đây là chứng cứ về sự cố ý nếu bên kia tiếp tục vi phạm sau khi được thông báo.

Căn cứ pháp lý

• Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 36/2009/QH12, Luật số 42/2019/QH14, Luật số 07/2022/QH15 và Luật số 131/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/4/2026);
• Bộ luật Dân sự năm 2015;
• Luật Cạnh tranh năm 2018;
• Bộ luật Hình sự năm 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2017;
• Nghị định 99/2013/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP, Nghị định 46/2024/NĐ-CP và Nghị định 186/2026/NĐ-CP.

Kết luận

Gửi thư cảnh báo xâm phạm nhãn hiệu hiệu quả khi có quyền hợp lệ, chứng cứ đầy đủ, yêu cầu tương xứng và lời lẽ chừng mực; ngược lại, thư thiếu căn cứ có thể khiến người gửi phải bồi thường. Nếu bạn đang phát hiện dấu hiệu xâm phạm thương hiệu, hãy liên hệ Luật Taga hoặc gọi hotline 0968 856 464 để luật sư đánh giá vụ việc và soạn thư cảnh báo phù hợp trước khi hành động.