Quy định về Ban kiểm soát trong công ty cổ phần theo Luật Doanh nghiệp 2020

Ban kiểm soát trong công ty cổ phần – Vai trò then chốt trong quản trị doanh nghiệp

Trong cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phần, Ban kiểm soát đóng vai trò như một cơ quan giám sát độc lập, đảm bảo Hội đồng quản trị và Ban giám đốc hoạt động đúng pháp luật, đúng Điều lệ và bảo vệ quyền lợi chính đáng của cổ đông. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn xem nhẹ vai trò của Ban kiểm soát, dẫn đến tình trạng quản trị yếu kém, thất thoát tài sản và tranh chấp nội bộ kéo dài.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện các quy định pháp luật hiện hành về Ban kiểm soát trong công ty cổ phần, từ điều kiện thành lập, tiêu chuẩn Kiểm soát viên, đến quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý cụ thể.

Khi nào công ty cổ phần bắt buộc phải có Ban kiểm soát?

Theo quy định tại Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần có quyền lựa chọn một trong hai mô hình tổ chức quản lý:

• Mô hình 1: Đại hội đồng cổ đông – Hội đồng quản trị – Ban kiểm soát – Giám đốc/Tổng giám đốc. Trong mô hình này, Ban kiểm soát là cơ quan bắt buộc.
• Mô hình 2: Đại hội đồng cổ đông – Hội đồng quản trị – Giám đốc/Tổng giám đốc. Trong mô hình này, ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và phải có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị thay thế chức năng của Ban kiểm soát.

Lưu ý quan trọng: Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát (Khoản 1 Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020).

Trên thực tế, phần lớn các công ty cổ phần tại Việt Nam – đặc biệt là công ty đại chúng và công ty niêm yết – đều lựa chọn mô hình có Ban kiểm soát vì tính quen thuộc và phù hợp với thực tiễn quản trị doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức của Ban kiểm soát

Số lượng thành viên

Theo Điều 168 Luật Doanh nghiệp 2020, Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Số lượng cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

Trưởng Ban kiểm soát

Ban kiểm soát phải có ít nhất 01 Kiểm soát viên là kế toán viên hoặc kiểm toán viên. Trưởng Ban kiểm soát do các Kiểm soát viên bầu trong số các thành viên và phải đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điều 169 Luật Doanh nghiệp 2020.

Bầu và miễn nhiệm Kiểm soát viên

Kiểm soát viên do Đại hội đồng cổ đông bầu. Việc đề cử, ứng cử và bầu Kiểm soát viên được thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo Điều lệ có quyền đề cử người vào Ban kiểm soát.

Tiêu chuẩn và điều kiện làm Kiểm soát viên

Đây là nội dung mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua khi bầu chọn thành viên Ban kiểm soát. Theo Điều 169 Luật Doanh nghiệp 2020, Kiểm soát viên phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

Tiêu chuẩn bắt buộc

• Không thuộc đối tượng bị cấm theo Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 (không phải cán bộ, công chức, viên chức nhà nước trừ trường hợp được cử làm đại diện; không phải người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự...)
• Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong nghề nghiệp kế toán, kiểm toán hoặc trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực tế trong ngành nghề kinh doanh của công ty, hoặc tiêu chuẩn, điều kiện khác theo Điều lệ
• Không phải là người có quan hệ gia đình (vợ, chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột) của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác
• Không phải là thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, kế toán trưởng và không phải là người quản lý được Hội đồng quản trị bổ nhiệm

Trường hợp đặc biệt với Trưởng Ban kiểm soát

Trưởng Ban kiểm soát phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp và phải làm việc chuyên trách tại công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tiêu chuẩn khác cao hơn.

Kinh nghiệm thực tế: Trong quá trình tư vấn, chúng tôi nhận thấy nhiều công ty cổ phần bầu Kiểm soát viên là người thân quen với ban lãnh đạo mà không đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn, dẫn đến Ban kiểm soát hoạt động hình thức, không phát hiện được sai phạm. Điều này tạo rủi ro pháp lý nghiêm trọng cho cả công ty lẫn cổ đông.

Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát

Quyền hạn của Ban kiểm soát

Theo Điều 170 Luật Doanh nghiệp 2020, Ban kiểm soát có các quyền rất rộng nhằm đảm bảo chức năng giám sát:

STT	Quyền hạn	Cơ sở pháp lý
1	Giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty	Điều 170 Khoản 1a
2	Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh	Điều 170 Khoản 1b
3	Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh	Điều 170 Khoản 1c
4	Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý	Điều 170 Khoản 1đ
5	Yêu cầu thành viên HĐQT, Giám đốc, Kế toán trưởng cung cấp thông tin về quản lý, điều hành	Điều 170 Khoản 2
6	Được sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ để thực hiện nhiệm vụ	Điều 170 Khoản 3

Nghĩa vụ của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên

Kiểm soát viên có các nghĩa vụ được quy định tại Điều 171 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Tuân thủ đúng pháp luật, Điều lệ công ty, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và đạo đức nghề nghiệp trong thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao
• Thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty
• Trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác
• Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho công ty về các lợi ích liên quan đến mình
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật và Điều lệ công ty

Hoạt động của Ban kiểm soát

Cuộc họp Ban kiểm soát

Theo Điều 172 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Ban kiểm soát họp ít nhất mỗi quý một lần
• Cuộc họp được tiến hành khi có ít nhất 2/3 số thành viên dự họp
• Nghị quyết, quyết định được thông qua khi có quá bán số Kiểm soát viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Trưởng Ban kiểm soát
• Kiểm soát viên có quyền yêu cầu triệu tập họp bất thường Ban kiểm soát khi xét thấy cần thiết

Báo cáo của Ban kiểm soát

Ban kiểm soát phải lập báo cáo thẩm định trình Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên, bao gồm:

• Kết quả giám sát tình hình hoạt động và tài chính của công ty
• Kết quả thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hằng năm
• Nội dung và kết quả thẩm định báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị
• Tổng số thù lao, chi phí hoạt động khác và thu nhập của từng Kiểm soát viên
• Các nội dung khác thuộc quyền và nghĩa vụ được giao

Trách nhiệm pháp lý của Kiểm soát viên

Trách nhiệm cá nhân

Điều 171 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ: Kiểm soát viên phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới đối với thiệt hại gây ra cho công ty do vi phạm nghĩa vụ. Mọi thu nhập và lợi ích khác mà Kiểm soát viên nhận được do vi phạm đều phải hoàn trả cho công ty.

Trách nhiệm bồi thường thiệt hại

Trong trường hợp Ban kiểm soát không phát hiện hoặc không báo cáo kịp thời các sai phạm của Hội đồng quản trị, Giám đốc gây thiệt hại cho công ty, Kiểm soát viên có thể phải liên đới bồi thường thiệt hại.

Ví dụ thực tế: Trong một vụ tranh chấp tại TP.HCM, cổ đông thiểu số đã khởi kiện Ban kiểm soát vì không phát hiện việc Chủ tịch HĐQT ký hợp đồng với công ty do người thân sở hữu gây thiệt hại cho công ty. Tòa án đã buộc các thành viên Ban kiểm soát liên đới bồi thường do không thực hiện đúng nghĩa vụ giám sát.

Trách nhiệm hình sự

Trong trường hợp nghiêm trọng, Kiểm soát viên có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017) về các tội danh như: thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng, lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản, hoặc cố ý làm trái quy định gây hậu quả nghiêm trọng.

Thù lao và lợi ích của Kiểm soát viên

Theo Điều 172 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Kiểm soát viên được hưởng thù lao và được thanh toán chi phí hoạt động, bao gồm chi phí đi lại, ăn ở và chi phí hợp lý khác
• Mức thù lao và chi phí hoạt động do Đại hội đồng cổ đông quyết định
• Tổng mức thù lao và chi phí hoạt động được ghi rõ thành mục riêng trong báo cáo tài chính hằng năm

Thực tế, nhiều công ty cổ phần quy định mức thù lao Kiểm soát viên rất thấp hoặc mang tính hình thức, điều này gián tiếp khiến Ban kiểm soát thiếu động lực hoạt động. Doanh nghiệp nên xem xét mức thù lao hợp lý, tương xứng với trách nhiệm để đảm bảo Ban kiểm soát hoạt động hiệu quả.

Quyền khởi kiện của Ban kiểm soát

Đây là quy định quan trọng nhưng ít được biết đến. Theo Điều 166 Luật Doanh nghiệp 2020, Ban kiểm soát có quyền nhân danh công ty khởi kiện trách nhiệm dân sự đối với thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong trường hợp:

• Thành viên HĐQT, Giám đốc vi phạm nghĩa vụ người quản lý
• Vi phạm gây thiệt hại cho công ty
• Hội đồng quản trị không tự khởi kiện trong thời hạn quy định

Quyền này giúp Ban kiểm soát thực sự trở thành cơ quan bảo vệ quyền lợi cổ đông, đặc biệt trong trường hợp ban lãnh đạo công ty có dấu hiệu vi phạm.

So sánh Ban kiểm soát và Ủy ban kiểm toán

Tiêu chí	Ban kiểm soát	Ủy ban kiểm toán
Cơ sở pháp lý	Điều 168-175 Luật Doanh nghiệp 2020	Điều 161 Luật Doanh nghiệp 2020
Vị trí	Cơ quan độc lập, do ĐHĐCĐ bầu	Trực thuộc Hội đồng quản trị
Thành viên	03-05 Kiểm soát viên	Ít nhất 02 thành viên HĐQT
Tính độc lập	Độc lập với HĐQT	Phụ thuộc HĐQT (dù có thành viên độc lập)
Phù hợp với	Công ty có nhiều cổ đông, công ty đại chúng	Công ty quy mô nhỏ hơn, ít cổ đông

Một số sai lầm phổ biến cần tránh

1. Bầu Kiểm soát viên chỉ mang tính hình thức

Nhiều công ty bầu Kiểm soát viên là người quen, người thân của cổ đông lớn mà không quan tâm đến năng lực chuyên môn. Điều này vừa vi phạm pháp luật vừa khiến Ban kiểm soát hoạt động kém hiệu quả.

2. Không tổ chức họp Ban kiểm soát định kỳ

Luật quy định Ban kiểm soát họp ít nhất mỗi quý một lần. Việc không tổ chức họp định kỳ có thể bị xem là vi phạm nghĩa vụ và phát sinh trách nhiệm pháp lý.

3. Không lập báo cáo thẩm định trình ĐHĐCĐ

Báo cáo thẩm định là tài liệu bắt buộc trong kỳ họp ĐHĐCĐ thường niên. Thiếu báo cáo này có thể ảnh hưởng đến hiệu lực của các nghị quyết được thông qua tại đại hội.

4. Hạn chế quyền tiếp cận thông tin của Ban kiểm soát

Hội đồng quản trị và Ban giám đốc không được cản trở Ban kiểm soát tiếp cận thông tin. Mọi hành vi cản trở có thể bị xử lý theo quy định pháp luật và gây bất lợi cho công ty trong các tranh chấp.

Khuyến nghị cho doanh nghiệp

• Xây dựng quy chế hoạt động chi tiết cho Ban kiểm soát, quy định rõ quy trình giám sát, báo cáo và xử lý sai phạm
• Đảm bảo thù lao hợp lý cho Kiểm soát viên, tương xứng với trách nhiệm và khối lượng công việc
• Tạo điều kiện tiếp cận thông tin đầy đủ, kịp thời cho Ban kiểm soát
• Bầu Kiểm soát viên có chuyên môn thực sự về tài chính, kế toán, kiểm toán hoặc lĩnh vực kinh doanh của công ty
• Định kỳ đánh giá hiệu quả hoạt động của Ban kiểm soát và điều chỉnh khi cần thiết

Kết luận

Ban kiểm soát là cơ quan giám sát quan trọng trong cơ cấu quản trị công ty cổ phần, được pháp luật trao quyền hạn rộng rãi để bảo vệ quyền lợi của công ty và cổ đông. Tuy nhiên, để Ban kiểm soát hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư nghiêm túc vào việc xây dựng đội ngũ Kiểm soát viên có năng lực, ban hành quy chế hoạt động rõ ràng và tạo môi trường giám sát độc lập, minh bạch.

Việc tuân thủ đúng và đầy đủ các quy định về Ban kiểm soát không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao chất lượng quản trị, tạo niềm tin cho nhà đầu tư và đối tác kinh doanh.

---

Luật Taga với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực doanh nghiệp sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ quý doanh nghiệp về thành lập Ban kiểm soát, soạn thảo quy chế hoạt động, xử lý tranh chấp nội bộ và các vấn đề quản trị công ty cổ phần.

Liên hệ ngay Luật Taga để được tư vấn miễn phí:

• Hotline: 0968.856.464
• Website: luattaga.vn
• Email: info@luattaga.vn