Thủ tục công chứng và chứng thực tại Việt Nam 2026

Công chứng và chứng thực – Hai khái niệm thường bị nhầm lẫn

Trong thực tiễn hành nghề, tôi thường xuyên gặp khách hàng không phân biệt được công chứng và chứng thực. Nhiều người đến văn phòng công chứng chỉ để sao y giấy tờ, hoặc ngược lại, mang hợp đồng mua bán nhà đến UBND phường để "chứng thực". Sự nhầm lẫn này không chỉ gây mất thời gian mà đôi khi còn dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ thủ tục công chứng và chứng thực tại Việt Nam, từ căn cứ pháp lý, quy trình thực hiện, cho đến những kinh nghiệm thực tế mà luật sư Luật Taga đúc kết qua nhiều năm tư vấn.

Phân biệt công chứng và chứng thực

Công chứng là gì?

Theo Điều 2 Luật Công chứng 2014 (Luật số 53/2014/QH13), công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận:

Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản
Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản

Lưu ý quan trọng: Công chứng không đơn thuần là đóng dấu xác nhận. Công chứng viên phải xem xét nội dung, kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch và chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản công chứng đó.

Chứng thực là gì?

Chứng thực được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Chứng thực bao gồm:

Chứng thực bản sao từ bản chính – xác nhận bản sao đúng với bản chính
Chứng thực chữ ký – xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của người đã yêu cầu
Chứng thực hợp đồng, giao dịch – xác nhận thời gian, địa điểm giao kết và năng lực hành vi của các bên

Bảng so sánh công chứng và chứng thực

Tiêu chí	Công chứng	Chứng thực
Cơ sở pháp lý	Luật Công chứng 2014	Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Cơ quan thực hiện	Phòng công chứng, Văn phòng công chứng	UBND cấp xã/huyện, Phòng Tư pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao
Người thực hiện	Công chứng viên	Cán bộ tư pháp, Trưởng/Phó phòng Tư pháp
Phạm vi	Hợp đồng, giao dịch, bản dịch	Bản sao, chữ ký, hợp đồng giao dịch đơn giản
Trách nhiệm pháp lý	Chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp	Chỉ chịu trách nhiệm về hình thức (bản sao đúng bản chính, chữ ký đúng người ký)
Giá trị pháp lý	Có giá trị chứng cứ, không cần chứng minh (Điều 5 Luật Công chứng 2014)	Có giá trị pháp lý nhưng phạm vi hẹp hơn

Các trường hợp bắt buộc công chứng theo pháp luật Việt Nam

Không phải mọi giao dịch đều cần công chứng. Tuy nhiên, pháp luật Việt Nam bắt buộc công chứng đối với một số loại hợp đồng, giao dịch quan trọng:

Giao dịch liên quan đến bất động sản

Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (Điều 167 Luật Đất đai 2024)
Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất
Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất

Kinh nghiệm thực tế: Tôi từng gặp trường hợp hai bên mua bán nhà chỉ lập giấy viết tay, không công chứng. Khi xảy ra tranh chấp, Tòa án tuyên hợp đồng vô hiệu do vi phạm hình thức bắt buộc theo Điều 129 Bộ luật Dân sự 2015. Người mua mất tiền, người bán phải trả lại nhà – cả hai bên đều thiệt hại.

Di chúc

Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc không biết chữ bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực (Điều 630 Bộ luật Dân sự 2015)

Văn bản thỏa thuận tài sản vợ chồng

Thỏa thuận về chế độ tài sản vợ chồng trước khi kết hôn phải được công chứng (Điều 47 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014)

Hợp đồng liên quan đến phương tiện giao thông

Hợp đồng mua bán, tặng cho xe ô tô, xe máy cần chứng thực chữ ký hoặc công chứng để làm thủ tục sang tên

Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ yêu cầu công chứng thông thường bao gồm:

Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu của tổ chức công chứng)
Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có – các bên có thể tự soạn hoặc nhờ công chứng viên soạn thảo)
Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên: CCCD/CMND, Hộ chiếu
Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy đăng ký xe...)
Các giấy tờ liên quan khác tùy loại giao dịch

Bước 2: Nộp hồ sơ và tiếp nhận

Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ tại Phòng công chứng (đơn vị sự nghiệp công lập) hoặc Văn phòng công chứng (do công chứng viên thành lập). Công chứng viên kiểm tra hồ sơ:

Nếu đầy đủ, hợp lệ: tiếp nhận và hẹn ngày trả kết quả
Nếu thiếu hoặc không hợp lệ: yêu cầu bổ sung

Bước 3: Công chứng viên xem xét, soạn thảo

Công chứng viên thực hiện:

Kiểm tra năng lực hành vi dân sự của các bên
Xác minh tính hợp pháp của tài sản giao dịch
Kiểm tra tài sản có đang bị tranh chấp, kê biên, thế chấp hay không
Soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng do các bên cung cấp
Giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý cho các bên

Bước 4: Ký và đóng dấu

Các bên tham gia đọc lại toàn bộ nội dung, đồng ý thì ký trước mặt công chứng viên
Công chứng viên ký, đóng dấu vào từng trang của hợp đồng
Ghi vào sổ công chứng

Bước 5: Trả kết quả

Thời hạn công chứng theo Điều 43 Luật Công chứng 2014:

Không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ
Đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp: không quá 10 ngày làm việc

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Thẩm quyền chứng thực

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

Phòng Tư pháp cấp huyện: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp
UBND cấp xã: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp
Tổ chức hành nghề công chứng: được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

Hồ sơ cần thiết

Bản chính giấy tờ cần chứng thực (để đối chiếu)
Bản sao cần chứng thực (người yêu cầu tự photo hoặc cơ quan chứng thực photo)

Quy trình thực hiện

Người yêu cầu xuất trình bản chính và nộp bản sao cần chứng thực
Cán bộ tư pháp đối chiếu bản sao với bản chính
Nếu đúng, ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu
Trả kết quả trong ngày (trường hợp nhiều giấy tờ: không quá 02 ngày làm việc)

Phí công chứng và lệ phí chứng thực

Phí công chứng

Phí công chứng hợp đồng, giao dịch được quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC, tính theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng:

Giá trị tài sản/hợp đồng	Mức phí
Dưới 50 triệu đồng	50.000 đồng
Từ 50 triệu đến 100 triệu đồng	100.000 đồng
Từ trên 100 triệu đến 1 tỷ đồng	0,1% giá trị
Từ trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng	0,06% giá trị
Từ trên 3 tỷ đến 5 tỷ đồng	0,05% giá trị
Từ trên 5 tỷ đến 10 tỷ đồng	0,04% giá trị
Từ trên 10 tỷ đến 100 tỷ đồng	0,03% giá trị
Trên 100 tỷ đồng	0,02% giá trị

Ngoài phí công chứng, người yêu cầu còn phải trả thù lao công chứng (phí soạn thảo hợp đồng, phí dịch thuật, phí lưu trữ...) theo thỏa thuận với tổ chức công chứng.

Lệ phí chứng thực

Chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang (từ trang thứ 3 trở đi: 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bộ)
Chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp
Chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã: 50.000 đồng/trường hợp

Những trường hợp không được công chứng, chứng thực

Công chứng viên từ chối công chứng trong các trường hợp sau (Điều 7 Luật Công chứng 2014):

Người yêu cầu công chứng không có năng lực hành vi dân sự hoặc đang bị hạn chế năng lực hành vi dân sự
Nội dung hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội
Mục đích giao dịch nhằm trốn tránh nghĩa vụ với Nhà nước hoặc bên thứ ba
Đối tượng giao dịch đang có tranh chấp hoặc bị kê biên để thi hành án
Giấy tờ trong hồ sơ có dấu hiệu giả mạo

Tương tự, cơ quan chứng thực không chứng thực bản sao đối với:

Bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung
Bản chính không còn dấu đỏ, không có chữ ký hoặc đã hết hạn sử dụng
Giấy tờ do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận, chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền

Công chứng ngoài trụ sở

Theo Điều 44 Luật Công chứng 2014, công chứng viên được thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong các trường hợp:

Người yêu cầu công chứng già yếu, không thể đi lại được
Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù
Người đang điều trị tại cơ sở y tế
Có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở công chứng

Kinh nghiệm: Khi công chứng ngoài trụ sở, phí sẽ cao hơn do tổ chức công chứng được thu thêm thù lao đi lại. Tuy nhiên, đây là quyền lợi chính đáng mà nhiều người chưa biết, đặc biệt trong trường hợp người già muốn lập di chúc nhưng không thể đến trực tiếp văn phòng công chứng.

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014:

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ – những tình tiết, sự kiện trong đó không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu
Hợp đồng công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, trong trường hợp có bên không thực hiện nghĩa vụ thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết

Đây là ưu điểm rất lớn so với văn bản không công chứng – khi xảy ra tranh chấp, bên có văn bản công chứng không cần chứng minh nội dung giao dịch, giảm đáng kể gánh nặng chứng minh tại Tòa.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

1. Công chứng tại nơi không có thẩm quyền

Theo Điều 42 Luật Công chứng 2014, việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản phải được thực hiện tại tổ chức công chứng trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản. Nếu công chứng sai thẩm quyền, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu.

2. Ủy quyền không đúng hình thức

Nhiều người lập giấy ủy quyền bán nhà đất bằng giấy viết tay, không công chứng. Khi người được ủy quyền đi giao dịch, cơ quan đăng ký đất đai sẽ từ chối do văn bản ủy quyền không hợp lệ.

3. Không kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký

Nhiều khách hàng vội vàng ký mà không đọc kỹ hợp đồng. Sau khi công chứng, việc sửa đổi rất phức tạp – các bên phải cùng đến tổ chức công chứng để lập văn bản sửa đổi, bổ sung và phải trả phí công chứng lần nữa.

4. Nhầm lẫn giữa "công chứng" và "chứng thực" hợp đồng

Đối với hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, pháp luật cho phép công chứng hoặc chứng thực (tại UBND cấp xã). Tuy nhiên, chứng thực chỉ xác nhận thời gian, địa điểm ký và năng lực hành vi, không kiểm tra nội dung. Do đó, nếu giao dịch giá trị lớn, tôi luôn khuyên khách hàng chọn công chứng để được bảo vệ tốt hơn.

Xu hướng công chứng điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số, Việt Nam đang từng bước triển khai cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc. Theo Nghị định 23/2023/NĐ-CP về Luật Công chứng sửa đổi đang được xây dựng, các tổ chức công chứng sẽ kết nối dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đất đai, giúp:

Ngăn chặn giao dịch gian lận (bán một tài sản cho nhiều người)
Rút ngắn thời gian xác minh hồ sơ
Tra cứu tình trạng tài sản trực tuyến

Đây là bước tiến quan trọng, hứa hẹn giúp hoạt động công chứng minh bạch và hiệu quả hơn trong thời gian tới.

Lời khuyên từ Luật Taga

Qua nhiều năm hỗ trợ khách hàng trong các giao dịch dân sự, thương mại, chúng tôi rút ra một số lời khuyên:

Luôn ưu tiên công chứng thay vì chứng thực đối với các giao dịch có giá trị lớn
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi đến tổ chức công chứng để tiết kiệm thời gian
Đọc kỹ nội dung hợp đồng trước khi ký – đừng ngại hỏi công chứng viên nếu có điều khoản chưa rõ
Giữ bản gốc văn bản công chứng cẩn thận – trường hợp mất có thể xin cấp bản sao từ tổ chức công chứng nhưng mất thời gian
Tham vấn luật sư trước khi thực hiện giao dịch phức tạp để đảm bảo quyền lợi được bảo vệ tối đa

Nếu bạn cần tư vấn về thủ tục công chứng, chứng thực hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng, giao dịch, hãy liên hệ Luật Taga để được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Luật Taga – Đồng hành pháp lý đáng tin cậy

Hotline: 0968.856.464
Website: luattaga.vn
Tư vấn miễn phí – Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng, đại diện công chứng và giải quyết tranh chấp

Thủ tục công chứng và chứng thực tại Việt Nam: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z