Thủ tục công chứng và chứng thực tại Việt Nam: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Công chứng và chứng thực – Hai khái niệm thường bị nhầm lẫn

Trong thực tiễn hành nghề, tôi thường xuyên gặp khách hàng không phân biệt được công chứng và chứng thực. Nhiều người đến văn phòng công chứng chỉ để sao y giấy tờ, hoặc ngược lại, mang hợp đồng mua bán nhà đến UBND phường để "chứng thực". Sự nhầm lẫn này không chỉ gây mất thời gian mà đôi khi còn dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ thủ tục công chứng và chứng thực tại Việt Nam, từ căn cứ pháp lý, quy trình thực hiện, cho đến những kinh nghiệm thực tế mà luật sư Luật Taga đúc kết qua nhiều năm tư vấn.

Phân biệt công chứng và chứng thực

Công chứng là gì?

Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2024 (Luật số 46/2024/QH15, hiệu lực từ 01/7/2025, thay thế Luật Công chứng 2014), công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận:

• Tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà luật quy định phải công chứng, luật giao Chính phủ quy định phải công chứng, hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng
• Riêng bản dịch giấy tờ: Luật Công chứng 2024 không còn quy định công chứng bản dịch. Nay bản dịch được làm bằng thủ tục chứng thực chữ ký người dịch, tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng

Lưu ý quan trọng: Công chứng không đơn thuần là đóng dấu xác nhận. Công chứng viên phải xem xét nội dung, kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch và chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản công chứng đó.

Chứng thực là gì?

Chứng thực được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Chứng thực bao gồm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính – xác nhận bản sao đúng với bản chính
• Chứng thực chữ ký – xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của người đã yêu cầu
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch – xác nhận thời gian, địa điểm giao kết và năng lực hành vi của các bên

Bảng so sánh công chứng và chứng thực

Tiêu chí	Công chứng	Chứng thực
Cơ sở pháp lý	Luật Công chứng 2024	Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP)
Cơ quan thực hiện	Phòng công chứng, Văn phòng công chứng	UBND cấp xã/phường, tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện ngoại giao
Người thực hiện	Công chứng viên	Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã (hoặc công chức được ủy quyền), công chứng viên
Phạm vi	Hợp đồng, giao dịch (mua bán, tặng cho, ủy quyền, di chúc...)	Bản sao, chữ ký, hợp đồng giao dịch đơn giản
Trách nhiệm pháp lý	Chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp	Chỉ chịu trách nhiệm về hình thức (bản sao đúng bản chính, chữ ký đúng người ký)
Giá trị pháp lý	Có giá trị chứng cứ, không cần chứng minh (Điều 6 Luật Công chứng 2024)	Có giá trị pháp lý nhưng phạm vi hẹp hơn

Thủ tục "công chứng tại phường": thực chất là chứng thực

Nhiều người tìm "thủ tục công chứng tại phường", nhưng UBND phường, xã không có thẩm quyền công chứng. Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2024, công chứng chỉ do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng) thực hiện. Ngoài ra, cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài cũng được công chứng một số giao dịch. Việc bạn làm tại phường là chứng thực, theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025).

Tại UBND cấp xã/phường, Chủ tịch UBND chứng thực các việc sau:

• Bản sao từ bản chính (sao y), kể cả giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp
• Chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chữ ký người dịch
• Giao dịch về động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở
• Di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản phân chia di sản

Các bước làm tại phường:

1. Nộp yêu cầu tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã. Có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến (với hợp đồng, di chúc).
2. Xuất trình bản chính hoặc giấy tờ tùy thân để cán bộ đối chiếu.
3. Nhận kết quả. Sao y và chứng thực chữ ký được trả ngay trong ngày; nếu nộp sau 15 giờ thì trả trong ngày làm việc tiếp theo. Chứng thực hợp đồng, di chúc mất không quá 02 ngày làm việc.

Nếu giao dịch nhà đất có giá trị lớn, bạn nên chọn công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Lý do là công chứng viên kiểm tra cả nội dung và tính hợp pháp của giao dịch, còn chứng thực thì không.

Các trường hợp bắt buộc công chứng theo pháp luật Việt Nam

Không phải mọi giao dịch đều cần công chứng. Tuy nhiên, pháp luật Việt Nam bắt buộc công chứng đối với một số loại hợp đồng, giao dịch quan trọng:

Giao dịch liên quan đến bất động sản

• Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (phải công chứng hoặc chứng thực theo điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024)
• Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất
• Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
• Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất

Kinh nghiệm thực tế: Tôi từng gặp trường hợp hai bên mua bán nhà chỉ lập giấy viết tay, không công chứng. Khi xảy ra tranh chấp, Tòa án tuyên hợp đồng vô hiệu do vi phạm hình thức bắt buộc theo Điều 129 Bộ luật Dân sự 2015. Người mua mất tiền, người bán phải trả lại nhà – cả hai bên đều thiệt hại.

Di chúc

• Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc không biết chữ bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực (Điều 630 Bộ luật Dân sự 2015)

Văn bản thỏa thuận tài sản vợ chồng

• Thỏa thuận về chế độ tài sản vợ chồng trước khi kết hôn phải được công chứng (Điều 47 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014)

Hợp đồng liên quan đến phương tiện giao thông

• Hợp đồng mua bán, tặng cho xe ô tô, xe máy cần chứng thực chữ ký hoặc công chứng để làm thủ tục sang tên

Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ yêu cầu công chứng thông thường bao gồm:

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có – các bên có thể tự soạn hoặc nhờ công chứng viên soạn thảo)
• Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu (Luật Công chứng 2024 đã bỏ Phiếu yêu cầu công chứng; nếu tổ chức công chứng khai thác được dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì không phải nộp bản sao)
• Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy đăng ký xe...)
• Các giấy tờ liên quan khác tùy loại giao dịch

Bước 2: Nộp hồ sơ và tiếp nhận

Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ tại Phòng công chứng (đơn vị sự nghiệp công lập) hoặc Văn phòng công chứng (do công chứng viên thành lập). Công chứng viên kiểm tra hồ sơ:

• Nếu đầy đủ, hợp lệ: tiếp nhận và hẹn ngày trả kết quả
• Nếu thiếu hoặc không hợp lệ: yêu cầu bổ sung

Bước 3: Công chứng viên xem xét, soạn thảo

Công chứng viên thực hiện:

• Kiểm tra năng lực hành vi dân sự của các bên
• Xác minh tính hợp pháp của tài sản giao dịch
• Kiểm tra tài sản có đang bị tranh chấp, kê biên, thế chấp hay không
• Soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng do các bên cung cấp
• Giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý cho các bên

Bước 4: Ký và đóng dấu

• Các bên tham gia đọc lại toàn bộ nội dung, đồng ý thì ký trước mặt công chứng viên
• Công chứng viên đối chiếu bản chính giấy tờ, ký vào lời chứng và từng trang của hợp đồng; tổ chức hành nghề công chứng đóng dấu
• Ghi vào sổ công chứng

Bước 5: Trả kết quả

Thời hạn công chứng theo Điều 45 Luật Công chứng 2024:

• Không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ
• Đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp: không quá 10 ngày làm việc

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Thẩm quyền chứng thực

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 280/2025/NĐ-CP):

• UBND cấp xã/phường: chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp, và cả giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp hoặc chứng nhận (từ 09/01/2025). Từ 01/11/2025, người dân được chứng thực bản sao tại UBND xã, phường bất kỳ, không phụ thuộc nơi cư trú
• Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài: chứng thực bản sao, chữ ký cho người đang ở nước ngoài
• Tổ chức hành nghề công chứng: được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

Hồ sơ cần thiết

• Bản chính giấy tờ cần chứng thực (để đối chiếu)
• Bản sao cần chứng thực (người yêu cầu tự photo hoặc cơ quan chứng thực photo)

Quy trình thực hiện

1. Người yêu cầu xuất trình bản chính và nộp bản sao cần chứng thực
2. Cán bộ tư pháp đối chiếu bản sao với bản chính
3. Nếu đúng, ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu
4. Trả kết quả trong ngày (trường hợp nhiều giấy tờ: không quá 02 ngày làm việc)

Điểm mới khi chứng thực từ 01/11/2025

Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/11/2025. Nghị định này mang lại hai thay đổi đáng chú ý cho người dân:

• Không phụ thuộc nơi cư trú: bạn có thể chứng thực bản sao, chữ ký, di chúc, văn bản từ chối nhận di sản tại UBND xã, phường bất kỳ hoặc tại tổ chức hành nghề công chứng. Không bắt buộc phải về nơi thường trú. Văn bản ủy quyền liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở cũng được áp dụng như vậy.
• Giảm giấy tờ bản giấy: những giấy tờ đã được tích hợp trên ứng dụng VNeID hoặc có trong cơ sở dữ liệu quốc gia thì người yêu cầu không phải xuất trình bản giấy khi chứng thực.

Ngoài ra, Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền cho công chức cấp xã ký chứng thực. Nhờ đó, việc sao y tại bộ phận một cửa nhanh hơn trước. Bạn vẫn nên mang theo bản chính để phòng trường hợp hệ thống chưa khai thác được dữ liệu.

Phí công chứng và lệ phí chứng thực

Phí công chứng

Phí công chứng hợp đồng, giao dịch được quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC, tính theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng:

Giá trị tài sản/hợp đồng	Mức phí
Dưới 50 triệu đồng	50.000 đồng
Từ 50 triệu đến 100 triệu đồng	100.000 đồng
Từ trên 100 triệu đến 1 tỷ đồng	0,1% giá trị
Từ trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng	1 triệu đồng + 0,06% phần vượt quá 1 tỷ
Từ trên 3 tỷ đến 5 tỷ đồng	2,2 triệu đồng + 0,05% phần vượt quá 3 tỷ
Từ trên 5 tỷ đến 10 tỷ đồng	3,2 triệu đồng + 0,04% phần vượt quá 5 tỷ
Từ trên 10 tỷ đến 100 tỷ đồng	5,2 triệu đồng + 0,03% phần vượt quá 10 tỷ
Trên 100 tỷ đồng	32,2 triệu đồng + 0,02% phần vượt quá 100 tỷ (tối đa 70 triệu đồng/trường hợp)

Ngoài phí công chứng, người yêu cầu còn phải trả giá dịch vụ khi nhờ soạn thảo giao dịch, đánh máy, sao chụp hoặc dịch giấy tờ. Mức giá này không được vượt giá tối đa do UBND cấp tỉnh ban hành (Điều 71 Luật Công chứng 2024). Người yêu cầu cũng trả chi phí khác theo thỏa thuận, như công chứng ngoài trụ sở, ngoài giờ làm việc hoặc xác minh, giám định (Điều 72).

Lệ phí chứng thực

• Chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang (từ trang thứ 3 trở đi: 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bộ)
• Chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã: 50.000 đồng/trường hợp

Những trường hợp không được công chứng, chứng thực

Công chứng viên từ chối công chứng trong các trường hợp sau (Điều 9 và Điều 42 Luật Công chứng 2024):

• Người yêu cầu công chứng không có năng lực hành vi dân sự hoặc đang bị hạn chế năng lực hành vi dân sự
• Nội dung hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội
• Mục đích giao dịch nhằm trốn tránh nghĩa vụ với Nhà nước hoặc bên thứ ba
• Đối tượng giao dịch đang có tranh chấp hoặc bị kê biên để thi hành án
• Giấy tờ trong hồ sơ có dấu hiệu giả mạo

Tương tự, cơ quan chứng thực không chứng thực bản sao đối với:

• Bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung
• Bản chính không còn dấu đỏ, không có chữ ký hoặc đã hết hạn sử dụng
• Giấy tờ do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận, chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền

Công chứng ngoài trụ sở

Theo khoản 2 Điều 46 Luật Công chứng 2024, công chứng viên được thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong các trường hợp:

• Người lập di chúc tại chỗ ở; người không thể đi lại được vì lý do sức khỏe
• Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính
• Người đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế
• Có lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ (Nghị định 104/2025/NĐ-CP)

Kinh nghiệm: Khi công chứng ngoài trụ sở, bạn phải trả thêm chi phí công chứng ngoài trụ sở theo thỏa thuận (Điều 72 Luật Công chứng 2024). Tuy nhiên, đây là quyền lợi chính đáng mà nhiều người chưa biết, đặc biệt trong trường hợp người già muốn lập di chúc nhưng không thể đến trực tiếp văn phòng công chứng.

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Theo Điều 6 Luật Công chứng 2024:

• Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ thời điểm công chứng viên ký và tổ chức hành nghề công chứng đóng dấu
• Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ – những tình tiết, sự kiện trong đó không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu
• Hợp đồng công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, trong trường hợp có bên không thực hiện nghĩa vụ thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết

Đây là ưu điểm rất lớn so với văn bản không công chứng – khi xảy ra tranh chấp, bên có văn bản công chứng không cần chứng minh nội dung giao dịch, giảm đáng kể gánh nặng chứng minh tại Tòa.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

1. Công chứng tại nơi không có thẩm quyền

Theo Điều 44 Luật Công chứng 2024, giao dịch về bất động sản phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản. Ngoại lệ là di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền liên quan đến bất động sản và thỏa thuận chế độ tài sản vợ chồng. Nếu công chứng sai thẩm quyền, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu.

2. Ủy quyền không đúng hình thức

Nhiều người lập giấy ủy quyền bán nhà đất bằng giấy viết tay, không công chứng. Khi người được ủy quyền đi giao dịch, cơ quan đăng ký đất đai sẽ từ chối do văn bản ủy quyền không hợp lệ.

3. Không kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký

Nhiều khách hàng vội vàng ký mà không đọc kỹ hợp đồng. Sau khi công chứng, việc sửa đổi rất phức tạp – các bên phải cùng đến tổ chức công chứng để lập văn bản sửa đổi, bổ sung và phải trả phí công chứng lần nữa.

4. Nhầm lẫn giữa "công chứng" và "chứng thực" hợp đồng

Đối với hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, pháp luật cho phép công chứng hoặc chứng thực (tại UBND cấp xã). Tuy nhiên, chứng thực chỉ xác nhận thời gian, địa điểm ký và năng lực hành vi, không kiểm tra nội dung. Do đó, nếu giao dịch giá trị lớn, tôi luôn khuyên khách hàng chọn công chứng để được bảo vệ tốt hơn.

Xu hướng công chứng điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số, Việt Nam đang từng bước triển khai cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc. Luật Công chứng 2024 (Điều 62–66) đã chính thức quy định công chứng điện tử và cơ sở dữ liệu công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng được khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu khác (khoản 1 Điều 42). Phạm vi giao dịch được công chứng điện tử do Chính phủ quy định theo từng thời kỳ. Việc này giúp:

• Ngăn chặn giao dịch gian lận (bán một tài sản cho nhiều người)
• Rút ngắn thời gian xác minh hồ sơ
• Tra cứu tình trạng tài sản trực tuyến

Đây là bước tiến quan trọng, hứa hẹn giúp hoạt động công chứng minh bạch và hiệu quả hơn trong thời gian tới.

Lời khuyên từ Luật Taga

Qua nhiều năm hỗ trợ khách hàng trong các giao dịch dân sự, thương mại, chúng tôi rút ra một số lời khuyên:

• Luôn ưu tiên công chứng thay vì chứng thực đối với các giao dịch có giá trị lớn
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi đến tổ chức công chứng để tiết kiệm thời gian
• Đọc kỹ nội dung hợp đồng trước khi ký – đừng ngại hỏi công chứng viên nếu có điều khoản chưa rõ
• Giữ bản gốc văn bản công chứng cẩn thận – trường hợp mất có thể xin cấp bản sao từ tổ chức công chứng nhưng mất thời gian
• Tham vấn luật sư trước khi thực hiện giao dịch phức tạp để đảm bảo quyền lợi được bảo vệ tối đa

---

Nếu bạn cần tư vấn về thủ tục công chứng, chứng thực hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng, giao dịch, hãy liên hệ Luật Taga để được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Luật Taga – Đồng hành pháp lý đáng tin cậy

• Hotline: 0968.856.464
• Website: luattaga.vn
• Tư vấn miễn phí – Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng, đại diện công chứng và giải quyết tranh chấp