Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Điều kiện chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt từ 05 triệu đồng

Khi quyết toán, doanh nghiệp thường bị loại khoản chi vì thiếu giấy tờ chứ ít khi vì khoản chi sai bản chất. Muốn tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đúng, doanh nghiệp cần có đủ ba yếu tố: khoản chi có thật và phục vụ sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và với khoản thanh toán từ 05 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Từ ngày 15/12/2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15) hạ ngưỡng bắt buộc chuyển khoản từ 20 triệu đồng xuống 05 triệu đồng.

Ba điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí được trừ

Theo Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 và khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, trừ các khoản chi không được trừ tại Điều 10 Nghị định này, doanh nghiệp được trừ khoản chi khi đáp ứng đủ cả ba điều kiện sau:

Điều kiện	Nội dung	Rủi ro thường gặp
(a) Chi thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh	Khoản chi phát sinh thật, phục vụ doanh thu hoặc hoạt động của doanh nghiệp	Chi cho cá nhân thành viên, chi không gắn với hoạt động kinh doanh
(b) Có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định	Hóa đơn hợp pháp; một số trường hợp đặc thù dùng bảng kê thu mua kèm chứng từ chi tiền	Hóa đơn sai thông tin người mua, hóa đơn của doanh nghiệp "ma", thiếu hợp đồng, biên bản nghiệm thu
(c) Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt	Bắt buộc với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 05 triệu đồng trở lên	Trả tiền mặt, chia nhỏ hóa đơn, nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán

Ba điều kiện này phải được đáp ứng đồng thời. Khoản chi có đủ hóa đơn nhưng trả bằng tiền mặt từ 05 triệu đồng trở lên vẫn bị loại. Khoản chi đã chuyển khoản nhưng không có hóa đơn hợp pháp cũng vậy.

Điều kiện về hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn phải hợp pháp, đúng thông tin

Hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử, lập theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Kế toán nên kiểm tra:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp mua hàng ghi đúng.
• Nội dung hàng hóa, dịch vụ khớp với hợp đồng và thực tế giao nhận.
• Hóa đơn tra cứu được trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Người bán không thuộc diện ngừng sử dụng hóa đơn hay bỏ địa chỉ kinh doanh tại thời điểm lập.
• Thời điểm lập hóa đơn phù hợp với thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.

Với khoản chi lớn, doanh nghiệp nên lưu đủ bộ hồ sơ chứng minh tính có thật: hợp đồng, phụ lục, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu, chứng từ thanh toán.

Trường hợp được dùng bảng kê thay hóa đơn

Có những người bán không xuất được hóa đơn. Với các trường hợp đặc thù do Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê, doanh nghiệp được dùng chứng từ chi trả tiền kèm Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm. Các trường hợp điển hình:

• Mua nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
• Mua sản phẩm thủ công (đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm...) của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
• Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra.

Lưu ý thực tiễn: Bảng kê chỉ dùng được cho các trường hợp đặc thù nêu trên. Mua hàng của một cửa hàng hay một doanh nghiệp không xuất hóa đơn không phải là trường hợp được lập bảng kê. Ngoài ra, nếu tổng giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn phải thanh toán không dùng tiền mặt. Mẫu bảng kê và thành phần hồ sơ được hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt từ 05 triệu đồng

Ngưỡng mới và phạm vi áp dụng

Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu là mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Quy định này áp dụng từ ngày 15/12/2025, ngày Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực. Trước đó, theo Nghị định 218/2013/NĐ-CP, ngưỡng là 20 triệu đồng.

Cụm từ "các khoản thanh toán khác" bao gồm cả tiền lương, tiền công của người lao động. Tại Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026, Cục Chính sách thuế (Bộ Tài chính) hướng dẫn: từ ngày 15/12/2025, khoản chi trả lương từng lần từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ.

Ngưỡng 05 triệu đồng này trùng với ngưỡng khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể dùng chung một quy chế thanh toán cho cả hai loại thuế.

Thế nào là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ?

Bộ Tài chính hướng dẫn xác định chứng từ này theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP: đó là chứng từ chứng minh việc thanh toán theo các phương thức quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt. Các hình thức thường gặp:

• Chuyển khoản qua ngân hàng: ủy nhiệm chi, lệnh chi, séc, thanh toán bằng thẻ, ví điện tử theo quy định.
• Bù trừ giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị bán ra. Trường hợp này cần hợp đồng quy định rõ phương thức bù trừ và biên bản đối chiếu có xác nhận của hai bên.
• Bù trừ công nợ vay, mượn tiền. Cần hợp đồng vay, mượn bằng văn bản lập trước đó và chứng từ chuyển tiền của khoản vay.

Không được chấp nhận là chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán. Trên sổ sách, tiền đã vào tài khoản ngân hàng của người bán, nhưng bản chất vẫn là thanh toán tiền mặt.

Chia nhỏ hóa đơn, mua nhiều lần trong ngày

Doanh nghiệp mua hàng nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, mỗi lần dưới 05 triệu đồng nhưng tổng từ 05 triệu đồng trở lên. Khi đó, khoản chi chỉ được trừ nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tách hóa đơn để né ngưỡng không có tác dụng.

Nhân viên mua hộ, thanh toán hộ

Khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên do nhân viên mua hộ vẫn được trừ nếu:

1. Có hóa đơn mang tên, mã số thuế của doanh nghiệp.
2. Nhân viên thanh toán cho người bán bằng hình thức không dùng tiền mặt (thẻ cá nhân, chuyển khoản...).
3. Doanh nghiệp có quy chế tài chính hoặc văn bản ủy quyền nội bộ cho phép nhân viên mua hộ.
4. Doanh nghiệp hoàn trả lại tiền cho nhân viên.

Lưu ý thực tiễn: Quy chế nội bộ nên nêu rõ ai được mua hộ, hạn mức, thời hạn quyết toán tạm ứng; khoản hoàn trả cho nhân viên cũng nên chuyển khoản.

Khoản chi chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí

Nhiều hợp đồng cho trả chậm. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí vẫn được tạm tính vào chi phí được trừ. Khi thanh toán thực tế, nếu doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí trong kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt. Nghĩa vụ này áp dụng cả khi cơ quan thuế đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi đó.

Bảng tổng hợp tình huống thường gặp

Tình huống	Được trừ?	Ghi chú
Hóa đơn 4,5 triệu đồng, trả tiền mặt, không có giao dịch nào khác với người bán trong ngày	Có (nếu đủ điều kiện a, b)	Dưới ngưỡng 05 triệu đồng
Hóa đơn 12 triệu đồng, chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp	Có	Lưu ủy nhiệm chi, sao kê
Hóa đơn 12 triệu đồng, mang tiền mặt nộp vào tài khoản người bán	Không	Bị loại trừ theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP
Trả lương tháng 15 triệu đồng bằng tiền mặt	Không	Theo hướng dẫn tại Công văn 218/CST-TN
Nhân viên quẹt thẻ cá nhân trả 8 triệu đồng, có hóa đơn tên công ty, có ủy quyền	Có	Doanh nghiệp hoàn tiền cho nhân viên
Mua phế liệu của người thu nhặt 7 triệu đồng/ngày, lập bảng kê, trả tiền mặt	Không	Từ 05 triệu đồng/ngày phải thanh toán không dùng tiền mặt

Lưu ý thực tiễn cho doanh nghiệp

• Rà soát quy chế tài chính: Doanh nghiệp vẫn dùng quy chế cũ với ngưỡng 20 triệu đồng thì cần cập nhật ngay về 05 triệu đồng, áp dụng cho cả mua hàng, chi lương, thưởng, phụ cấp.
• Thu thập số tài khoản của người lao động: Đây là điều kiện để chi lương qua ngân hàng. Một dự thảo nghị định sửa đổi Nghị định 320/2025/NĐ-CP đang được lấy ý kiến, đề xuất miễn yêu cầu này với người lao động, hộ gia đình cư trú tại địa bàn đặc biệt khó khăn. Dự thảo chưa có hiệu lực, nên doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ quy định hiện hành.
• Kiểm soát từ khâu ký hợp đồng: ghi rõ phương thức chuyển khoản và số tài khoản bên bán.
• Lưu trữ hồ sơ đủ thời hạn: Chứng từ kế toán phải lưu trữ theo Luật Kế toán. Không xuất trình được hồ sơ thì khoản chi có thể bị loại. Xem thêm quy định về sổ sách kế toán và chứng từ thuế doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp mới thành lập nên thiết lập tài khoản ngân hàng, hóa đơn điện tử và quy chế chi tiêu ngay từ đầu. Luật Taga hỗ trợ trọn gói thành lập công ty, kèm tư vấn các thủ tục thuế ban đầu.

Muốn nắm toàn cảnh các thay đổi khác của luật mới, bạn đọc có thể tham khảo bài quy định mới về thuế thu nhập doanh nghiệp 2026. Nếu đã bị cơ quan thuế loại chi phí và truy thu, hãy xem quy trình thanh tra kiểm tra thuế doanh nghiệp và hướng dẫn khiếu nại, khởi kiện quyết định truy thu thuế.

Căn cứ pháp lý

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi một số luật năm 2025).
• Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 quy định chi tiết Luật Thuế TNDN (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP).
• Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế TNDN và Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
• Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 26 về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).
• Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
• Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026 của Cục Chính sách thuế về chi lương từ 05 triệu đồng.

Kết luận

Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt nay chỉ còn 05 triệu đồng và áp dụng cả với tiền lương. Doanh nghiệp nên rà soát quy trình thanh toán, quy chế mua hộ và bộ hồ sơ chứng minh khoản chi để tránh bị loại chi phí, truy thu thuế.

Cần rà soát hồ sơ chi phí, xây dựng quy chế tài chính nội bộ hay đại diện làm việc với cơ quan thuế? Hãy liên hệ Luật Taga hoặc gọi hotline 0968 856 464 để được luật sư tư vấn cụ thể.