Thành lập công ty du lịch lữ hành quốc tế tại Việt Nam: Điều kiện, thủ tục và lưu ý pháp lý

Tổng quan về kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế tại Việt Nam

Kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế là một trong những ngành nghề kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam. Không giống như việc thành lập một công ty thương mại thông thường, doanh nghiệp muốn hoạt động trong lĩnh vực lữ hành quốc tế phải đáp ứng hàng loạt điều kiện nghiêm ngặt về vốn ký quỹ, nhân sự chuyên môn, và giấy phép con trước khi được phép đưa khách du lịch ra nước ngoài hoặc đón khách quốc tế vào Việt Nam.

Theo Luật Du lịch 2017 (Luật số 09/2017/QH14) và các nghị định hướng dẫn thi hành, việc kinh doanh dịch vụ lữ hành được phân thành hai loại:

• Kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa: phục vụ khách du lịch trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam
• Kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế: bao gồm lữ hành quốc tế đưa khách ra nước ngoài (outbound) và lữ hành quốc tế đón khách vào Việt Nam (inbound)

Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế được kinh doanh đồng thời dịch vụ lữ hành nội địa mà không cần xin thêm giấy phép riêng (Điều 30, Luật Du lịch 2017).

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để thành lập và vận hành hợp pháp một công ty du lịch lữ hành quốc tế, dựa trên kinh nghiệm tư vấn thực tế của đội ngũ luật sư tại Luật Taga.

Điều kiện thành lập công ty du lịch lữ hành quốc tế

1. Điều kiện về chủ thể kinh doanh

Theo Điều 31 Luật Du lịch 2017, chỉ doanh nghiệp được thành lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp mới được cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế. Điều này có nghĩa:

• Hộ kinh doanh cá thể không đủ tư cách pháp lý để kinh doanh lữ hành quốc tế
• Doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại hình: Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần, hoặc Công ty hợp danh
• Doanh nghiệp phải đăng ký mã ngành nghề kinh doanh phù hợp theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam

2. Điều kiện về ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành

Đây là điều kiện đặc thù và quan trọng nhất. Theo Nghị định 168/2017/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 94/2021/NĐ-CP), mức ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế như sau:

Loại hình kinh doanh	Mức ký quỹ
Kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế phục vụ khách inbound	250.000.000 đồng
Kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế phục vụ khách outbound	500.000.000 đồng
Kinh doanh cả inbound và outbound	500.000.000 đồng
Kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa	100.000.000 đồng

Hình thức ký quỹ: Doanh nghiệp thực hiện ký quỹ bằng tiền Việt Nam đồng tại ngân hàng thương mại hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài thành lập và hoạt động tại Việt Nam. Ngân hàng sẽ cấp giấy chứng nhận tiền ký quỹ cho doanh nghiệp.

Thực tế: Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa ký quỹ và vốn điều lệ. Đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Ký quỹ là khoản tiền được gửi tại ngân hàng nhằm bảo đảm trách nhiệm của doanh nghiệp đối với khách du lịch, trong khi vốn điều lệ là vốn cam kết góp của các thành viên/cổ đông. Khoản ký quỹ chỉ được sử dụng trong trường hợp khách du lịch bị thiệt hại do lỗi của doanh nghiệp.

3. Điều kiện về người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành

Theo Điều 31 Luật Du lịch 2017, người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành về lữ hành; hoặc
• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành khác và có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch quốc tế

Người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành là người giữ một trong các chức danh sau trong doanh nghiệp: Giám đốc, Tổng giám đốc, Phó giám đốc, Phó tổng giám đốc, hoặc Trưởng bộ phận kinh doanh dịch vụ lữ hành.

4. Điều kiện về hướng dẫn viên du lịch

Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế, khi tổ chức thực hiện chương trình du lịch, doanh nghiệp phải sử dụng hướng dẫn viên du lịch quốc tế – tức là hướng dẫn viên có thẻ hướng dẫn viên quốc tế do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Điều kiện để được cấp thẻ hướng dẫn viên du lịch quốc tế bao gồm:

• Có quốc tịch Việt Nam, thường trú tại Việt Nam
• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
• Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành hướng dẫn du lịch; hoặc tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác và có chứng chỉ nghiệp vụ hướng dẫn du lịch quốc tế
• Sử dụng thành thạo ít nhất một ngoại ngữ

Quy trình thành lập công ty du lịch lữ hành quốc tế

Bước 1: Đăng ký thành lập doanh nghiệp

Đầu tiên, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
• Điều lệ công ty
• Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân (CCCD/hộ chiếu)
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với nhà đầu tư nước ngoài)

Mã ngành nghề cần đăng ký:

• 7912 – Điều hành tua du lịch
• 7911 – Đại lý du lịch (nếu có hoạt động đại lý)
• Các mã ngành phụ trợ khác tùy theo nhu cầu kinh doanh

Lưu ý thực tế: Trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ ghi nhận ngành nghề kinh doanh nhưng chưa được phép hoạt động lữ hành quốc tế cho đến khi có giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế.

Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

Bước 2: Thực hiện ký quỹ tại ngân hàng

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp mang giấy này đến ngân hàng thương mại để làm thủ tục ký quỹ. Ngân hàng sẽ cấp Giấy chứng nhận tiền ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành cho doanh nghiệp.

Khoản tiền ký quỹ được hưởng lãi suất theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp và ngân hàng.

Bước 3: Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế tại Tổng cục Du lịch (nay là Cục Du lịch Quốc gia Việt Nam thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch).

Hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế (theo mẫu)
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Giấy chứng nhận tiền ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành
• Bản sao văn bằng, chứng chỉ của người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành
• Bản sao quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động của người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành

Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế. Trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 4: Hoàn tất các thủ tục sau thành lập

Sau khi có đầy đủ giấy phép, doanh nghiệp cần thực hiện:

• Khắc con dấu và đăng tải mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp
• Đăng ký khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý
• Mua chữ ký số để kê khai thuế điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử
• Đăng ký lao động, bảo hiểm xã hội cho người lao động
• Thông báo website với Bộ Công Thương nếu có hoạt động thương mại điện tử

Những lưu ý pháp lý quan trọng khi kinh doanh lữ hành quốc tế

Về hợp đồng lữ hành với khách du lịch

Theo Điều 39 Luật Du lịch 2017, hợp đồng lữ hành phải được lập thành văn bản và có các nội dung chủ yếu:

• Thông tin doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành và khách du lịch
• Chương trình du lịch, dịch vụ và tiêu chuẩn dịch vụ cung cấp
• Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán
• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
• Điều kiện hủy, chấm dứt hợp đồng và phạt vi phạm

Về trách nhiệm mua bảo hiểm cho khách du lịch

Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành có trách nhiệm mua bảo hiểm cho khách du lịch trong thời gian thực hiện chương trình du lịch theo quy định tại Điều 37 Luật Du lịch 2017. Đây là nghĩa vụ bắt buộc, không phải tùy chọn.

Về chế độ báo cáo

Doanh nghiệp phải thực hiện chế độ báo cáo theo quy định, bao gồm:

• Báo cáo năm về tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ lữ hành
• Thông báo danh sách hướng dẫn viên du lịch đang hoạt động
• Báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của cơ quan quản lý

Về xử phạt vi phạm hành chính

Theo Nghị định 45/2019/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 129/2021/NĐ-CP), một số mức phạt đáng lưu ý:

Hành vi vi phạm	Mức phạt
Kinh doanh lữ hành quốc tế không có giấy phép	40.000.000 – 50.000.000 đồng
Không duy trì đủ điều kiện ký quỹ	10.000.000 – 20.000.000 đồng
Sử dụng hướng dẫn viên không có thẻ	10.000.000 – 15.000.000 đồng
Không mua bảo hiểm cho khách du lịch	5.000.000 – 10.000.000 đồng

Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn có thể bị tước quyền sử dụng giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành từ 1 đến 3 tháng trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng.

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài kinh doanh lữ hành quốc tế

Đây là vấn đề mà nhiều nhà đầu tư nước ngoài quan tâm. Theo cam kết WTO của Việt Nam và các quy định hiện hành:

• Nhà đầu tư nước ngoài được phép thành lập doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế tại Việt Nam dưới hình thức liên doanh với đối tác Việt Nam
• Tỷ lệ vốn góp của phía nước ngoài không được vượt quá 51% (theo cam kết gia nhập WTO, tuy nhiên cần kiểm tra cập nhật theo các hiệp định thương mại tự do mới)
• Doanh nghiệp FDI kinh doanh lữ hành cần thực hiện thêm thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trước khi đăng ký doanh nghiệp
• Doanh nghiệp FDI chỉ được cung cấp dịch vụ lữ hành inbound (đón khách quốc tế vào Việt Nam), không được kinh doanh lữ hành nội địa đưa khách Việt Nam đi du lịch trong nước

Một số vấn đề thực tiễn thường gặp

Thuê người phụ trách kinh doanh lữ hành

Nhiều doanh nghiệp mới thành lập chưa có người đáp ứng đủ điều kiện về bằng cấp chuyên môn. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động với người có đủ trình độ để đảm nhiệm vị trí phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng đây phải là quan hệ lao động thực sự, không phải hình thức "mượn bằng" vì cơ quan quản lý có thể kiểm tra thực tế.

Chuyển đổi từ lữ hành nội địa sang lữ hành quốc tế

Doanh nghiệp đang kinh doanh lữ hành nội địa muốn mở rộng sang lữ hành quốc tế cần:

• Bổ sung ký quỹ cho đủ mức quy định
• Đảm bảo người phụ trách có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch quốc tế
• Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế

Thu hồi giấy phép kinh doanh

Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế sẽ bị thu hồi trong các trường hợp:

• Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động kinh doanh dịch vụ lữ hành
• Doanh nghiệp bị giải thể hoặc phá sản
• Doanh nghiệp không đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh sau khi đã bị yêu cầu khắc phục
• Giấy phép bị tẩy xóa, sửa chữa nội dung

Chi phí dự kiến thành lập công ty du lịch lữ hành quốc tế

Dưới đây là ước tính chi phí cơ bản mà doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Khoản mục	Chi phí ước tính
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp	50.000 đồng
Ký quỹ kinh doanh lữ hành quốc tế (inbound + outbound)	500.000.000 đồng
Phí dịch vụ pháp lý (nếu thuê luật sư)	5.000.000 – 15.000.000 đồng
Khắc dấu, mua chữ ký số, hóa đơn điện tử	1.500.000 – 3.000.000 đồng
Chi phí khác (biển hiệu, văn phòng...)	Tùy quy mô

Kết luận

Thành lập công ty du lịch lữ hành quốc tế tại Việt Nam đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính, nhân sự và hồ sơ pháp lý. Việc nắm vững các quy định của Luật Du lịch 2017, Luật Doanh nghiệp 2020 cùng các nghị định hướng dẫn sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Với kinh nghiệm nhiều năm đồng hành cùng các doanh nghiệp trong lĩnh vực du lịch, Luật Taga cung cấp dịch vụ tư vấn trọn gói từ thành lập doanh nghiệp, xin giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế, đến tư vấn vận hành và tuân thủ pháp luật.

Liên hệ ngay với Luật Taga để được tư vấn miễn phí:

• Hotline: 0968.856.464
• Website: luattaga.vn
• Email: info@luattaga.vn

Đội ngũ luật sư của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn hoàn thành mọi thủ tục pháp lý nhanh chóng và chính xác nhất.