Hợp đồng lao động điện tử: Giao kết, chữ ký số và Nền tảng HĐLĐ điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Hợp đồng lao động điện tử là gì và vì sao năm 2026 là bước ngoặt?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được lập, ký và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu thay cho bản giấy. Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 đã công nhận hình thức này từ trước: hợp đồng giao kết qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu, theo pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Tuy vậy, trong nhiều năm doanh nghiệp vẫn lúng túng vì không có quy trình thống nhất. Không rõ ký bằng gì, lưu ở đâu, chứng minh thế nào khi có tranh chấp. Khoảng trống này nay đã được lấp bằng Nghị định 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 của Chính phủ quy định về hợp đồng lao động điện tử. Nghị định có hiệu lực từ 01/01/2026. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý phải vận hành chính thức chậm nhất từ 01/7/2026.

Bài viết tập trung vào ba vấn đề doanh nghiệp hỏi nhiều nhất: giao kết điện tử thế nào cho đúng, chữ ký số đóng vai trò gì, và Nền tảng/nhà cung cấp eContract vận hành ra sao.

Khung pháp lý hiện hành về hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử chịu sự điều chỉnh đồng thời của ba nhóm quy định:

• Pháp luật lao động: Bộ luật Lao động 2019 quy định nội dung, hình thức, quyền và nghĩa vụ của các bên. Hợp đồng điện tử vẫn phải có đủ nội dung chủ yếu như hợp đồng giấy: công việc, địa điểm, thời hạn, mức lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm xã hội…
• Pháp luật giao dịch điện tử: Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2024) quy định giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, hợp đồng điện tử và việc chuyển đổi giữa bản giấy và bản điện tử. Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy (hiệu lực từ 10/4/2025).
• Quy định chuyên biệt: Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn triển khai.

Tóm lại: Bộ luật Lao động quyết định hợp đồng phải có gì, còn Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 337 quyết định hợp đồng được ký và lưu như thế nào.

Có bắt buộc chuyển sang hợp đồng lao động điện tử không?

Không. Khoản 3 Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP chỉ khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay cho bản giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính. Hợp đồng giấy vẫn hợp pháp và tiếp tục được sử dụng bình thường.

Mốc 01/7/2026 là hạn vận hành Nền tảng, không phải hạn bắt buộc doanh nghiệp đổi hình thức. Theo quy định chuyển tiếp tại Điều 29, hợp đồng lao động điện tử đã giao kết trước 01/01/2026 và còn hiệu lực thì tiếp tục thực hiện đến hết thời hạn. Các bên không bắt buộc phải ký lại hay chuyển đổi.

Lưu ý thực tiễn: Không bắt buộc không có nghĩa là muốn làm thế nào cũng được. Khi doanh nghiệp đã chọn hình thức điện tử, việc giao kết phải tuân theo quy trình của Nghị định 337. Một file PDF gửi qua email rồi người lao động trả lời đồng ý, hoặc một ảnh chụp chữ ký tay chèn vào văn bản, rất khó được coi là hợp đồng lao động điện tử theo quy định mới. Khi tranh chấp, giá trị chứng minh của loại tài liệu này cũng rất yếu.

Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được giao kết thông qua hệ thống eContract của nhà cung cấp đủ điều kiện. Có thể chia các điều kiện thành ba nhóm:

1. Điều kiện về chủ thể ký

• Người lao động: có giấy tờ tùy thân hợp lệ như thẻ căn cước/CCCD, căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn hạn. Người lao động nước ngoài cần thêm thị thực hoặc giấy tờ miễn thị thực phù hợp.
• Người sử dụng lao động là tổ chức: có giấy tờ pháp lý chứng minh tư cách tồn tại. Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.
• Cả hai bên phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo pháp luật giao dịch điện tử.

2. Điều kiện về hệ thống eContract

Hệ thống phải dùng phần mềm ký số đúng chuẩn và bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin. Hệ thống cũng phải bảo đảm tính nguyên vẹn của dữ liệu và khả năng tra cứu, xác thực danh tính các bên, ghi nhận việc các bên đồng ý nội dung, chứng thực hợp đồng trước khi gửi lên Nền tảng, hỗ trợ chuyển đổi giữa bản giấy và bản điện tử, và kết nối API với Nền tảng.

3. Điều kiện về nhà cung cấp eContract

Nhà cung cấp phải có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy cho phép cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu. Nhà cung cấp cũng phải thu thập và đối chiếu thông tin nhận diện, kể cả dữ liệu sinh trắc học, với giấy tờ tùy thân của người ký.

Chữ ký số trong hợp đồng lao động điện tử

Theo Nghị định 337, chữ ký số là điều kiện bắt buộc với cả hai bên, không phải tùy chọn. So sánh nhanh:

Tiêu chí	Hợp đồng giấy	Hợp đồng lao động điện tử
Hình thức ký	Chữ ký tay, đóng dấu (nếu có)	Chữ ký số của cả hai bên + dấu thời gian
Xác thực danh tính	Đối chiếu giấy tờ trực tiếp	Định danh điện tử, đối chiếu sinh trắc học qua nhà cung cấp eContract
Thời điểm có hiệu lực	Theo thỏa thuận hoặc ngày ký	Thời điểm bên sau cùng ký số và hợp đồng được chứng thực, trừ khi có thỏa thuận khác (Điều 7)
Mã định danh	Không có	Mỗi hợp đồng có một ID duy nhất trên Nền tảng
Lưu trữ	Doanh nghiệp tự lưu bản giấy	Nhà cung cấp lưu và gửi về Nền tảng của Bộ Nội vụ
Chứng minh khi tranh chấp	Phụ thuộc bản gốc còn hay mất	Có nhật ký giao dịch, dấu thời gian, dữ liệu chứng thực

Lưu ý thực tiễn về chữ ký số của người lao động: Nhiều người lao động chưa từng có chữ ký số. Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp eContract có giải pháp ký số từ xa thuận tiện, và hướng dẫn người lao động ngay trong quy trình onboarding. Chi phí chữ ký số cho người lao động do ai chịu nên được thể hiện rõ trong chính sách nội bộ để tránh tranh cãi về sau.

Quy trình giao kết qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Một quy trình chuẩn theo Nghị định 337 thường gồm các bước:

1. Chọn nhà cung cấp eContract có giấy phép dịch vụ tin cậy và đã kết nối với Nền tảng của Bộ Nội vụ.
2. Soạn hợp đồng trên hệ thống, bảo đảm đủ nội dung bắt buộc theo Bộ luật Lao động.
3. Xác thực danh tính người lao động và người đại diện doanh nghiệp, có đối chiếu sinh trắc học.
4. Hai bên ký số. Hệ thống gắn dấu thời gian, nhà cung cấp chứng thực hợp đồng.
5. Gắn mã định danh (ID): trong vòng 24 giờ kể từ khi bên cuối cùng ký, nhà cung cấp phải gửi hợp đồng lên Nền tảng để gắn ID (khoản 4 Điều 6). ID được giữ nguyên suốt vòng đời hợp đồng.
6. Gửi hợp đồng cho cả hai bên dưới dạng thông điệp dữ liệu (khoản 2 Điều 4) và lưu trữ theo quy định.

Theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ được báo chí đưa tin, dữ liệu hợp đồng, phụ lục và nhật ký giao dịch được lưu trên Nền tảng 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt. Nền tảng còn kết nối, chia sẻ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia để phục vụ quản lý nhà nước và thủ tục hành chính.

Sửa đổi, tạm hoãn, chấm dứt và chuyển đổi hình thức

• Phụ lục, sửa đổi, tạm hoãn, chấm dứt: Điều 9 cho phép thực hiện bằng hình thức điện tử nếu các bên lựa chọn.
• Chuyển đổi từ giấy sang điện tử (Điều 8, dẫn chiếu khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử): phải xác thực danh tính chủ thể đã ký bản giấy. Người sử dụng lao động ký số lên bản chuyển đổi, bảo đảm khớp với bản gốc, và bản chuyển đổi cũng phải được gắn ID.
• Chuyển đổi từ điện tử sang giấy: thực hiện theo khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.

Nghĩa vụ của các bên khi dùng hợp đồng lao động điện tử

Người sử dụng lao động (khoản 2 Điều 19): giao kết, sửa đổi, tạm hoãn, chấm dứt đúng quy định. Doanh nghiệp còn phải lưu trữ và bảo mật dữ liệu, phối hợp với nhà cung cấp và cơ quan quản lý, hỗ trợ người lao động, và thông báo kịp thời khi phát hiện rủi ro bảo mật hoặc giả mạo.

Người lao động (khoản 2 Điều 20): bảo mật tài khoản, không chia sẻ cho người khác. Người lao động cũng phải cập nhật thông tin cá nhân chính xác và báo cho cơ quan quản lý Nền tảng khi phát hiện rủi ro.

Nhà cung cấp eContract (Điều 21): gửi hợp đồng lên Nền tảng để gắn ID, duy trì kết nối an toàn và công khai quy trình, biểu phí, điều kiện dịch vụ. Khi ngừng hoạt động, nhà cung cấp phải chuyển giao toàn bộ dữ liệu cho Nền tảng.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân, một rủi ro dễ bị bỏ qua

Quy trình hợp đồng điện tử thu thập nhiều dữ liệu cá nhân, kể cả dữ liệu sinh trắc học. Từ 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 đã có hiệu lực. Doanh nghiệp cần:

• Có văn bản thông báo và lấy sự đồng ý của người lao động về mục đích xử lý dữ liệu.
• Ký thỏa thuận xử lý dữ liệu với nhà cung cấp eContract, xác định rõ ai là bên kiểm soát, ai là bên xử lý.
• Giới hạn quyền truy cập hồ sơ nhân sự điện tử trong nội bộ.

Xem thêm: Pháp luật về quyền riêng tư và bảo mật thông tin khách hàng.

Lưu ý thực tiễn cho doanh nghiệp

1. Đừng đánh đồng ký điện tử với hợp đồng lao động điện tử. Các công cụ ký văn bản thông thường chưa chắc đáp ứng điều kiện eContract, chứng thực và gắn ID theo Nghị định 337. Hãy kiểm tra giấy phép dịch vụ tin cậy và tình trạng kết nối Nền tảng của nhà cung cấp trước khi ký dịch vụ.
2. Rà soát mẫu hợp đồng trước khi số hóa. Số hóa một mẫu hợp đồng sai thì chỉ làm sai nhanh hơn. Các điều khoản về thử việc, lương, làm thêm giờ, bảo mật, không cạnh tranh nên được rà soát lại. Tham khảo: Hợp đồng thử việc và những sai lầm doanh nghiệp thường mắc.
3. Phù hợp mô hình làm việc từ xa. Hợp đồng lao động điện tử đặc biệt hữu ích với nhân sự remote hoặc làm việc nhiều tỉnh, thành. Xem: Quy định làm việc từ xa và hợp đồng lao động remote.
4. Đồng bộ với nội quy và quy chế nội bộ. Nội quy lao động, quy chế bảo mật, quy trình xử lý kỷ luật nên ghi nhận việc sử dụng hình thức điện tử để thống nhất toàn hệ thống. Xem: Nội quy lao động – quy định bắt buộc cho doanh nghiệp.
5. Duy trì song song khi cần. Với người lao động không có điều kiện ký số, doanh nghiệp vẫn có thể giao kết bằng giấy. Không được ép người lao động chuyển hình thức hay để việc này ảnh hưởng tới quyền lợi của họ.
6. Chuẩn bị chứng cứ cho tranh chấp. Khi phát sinh tranh chấp, hãy trích xuất hợp đồng kèm ID, dấu thời gian và nhật ký giao dịch từ hệ thống. Đây là bộ chứng cứ có giá trị cao hơn nhiều so với bản in thông thường. Tham khảo: Giải quyết tranh chấp lao động cá nhân tại tòa án.

Nếu doanh nghiệp cần rà soát, chuẩn hóa bộ hợp đồng lao động trước khi đưa lên hệ thống điện tử, Luật Taga cung cấp dịch vụ tư vấn, soạn thảo hợp đồng trọn gói, bao gồm hợp đồng lao động, phụ lục, thỏa thuận bảo mật và thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân.

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (Điều 14 về hình thức hợp đồng lao động).
• Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, hiệu lực từ 01/7/2024.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, hiệu lực từ 01/01/2026.
• Nghị định 23/2025/NĐ-CP ngày 21/02/2025 quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy.
• Nghị định 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 quy định về hợp đồng lao động điện tử, hiệu lực từ 01/01/2026.
• Thông tư 08/2026/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn triển khai hợp đồng lao động điện tử.

Liên hệ Luật Taga

Hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và quản trị nhân sự minh bạch hơn, nhưng chỉ khi được triển khai đúng quy trình và đúng luật. Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc chuyển đổi, cần lựa chọn nhà cung cấp eContract hoặc muốn rà soát toàn bộ hệ thống hợp đồng nhân sự, hãy liên hệ Luật Taga hoặc gọi hotline 0968 856 464 để được luật sư tư vấn cụ thể.