Thủ tục đăng ký nội quy lao động 2026: Ai phải đăng ký, hồ sơ và cơ quan tiếp nhận
Thủ tục đăng ký nội quy lao động là nghĩa vụ bắt buộc với người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên theo Bộ luật Lao động 2019. Từ 01/7/2025, khi chính quyền địa phương chuyển sang mô hình hai cấp và lĩnh vực lao động do ngành nội vụ quản lý, nơi nộp hồ sơ đã thay đổi so với nhiều hướng dẫn cũ. Ngoài ra, từ 10/9/2026, mức phạt được áp dụng theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay cho Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Bài viết giải đáp: ai phải đăng ký, hồ sơ gồm gì và nộp ở đâu.
Nội quy lao động là gì và vì sao phải đăng ký?
Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc ứng xử, trật tự, an toàn tại nơi làm việc, các hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý tương ứng. Chỉ khi nội quy đã có hiệu lực, doanh nghiệp mới có căn cứ vững chắc để xử lý kỷ luật.
Mục đích của việc đăng ký là để cơ quan nhà nước rà soát, kịp thời phát hiện những quy định trái pháp luật (như phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật – hành vi bị cấm). Nội dung chi tiết về cách xây dựng nội quy, bạn có thể tham khảo thêm bài Nội quy lao động - Quy định bắt buộc cho doanh nghiệp.
Ai phải đăng ký nội quy lao động?
Người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên
Theo khoản 1 Điều 118 và khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động; nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản và phải đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.
"Người sử dụng lao động" ở đây không chỉ là công ty. Hộ kinh doanh, hợp tác xã, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thuê mướn từ 10 lao động trở lên theo hợp đồng lao động đều thuộc diện này. Khi tính số lượng, cần tính tổng số người lao động đang làm việc theo hợp đồng lao động, kể cả lao động làm việc bán thời gian.
Người sử dụng lao động dưới 10 người lao động
Nhóm này không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản và không phải đăng ký. Tuy nhiên, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thỏa thuận các nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động. Nếu vẫn ban hành nội quy bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động tự quyết định và ghi trong nội quy (khoản 2 Điều 121 Bộ luật Lao động 2019).
| Quy mô lao động | Nội quy bằng văn bản | Đăng ký với cơ quan nhà nước | Thời điểm có hiệu lực |
|---|---|---|---|
| Từ 10 người trở lên | Bắt buộc | Bắt buộc | Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ |
| Dưới 10 người | Không bắt buộc (phải thỏa thuận kỷ luật, trách nhiệm vật chất trong HĐLĐ) | Không bắt buộc | Do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy |
Lưu ý thực tiễn: Doanh nghiệp mới thành lập thường bắt đầu với vài nhân sự rồi tăng nhanh. Ngay khi quân số chạm mốc 10 người, nghĩa vụ ban hành và đăng ký nội quy phát sinh. Nên chuẩn bị sẵn bản nội quy từ giai đoạn thành lập công ty để không bị động.
Nội quy phải có những nội dung gì?
Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu nội quy không được trái pháp luật và phải gồm các nhóm nội dung chủ yếu:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
- Trật tự tại nơi làm việc;
- An toàn, vệ sinh lao động;
- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục;
- Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động;
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật;
- Trách nhiệm vật chất;
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Lưu ý thực tiễn: Lỗi hay gặp nhất là liệt kê hành vi vi phạm quá chung chung ("vi phạm nghiêm trọng quy định công ty") hoặc đưa vào hình thức phạt tiền, trừ lương. Khi xảy ra tranh chấp, những điều khoản này thường không được chấp nhận, khiến quyết định kỷ luật lao động có nguy cơ bị tuyên trái pháp luật. Với doanh nghiệp công nghệ, sáng tạo, nên chi tiết hóa nghĩa vụ bảo mật và quy định về tài sản trí tuệ hình thành trong quá trình làm việc.
Trình tự trước khi nộp hồ sơ
Bước 1: Soạn thảo nội quy
Xây dựng dự thảo theo đặc thù ngành nghề và đối chiếu pháp luật hiện hành.
Bước 2: Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở
Theo khoản 3 Điều 118, trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (ví dụ công đoàn cơ sở) đối với nơi có tổ chức này. Ý kiến góp ý nên được lập thành văn bản để đưa vào hồ sơ.
Bước 3: Ban hành nội quy
Người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền hợp lệ) ký quyết định ban hành. Ngày ban hành là mốc tính thời hạn 10 ngày để nộp hồ sơ đăng ký.
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động
Theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, hồ sơ gồm 01 bộ:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
- Nội quy lao động;
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất (nếu có), ví dụ quy chế bảo mật, quy chế quản lý tài sản, quy định chi tiết về các hành vi vi phạm.
Lưu ý thực tiễn: Các quy chế "vệ tinh" có nội dung kỷ luật, bồi thường mà không nộp kèm hồ sơ đăng ký thường khó được dùng làm căn cứ xử lý kỷ luật về sau.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ hiện nay
Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 quy định doanh nghiệp đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh. Từ 2025, chức năng quản lý nhà nước về lao động được chuyển sang ngành nội vụ; theo thủ tục hành chính do Bộ Nội vụ công bố áp dụng từ 01/7/2025, nơi tiếp nhận là:
- Cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh (Sở Nội vụ) nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh; hoặc
- Cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về nội vụ thuộc UBND cấp xã, nếu được cấp tỉnh ủy quyền (cơ sở phân cấp theo Nghị định 129/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp). Một số địa phương, như TP. Hồ Chí Minh, đã ủy quyền cho cấp xã, phường tiếp nhận.
Vì việc ủy quyền tùy từng tỉnh, thành phố, doanh nghiệp nên kiểm tra thông báo của Sở Nội vụ địa phương hoặc Cổng Dịch vụ công trước khi nộp. Lưu ý: không còn cấp huyện, nên các hướng dẫn cũ về việc nộp tại "Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận/huyện" không còn áp dụng.
Cách nộp: trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công.
Doanh nghiệp có chi nhánh ở tỉnh khác: theo khoản 4 Điều 119, sau khi đăng ký tại nơi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi nội quy đã đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
Thời hạn và hiệu lực của nội quy
| Mốc | Thời hạn | Căn cứ |
|---|---|---|
| Nộp hồ sơ đăng ký | Trong 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy | Khoản 2 Điều 119 BLLĐ 2019 |
| Cơ quan thông báo nếu nội quy trái pháp luật | Trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ | Khoản 3 Điều 119 BLLĐ 2019 |
| Nội quy có hiệu lực | Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ | Khoản 1 Điều 121 BLLĐ 2019 |
Nếu nội quy có quy định trái pháp luật, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo, hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại. Khi sửa đổi, bổ sung nội quy sau này, doanh nghiệp cũng phải thực hiện lại quy trình lấy ý kiến và đăng ký.
Sau khi nội quy có hiệu lực, doanh nghiệp phải thông báo đến toàn bộ người lao động và niêm yết những nội dung chính ở nơi cần thiết tại nơi làm việc (khoản 4 Điều 118).
Lưu ý thực tiễn: Hãy lưu giữ bằng chứng ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ (giấy tiếp nhận, phiếu hẹn, xác nhận trên hệ thống trực tuyến). Đây là căn cứ chứng minh thời điểm nội quy có hiệu lực khi xử lý kỷ luật hoặc giải quyết tranh chấp.
Mức phạt khi không đăng ký nội quy lao động (từ 10/9/2026)
Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 10/9/2026 và thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Theo Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP:
| Hành vi | Mức phạt đối với cá nhân | Mức phạt đối với tổ chức |
|---|---|---|
| Không thông báo nội quy đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết nội dung chính | 1 – 3 triệu đồng | 2 – 6 triệu đồng |
| Không có nội quy bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên | 5 – 10 triệu đồng | 10 – 20 triệu đồng |
| Không đăng ký nội quy lao động theo quy định | 5 – 10 triệu đồng | 10 – 20 triệu đồng |
| Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nơi có tổ chức này) | 5 – 10 triệu đồng | 10 – 20 triệu đồng |
| Sử dụng nội quy chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực | 5 – 10 triệu đồng | 10 – 20 triệu đồng |
Mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân theo Điều 6 của Nghị định này. Đáng lo hơn tiền phạt là hệ quả pháp lý: quyết định kỷ luật, kể cả sa thải, dựa trên một nội quy chưa có hiệu lực rất dễ bị coi là trái pháp luật.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (Điều 118 – Điều 122);
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;
- Nghị định 129/2025/NĐ-CP quy định phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ;
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng (hiệu lực từ 10/9/2026);
- Quyết định công bố thủ tục hành chính lĩnh vực lao động của Bộ Nội vụ và quyết định ủy quyền của từng địa phương.
Luật Taga hỗ trợ xây dựng và đăng ký nội quy lao động
Luật Taga hỗ trợ doanh nghiệp rà soát quy mô và nghĩa vụ, soạn thảo nội quy phù hợp đặc thù ngành nghề (bao gồm điều khoản bảo mật, bảo vệ tài sản trí tuệ), chuẩn hóa các quy chế liên quan, đại diện nộp hồ sơ và theo dõi đến khi nội quy có hiệu lực. Chúng tôi cũng tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động đồng bộ với nội quy.
Liên hệ Luật Taga – hotline 0968 856 464 hoặc gửi yêu cầu qua trang liên hệ để được tư vấn cụ thể cho trường hợp của doanh nghiệp bạn.
Câu hỏi thường gặp
Cần tư vấn thêm về vấn đề này?
Liên hệ Luật Taga để được luật sư tư vấn miễn phí