Thủ tục thành lập công ty online qua Cổng thông tin quốc gia và VNeID [2026]

Hiện nay, thủ tục thành lập công ty online là cách phổ biến nhất để khai sinh một doanh nghiệp tại Việt Nam. Người thành lập không phải đến trụ sở cơ quan nhà nước: mọi bước từ kê khai, nộp hồ sơ, sửa đổi bổ sung đến nhận kết quả đều làm trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử (VNeID). Bài viết dưới đây hướng dẫn quy trình theo Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi năm 2025), Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các điểm mới của Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 23/7/2026.

Thành lập công ty online là gì? Giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử

Thành lập công ty online (đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử) là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập qua Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cổng truy cập là dangkykinhdoanh.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia.

Luật Doanh nghiệp quy định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ nộp bản giấy. Như vậy công ty thành lập online có tư cách pháp lý y như công ty nộp hồ sơ trực tiếp: cùng mã số doanh nghiệp (cũng là mã số thuế), cùng quyền và nghĩa vụ.

Từ ngày 01/7/2025, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh là cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp đặt trụ sở trong khu công nghệ cao thì đăng ký tại Ban quản lý khu công nghệ cao.

Vai trò của tài khoản định danh điện tử (VNeID)

Theo Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người nộp hồ sơ dùng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, sau đó kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực và thanh toán phí, lệ phí trực tuyến.

Nghị định 296/2026/NĐ-CP tiếp tục siết khâu định danh. Theo các bản tổng hợp điểm mới được công bố, với một số thủ tục quan trọng như thành lập doanh nghiệp, thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông sáng lập, khi nộp hồ sơ theo ủy quyền thì người ủy quyền cũng phải xác thực điện tử qua VNeID (mức độ 2). Quy định này nhằm hạn chế tình trạng bị lợi dụng thông tin cá nhân để lập doanh nghiệp.

Nội dung	Yêu cầu khi nộp online
Đăng nhập hệ thống	Tài khoản định danh điện tử (VNeID) của người nộp hồ sơ
Xác thực hồ sơ	Ký số hoặc ký xác thực bằng tài khoản định danh; một số giấy đề nghị khai trực tiếp trên Hệ thống không cần ký số (theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP)
Nộp theo ủy quyền	Có văn bản ủy quyền; với thủ tục thành lập, người ủy quyền phải xác thực qua VNeID
Nhận kết quả	Thông báo điện tử qua tài khoản; theo dõi trạng thái hồ sơ trực tuyến

Lưu ý thực tiễn: Trước khi nộp, cả người đại diện theo pháp luật, các thành viên hoặc cổ đông sáng lập và người nộp hồ sơ nên kiểm tra tài khoản VNeID đã ở mức độ 2, thông tin trên CCCD trùng với dữ liệu dân cư. Sai lệch họ tên, ngày sinh hoặc số định danh là nguyên nhân hay gặp khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi.

Chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ online

1. Chọn loại hình doanh nghiệp

Người thành lập cần chọn một trong các loại hình: doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh. Hai loại hình được chọn nhiều nhất hiện nay:

• Công ty TNHH một thành viên, xem thêm thủ tục thành lập công ty TNHH một thành viên 2026;
• Công ty cổ phần, xem thêm thủ tục thành lập công ty cổ phần năm 2026.

2. Đặt tên doanh nghiệp

Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trên Hệ thống, và không vi phạm quyền sở hữu công nghiệp của chủ thể khác. Người thành lập nên tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia và tra cứu cả nhãn hiệu đã đăng ký. Tên được chấp nhận đăng ký vẫn có thể bị buộc thay đổi nếu xâm phạm nhãn hiệu; vì vậy nên đăng ký bảo hộ nhãn hiệu song song với việc thành lập công ty.

3. Trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ

• Trụ sở chính: ghi theo địa giới hành chính mới (tỉnh/thành phố, xã/phường/đặc khu), không ghi cấp huyện. Không dùng căn hộ chung cư có chức năng để ở làm trụ sở.
• Ngành nghề: ghi theo mã ngành cấp bốn của Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện khi hoạt động, có ngành phải xin giấy phép con.
• Vốn điều lệ: tự kê khai, nhưng phải góp đủ và đúng loại tài sản trong thời hạn luật định. Nghị định 296/2026/NĐ-CP nhấn mạnh yêu cầu góp vốn đúng quy định và cấm đứng tên thay người khác để góp vốn.

4. Xác định chủ sở hữu hưởng lợi

Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi Luật Doanh nghiệp (hiệu lực từ 01/7/2025) bổ sung khái niệm chủ sở hữu hưởng lợi: cá nhân thực tế sở hữu vốn điều lệ hoặc có quyền chi phối doanh nghiệp. Nghị định 296/2026/NĐ-CP hướng dẫn xác định theo thứ tự ba tiêu chí: (1) cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% vốn điều lệ trở lên; (2) nếu không có, cá nhân có quyền chi phối; (3) nếu vẫn không xác định được, người quản lý có thẩm quyền cao nhất. Thông tin này được kê khai ngay trong hồ sơ thành lập.

Hồ sơ thành lập công ty online

Biểu mẫu áp dụng theo Thông tư 68/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hồ sơ cơ bản gồm:

Thành phần	DNTN	TNHH 1TV	TNHH 2TV / Cổ phần
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp	✔	✔	✔
Điều lệ công ty	–	✔	✔
Danh sách thành viên / cổ đông sáng lập (và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, nếu có)	–	–	✔
Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi	Theo mẫu	Theo mẫu	Theo mẫu
Giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức liên quan	✔	✔	✔
Văn bản ủy quyền (nếu nộp qua người khác)	Nếu có	Nếu có	Nếu có

Theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia thay vì bắt người dân, doanh nghiệp nộp lại một số giấy tờ nhà nước đã có, như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Doanh nghiệp chỉ phải bổ sung khi dữ liệu thiếu hoặc sai.

Điều lệ là căn cứ giải quyết tranh chấp nội bộ, cần soạn kỹ; tham khảo: Điều lệ công ty: soạn thảo và những điều khoản quan trọng.

Các bước thành lập công ty online qua Cổng thông tin quốc gia

Bước 1: Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử

Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia, ứng dụng VNeID), chọn đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử.

Bước 2: Chọn thủ tục và kê khai thông tin

Chọn "Đăng ký thành lập doanh nghiệp", đúng loại hình, rồi kê khai tên, trụ sở, ngành nghề, vốn, người đại diện theo pháp luật, thành viên/cổ đông, chủ sở hữu hưởng lợi và thông tin đăng ký thuế.

Bước 3: Tải văn bản điện tử

Tải lên bản scan hoặc bản điện tử của Điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, văn bản ủy quyền...

Bước 4: Ký số hoặc ký xác thực, thanh toán trực tuyến

Xác thực hồ sơ bằng chữ ký số hoặc tài khoản định danh điện tử, rồi thanh toán phí, lệ phí trên hệ thống. Theo quy định về phí, lệ phí hiện hành, đăng ký qua mạng điện tử được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp; phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp vẫn phải nộp. Mức thu có thể thay đổi theo từng thời kỳ (Bộ Tài chính đang áp dụng chính sách giảm một số khoản phí, lệ phí đến hết năm 2026), nên hãy kiểm tra số tiền hệ thống hiển thị hoặc liên hệ Luật Taga để được cập nhật.

Bước 5: Nhận giấy tiếp nhận và theo dõi hồ sơ

Sau khi gửi, người nộp nhận giấy tiếp nhận hồ sơ và lịch hẹn trả kết quả qua tài khoản. Thông tin được tự động chuyển sang hệ thống của cơ quan thuế để cấp mã số doanh nghiệp.

Bước 6: Nhận kết quả

Theo Luật Doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh có 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ để xem xét tính hợp lệ và cấp đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp được cấp đăng ký và nhận thông báo; hồ sơ chưa hợp lệ thì nhận thông báo điện tử yêu cầu sửa đổi, bổ sung và phải đăng nhập để nộp lại. Nghị định 296/2026/NĐ-CP rút ngắn thời hạn xuống 02 ngày làm việc cho một số thủ tục như dừng thủ tục đăng ký hay hiệu đính thông tin, nhưng thủ tục thành lập mới vẫn theo thời hạn 03 ngày làm việc.

Lưu ý thực tiễn khi thành lập công ty online

1. Thời hạn tính theo hồ sơ hợp lệ. Hồ sơ bị trả về để sửa thì thời hạn tính lại từ lần nộp mới.
2. Không "cho mượn" danh tính. Người đứng tên thành viên, cổ đông hoặc người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm pháp lý thực sự.
3. Địa chỉ theo đơn vị hành chính mới. Ghi sai cấp hành chính, nhất là còn ghi quận/huyện, là lỗi phổ biến từ sau 01/7/2025.
4. Doanh nghiệp có nhà đầu tư nước ngoài cần xem thêm điều kiện tiếp cận thị trường và thủ tục đầu tư, tham khảo thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài 2026.
5. Việc cần làm ngay sau khi có mã số doanh nghiệp: làm con dấu (nếu cần, xem quy định mới về con dấu doanh nghiệp 2026), mở tài khoản ngân hàng, đăng ký hóa đơn điện tử, kê khai thuế ban đầu, góp đủ vốn đúng hạn và treo biển tại trụ sở.

Khi nào nên dùng dịch vụ thành lập công ty?

Tự nộp online phù hợp với mô hình đơn giản. Nên có luật sư hỗ trợ khi có nhiều thành viên/cổ đông, nhà đầu tư nước ngoài, ngành nghề có điều kiện hoặc cơ cấu sở hữu nhiều tầng. Dịch vụ thành lập công ty trọn gói của Luật Taga bao gồm tư vấn loại hình, soạn Điều lệ, nộp hồ sơ online thay khách hàng (có ủy quyền và xác thực hợp lệ) và hướng dẫn các thủ tục sau thành lập.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2025);
• Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15;
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 về đăng ký doanh nghiệp, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026;
• Thông tư 68/2025/TT-BTC ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh;
• Thông tư 47/2019/TT-BTC quy định phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp và Thông tư 64/2025/TT-BTC về mức thu một số khoản phí, lệ phí (áp dụng đến hết 31/12/2026).

Kết luận

Với Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và tài khoản định danh điện tử, thủ tục thành lập công ty online đã gọn hơn nhiều, nhưng yêu cầu về độ chính xác của dữ liệu, xác thực danh tính và minh bạch chủ sở hữu hưởng lợi cũng cao hơn.

Nếu cần tư vấn hoặc muốn ủy quyền cho luật sư thực hiện trọn gói, hãy liên hệ Luật Taga qua hotline 0968 856 464 hoặc gửi yêu cầu tư vấn.